Двенадцать вопросов, которые следует задать поставщику ERP-системы перед подписанием договора

Демонстрации ERP-систем выглядят одинаково. Экраны плавно сменяют друг друга, примерные данные представлены аккуратно, а на каждый вопрос вы получаете ответ: «Да, это можно сделать». На самом деле поставщиков отличает не то, что показывают в демонстрации, а те темы, которые никто не поднимает, если вы сами не спросите.

Перед подписанием договора получите письменные ответы на следующие вопросы. «Это можно сделать» — не ответ; уточняйте: «Как, в какие сроки и по какой цене?»

Данные и право собственности

1. Являются ли данные моей собственностью, и могу ли я экспортировать их в любое время? Ответ должен быть утвердительным, а формат — чётко определён: резервная копия базы данных или только экспорт в электронную таблицу на уровне экранных данных? Отказ от системы, предлагающей только экспорт данных с экрана, обходится очень дорого.

2. Где хранятся данные? В стране или за рубежом? Это влечет за собой обязательства по соблюдению нормативных требований. Если данные хранятся в облаке, запросите в письменной форме информацию о частоте резервного копирования и гарантированных сроках восстановления.

3. Что произойдет с моими данными в случае расторжения договора? В течение какого срока вы сможете загружать данные до того, как доступ будет прекращён? Это должно быть прописано в договоре.

Настройка и гибкость

4. Как решаются нестандартные требования? Существует три варианта: настройка через интерфейс, индивидуальная разработка или «невозможно». Во время демонстрации проверьте на конкретном примере, к какой категории относится ваше требование.

5. Сохраняются ли настройки при обновлении версии? Это самый дорогостоящий неприятный сюрприз в мире ERP. Настройки, выполненные путем изменения основного кода, могут быть перезаписаны при каждом обновлении. Запросите в письменной форме информацию о том, как это повлияет на настройки.

6. Может ли ваша собственная команда изменять экраны и отчёты? В зависимости от поставщика каждое даже незначительное изменение отчёта требует как денежных затрат, так и времени.

Интеграции

7. С какими системами предусмотрены готовые интеграции? Банковские системы, поставщики услуг электронного выставления счетов, платформы электронной коммерции, торговые площадки, транспортные компании и производственное оборудование. «У нас есть API» — этого недостаточно: разница в затратах между готовым коннектором и разработкой с нуля значительна.

8. Могу ли я ознакомиться с документацией по API? Качество документации напрямую определяет продолжительность проектов по интеграции. Отказ в доступе является тревожным сигналом.

Проект и поддержка

9. Кто войдёт в состав команды по внедрению и сколько проектов в вашей отрасли они уже реализовали? Команда продаж и команда по внедрению, как правило, состоят из разных людей. Уточните имя и опыт работы специалиста, который будет руководить вашим проектом.

10. Как на практике организована служба поддержки? Уточните следующие детали: часы работы службы поддержки, время первого ответа, определение критического инцидента и обязательства по устранению неполадок. Само по себе заявление о «круглосуточной поддержке» ничего не значит.

11. Что включает в себя обучение? Сколько часов, сколько человек, на месте или удаленно, и будет ли оно продолжаться после запуска системы? Отсутствие обучения превращает даже хорошо реализованные проекты в провалы.

Общая стоимость

12. Предоставите ли Вы мне в письменном виде расчет общей стоимости на три года? Лицензия или подписка, внедрение, настройка под индивидуальные потребности, обучение, интеграция, ежегодное техническое обслуживание и стоимость добавления пользователей. Без конкретной цифры сравнивать поставщиков невозможно.

Правильное проведение демонстрации

Стандартная демонстрация показывает рабочий процесс, в котором поставщик силен больше всего. Вместо этого предложите им свой сценарий:

• Отправьте несколько записей из ваших собственных списков товаров и клиентов и попросите провести демонстрацию с их использованием.
  
• Попросите продемонстрировать ваш самый сложный рабочий процесс от начала до конца — например, отслеживание партии товара от производства до отгрузки.
  
• Поинтересуйтесь исключительными ситуациями: как обрабатываются возвраты, как выставляется счет на разницу в цене, как закрывается недостача?
  
[*]Попросите их изменить отчет прямо на экране. Время, затраченное на это, покажет реальную гибкость системы.

Вкратце

Выбор ERP — это не просто сравнение функциональных возможностей; это решение о долгосрочном партнерстве. Право собственности на ваши данные, возможность сохранения настроек при обновлениях и обязательства по технической поддержке имеют гораздо большее значение, чем внешний вид экранов.

На сайте Mekjoy мы даем письменные ответы на все эти вопросы. Свяжитесь с нами, если желаете увидеть демонстрацию, адаптированную к вашим собственным процессам.