Программное обеспечение для управления персоналом: от кадровых дел до оценки эффективности

Программное обеспечение для управления персоналом часто путают с программным обеспечением для расчета заработной платы. Система расчета заработной платы — это инструмент для вычислений; программное обеспечение для управления персоналом же регулирует процесс сбора данных, лежащих в основе этих вычислений. Именно в этом различии и кроется причина той суматохи, которую вы испытываете в конце месяца.

Как только численность персонала превышает тридцать человек, заявки на отпуск, учет сверхурочной работы и кадровые документы уже невозможно обрабатывать с помощью электронной почты и бумажных носителей. В данной статье рассматривается порядок внедрения кадровых процессов в систему.

Первый уровень: личное дело

Всё зависит от того, чтобы документы сотрудников хранились в одном месте с указанием дат:

• Идентификационные данные и контактная информация — включая текущий адрес и контактные данные на случай чрезвычайных ситуаций.
  
• Трудовые договоры и дополнения к ним — с историей изменений заработной платы.
  
• Обучение и сертификаты — в особенности курсы по технике безопасности с указанием сроков действия.
  
• Выданное оборудование — телефон, ноутбук, автомобиль, ключи.
  
• Медицинские записи и даты осмотров — для отслеживания периодических медицинских осмотров.
  

Оцифровки документов недостаточно; для всего, что имеет срок действия, должна генерироваться напоминание. Нахождение на объекте сотрудника, срок действия курса по технике безопасности которого истек, представляет собой прямой риск несоблюдения нормативных требований.

Уровень 2: Отпуска и отсутствия на рабочем месте

• Право на отпуск рассчитывается автоматически. Право на ежегодный отпуск зависит от даты приема на работу и стажа; при ручном учёте ошибки неизбежны.
  
• Перенос неиспользованных дней на следующий год осуществляется корректно. Перенос неиспользованных дней на следующий год — это наиболее распространённая причина ошибок в расчётах.
  
• Функционирует цепочка утверждения. Заявка поступает руководителю; после утверждения она автоматически заносится в календарь и журнал учёта рабочего времени.
  
• Отображаются конфликты. На момент утверждения должно быть видно, сколько сотрудников из одной и той же команды уже находятся в отпуске в этот день.
  

Третий уровень: учёт рабочего времени и сверхурочная работа

Данные о посещаемости являются исходной информацией для расчёта заработной платы. Неверные данные о посещаемости приводят к неверному расчёту заработной платы, а их исправление обходится дорого и подрывает доверие. Обратите внимание на следующее:

• Определения смен: Ночные смены, еженедельные выходные дни и праздничные дни оплачиваются по разным ставкам.
  
• Источник данных: Данные с турникетов, биометрических систем или мобильных устройств, поступающие в систему автоматически. Ручной ввод данных — самое слабое звено.
  
• Процедура утверждения: Заблаговременное утверждение сверхурочной работы обходится гораздо дешевле, чем последующее оспаривание.
  
• Коды отсутствия на рабочем месте: Четкое разграничение между больничными, неоплачиваемыми отпусками и прогулами, а также обеспечение соответствия требованиям законодательства в области отчетности.
  

Уровень 4: Подбор персонала

Набор персонала, как правило, является последним процессом, подлежащим систематизации, однако именно на этом этапе теряется наибольший объём данных. Основные элементы: публикация вакансий, база кандидатов, доступные всем участникам процесса записи собеседований и фиксированные отзывы.

Данные о кандидатах также имеют срок хранения. Система должна обеспечивать автоматическую анонимизацию записей о кандидатах по истечении срока хранения.

Уровень 5: Производительность

• Определяйте цели в измеримых показателях. «Работать более эффективно» — это не цель; «снизить долю ошибок при отгрузке до уровня ниже 2 процентов» — это цель.
  
• Не проводите оценки слишком часто. Две тщательно организованные оценки в год лучше, чем четыре поверхностных.
  
[*]Свяжите результат с конкретными действиями. Оценка, не связанная с обучением, сменой должности или решением о заработной плате, становится чистой формальностью.

Интеграция с системой расчёта заработной платы

Программное обеспечение для управления персоналом не обязательно должно само рассчитывать заработную плату; важно, чтобы данные об посещаемости и отсутствиях поступали в систему расчёта заработной платы без ошибок. Уточните частоту передачи данных, кто из сторон отвечает за какие данные, а также порядок обратной связи в случае необходимости исправлений.

Вкратце

Программное обеспечение для управления персоналом не снижает рабочую нагрузку отдела кадров; оно переносит акцент с обработки бумажной документации на управление персоналом. Большая часть преимуществ становится заметной уже в первые месяцы, как только личные дела сотрудников и учет отпусков настроены надлежащим образом. Отложите внедрение модуля оценки эффективности до тех пор, пока не появятся данные, на которых он будет основан.

С помощью системы «Mekjoy» мы можем настроить конфигурацию, соответствующую численности вашего персонала и структуре смен.