Программное обеспечение для управления проектами: от списков задач к рентабельности

Системы отслеживания задач недороги и быстро внедряются. Проблема заключается в том, что они не могут показать, принес ли завершённый проект прибыль. Список задач показывает, кто что сделал; он не отражает, сколько времени на это ушло и какова была стоимость этого времени.

Для компаний, работающих по проектам — агентств, софтверных фирм, инжиниринговых и подрядных организаций, консалтинговых фирм — именно этот вопрос имеет решающее значение. В данной статье рассматривается переход от отслеживания задач к отслеживанию рентабельности.

Четыре уровня

• Объем: Проекты, этапы и задачи. Что будет выполнено.
  
• Время: Запланированная и фактическая продолжительность. Сколько времени ушло.
  
• Ресурсы: Распределение задач и пропускная способность. Кто будет это выполнять.
  
• Стоимость: Денежная стоимость времени и ресурсов. Сколько это стоило.
  

Большинство команд останавливаются на первом уровне. Добавление второго уровня технически несложно, но требует дисциплины; третий и четвёртый уровни приобретают смысл только после того, как второй уровень станет достоверным.

Как обеспечить эффективность учёта затраченного времени

• Упростите процесс ввода данных. Еженедельная таблица, заполняемая в конце дня, эффективнее, чем использование секундомера для каждой отдельной задачи.
  
• Объясните цель. Если данные о затраченном времени представляются как инструмент мониторинга, их значения завышаются. Если же они позиционируются как исходные данные для расчета стоимости и распределения рабочей нагрузки, их вводят честно.
  
• Сократите количество категорий. Человек, вынужденный выбирать из тридцати типов задач, всегда будет выбирать одну и ту же.
  
• Ограничьте задним числом. Время, прошедшее более трёх дней назад, невозможно точно восстановить в памяти, а то, что невозможно вспомнить, придумывается.
  

Планируемые показатели и фактические результаты

Отклонение по затраченному времени. Разница между расчётными и фактически затраченными часами. Если отклонение постоянно наблюдается в одну сторону, проблема заключается в вашем методе оценки, а не в вашей команде.

Отклонение по объему работ. Дополнительные работы, не заложенные в исходном задании. Отдельное учета таких дополнений является обязательным условием для выставления счетов за них.

Отклонение по затратам. Сравнение бюджетных и фактических затрат. Данные будут неполными, если расходы на материалы и услуги субподрядчиков не будут также отнесены на счет проекта.

Планирование ресурсов

• Еженедельная загрузка каждого сотрудника с учетом отпусков и праздничных дней.
  
• Объединенный обзор нагрузки одного сотрудника по всем проектам.
  
• Предупреждения на этапе планирования в случае перегрузки ресурса.
  
• Распределение задач с учётом квалификации — необходимо в тех случаях, когда не каждый сотрудник может выполнять все виды работ.
  

Рентабельность проекта

Прибыль рассчитывается по простой формуле: выручка минус прямые затраты минус начисленные накладные расходы. Сложность заключается в сборе исходных данных:

• Выручка: Стоимость контракта плюс счета-фактуры по изменениям в заказе.
  
• Затраты на рабочую силу: Зарегистрированное рабочее время, умноженное на почасовую ставку сотрудника. Почасовая ставка не равна валовой заработной плате; необходимо учитывать отчисления работодателя, а также соотношение оплачиваемых часов к общему количеству часов.
  
• Прямые расходы: материалы, услуги субподрядчиков, командировочные расходы, лицензии — отнесенные к проекту отделом закупок.
  
[*]Распределение накладных расходов: аренда, управленческие расходы, инфраструктура — распределяются на выручку или трудовые часы.

Интеграция с ERP

Управление проектами может осуществляться автономно, однако его истинная ценность раскрывается в сочетании с ERP. Заказы на закупку привязываются к проектам, счета-фактуры по продажам сопоставляются с выручкой по проектам, а затраты на персонал поступают из системы расчета заработной платы. Ручное установление этой связи между отдельными системами занимает несколько дней в конце каждого месяца.

Вкратце

Список задач показывает, выполнена ли работа. Программное обеспечение для управления проектами показывает, во сколько обошлась эта работа. Создавайте уровни объёма работ, времени, ресурсов и затрат именно в таком порядке — и не открывайте отчёты о рентабельности, пока данные о затраченном времени не станут достоверными.

С помощью системы управления проектами «Mekjoy» мы можем настроить конфигурацию, соответствующую структуре ваших проектов.