Что такое ERP и когда растущей компании действительно понадобится такая система?

Словарное определение ERP бесполезно. Фраза «планирование ресурсов предприятия» ничего не объясняет. Вот более полезное определение: ERP — это система, в которой все записи хранятся в одном месте, и изменение одной записи автоматически обновляет все связанные с ней записи.

В этом и заключается вся разница. Когда вы выставляете счет-фактуру на продажу, запасы уменьшаются, счета клиента списываются, создается бухгалтерская проводка и обновляется отчёт по продажам — и всё это в результате одного действия. Вы можете построить такую цепочку в электронных таблицах, но тогда кому-то придётся управлять ею вручную. ERP не заменяет этого человека; она избавляет его от ручной работы по копированию и вставке данных.

Что охватывает ERP

Типичная система ERP объединяет следующие процессы в одной базе данных:

• Продажи и дебиторская задолженность: коммерческое предложение, заказ, отгрузка, счет-фактура, взыскание задолженности и баланс клиента.
  
• Закупки: заявки, заказы, приемка товаров, задолженность перед поставщиками и график платежей.
  
• Управление запасами: движения запасов, складские места, отслеживание партий/серийных номеров, инвентаризация и себестоимость.
  
• Производство: Спецификация материалов, производственные заказы, планирование потребности в материалах и себестоимость продукции.
  
• Финансы: Касса, банковские операции, центры затрат и движение денежных средств.
  
• Отчётность: Единый уровень отчётности, формируемый на основе всех вышеперечисленных данных.
  

Вам не обязательно внедрять всё сразу. Модульное внедрение позволяет начать с тех областей, где возникают наибольшие проблемы. Однако все модули должны использовать одну базу данных; отдельные программы, «интегрированные» между собой, — это не то же самое.

Признаки, свидетельствующие о готовности

Выручка или численность персонала — ненадёжные показатели. Гораздо более достоверными являются следующие признаки:

Вы вводите одни и те же данные в нескольких местах. Если заказ вносится в одну таблицу, отгрузка — в другой файл, а счёт-фактура — в бухгалтерскую программу, то три записи начинают отражать три разных версии реальности. Это самый явный сигнал.

На ответы на простые вопросы уходит слишком много времени. Если на ответ на вопрос «Сколько мы продали этому клиенту в этом месяце и сколько получили?» уходит более пяти минут, ваши данные фрагментированы.

Результаты инвентаризации никогда не совпадают. Разница между фактическими запасами и учетными данными означает, что некоторые процессы осуществляются вне системы.

Процесс останавливается, когда один из сотрудников отсутствует. Если знания накоплены в голове конкретного человека, а не в системе, их необходимо перенести в систему.

Закрытие месяца занимает несколько дней. Длительное закрытие означает, что исправления, накопившиеся в течение месяца, обрабатываются одним пакетом.

Когда лучше подождать

• Ваши процессы ещё не устоялись. Если бизнес-модель по-прежнему меняется, правила, которые вы запрограммируете, через шесть месяцев устареют.
  
• Объём ваших транзакций невелик. Несколько сотен операций в месяц можно управлять с помощью хорошо организованной таблицы.
  
• Проблема заключается в дисциплине, а не в программном обеспечении. Если сегодня никто не оформляет накладные, ERP их тоже не оформит.
  

Честное составление бюджета

Стоимость ERP — это не только плата за лицензию. Статьи расходов, которые обычно упускают из виду:

• Подготовка данных: Очистка списков товаров, клиентов и запасов. Обычно это самый длительный этап проекта.
  
• Настройка: Программное воплощение ваших нестандартных бизнес-правил.
  
• Обучение: Необходимо учитывать количество дней на каждую должность, а не часов на каждого пользователя.
  
• Параллельная эксплуатация: Одновременная работа старой и новой систем требует от вашей команды сверхурочной работы.
  
• Интеграции: Подключение к системам электронной коммерции, торговым площадкам, банковским системам и системам электронного выставления счетов.
  

Учет этих факторов на начальном этапе позволяет избежать неожиданностей, из-за которых проекты остаются незавершёнными. Нередко стоимость внедрения превышает стоимость лицензии.

С чего начать

• Сначала — запасы и дебиторская задолженность. Если эти два показателя неверны, ни один отчёт, построенный на их основе, не будет точным.
  
• Затем — продажи и закупки. Именно они являются источниками движения средств.
  
• Далее — финансы и соблюдение нормативных требований. Юридические обязательства и прозрачность денежных потоков.
  
[*]Отчётность — в последнюю очередь. Панель мониторинга, созданная до накопления данных, останется пустой.

Вкратце

Система ERP не способствует росту вашего бизнеса; она позволяет управлять сложностью, возникающей в результате роста. Принимайте решение, исходя из степени фрагментированности ваших данных, а не из порогового значения выручки. Если ваши процессы стабилизировались, а одна и та же информация хранится в нескольких местах, значит, пришло время.

Если вы хотите определить, с какого модуля следует начать, мы можем проанализировать ваши процессы и совместно с вами разработать план.