Управление внешней торговлей: как избежать неожиданных затрат после таможенного оформления

Распространенная проблема, с которой сталкиваются импортирующие компании, заключается в следующем: истинная стоимость товаров становится ясной лишь через несколько недель после их поступления на склад. К этому моменту уже заключены сделки, предложены цены и даже запущены рекламные кампании. Поступающие позже транспортные накладные и таможенные счета-фактуры приводят к увеличению затрат, в результате чего рентабельность оказывается ниже ожидаемой.

В данной статье рассказывается, как обеспечить отслеживаемость процессов внешней торговли и своевременно определять фактическую стоимость.

Документация на отгрузку: основа всего процесса

В международной торговле единицей отслеживания является не заказ, а документация на отгрузку. В одной папке хранятся все документы и расходы, относящиеся к одной отгрузке:

• Торговые документы: Проформа-инвойс, подтверждение заказа, торговый инвойс, упаковочный лист.
  
• Транспортные документы: Коносамент или накладная, страховой полис.
  
• Таможенные документы: Декларация, сертификат происхождения, сертификат перемещения (если применимо).
  
• Статьи расходов: Стоимость товаров, фрахт, страхование, таможенная пошлина, хранение, таможенное консультирование, внутренние перевозки, банковские сборы.
  
• Информация о статусе: Погружено, в пути, в порту, на таможне, на складе.
  

Если данный файл задан в системе, расчет ориентировочной стоимости можно произвести ещё до прибытия товара в пункт назначения. Расчет невозможен, если документы хранятся в папках, а расходы указаны в отдельной таблице.

Распределение затрат

Если в партии груза содержится более одного товара, общие затраты необходимо распределить между ними. Критерий распределения зависит от статьи затрат:

• Фрахт: Как правило, рассчитывается исходя из объёма (в кубических метрах) или веса. То, какой из этих показателей используется, указывается в договоре перевозки.
  
• Страхование: Рассчитывается исходя из стоимости товара.
  
• Таможенная пошлина: В зависимости от кода ГС к каждому товару применяются разные ставки; паушальное распределение будет неверным; расчёт должен производиться по каждому товару отдельно.
  
• Плата за таможенное консультирование и оформление документации: Рассчитывается исходя из стоимости товара или количества единиц.
  
• Внутренние перевозки и складирование: Рассчитываются исходя из веса или объема.
  

Курсовая разница

При закупках, осуществляемых в иностранной валюте, себестоимость зависит от обменного курса, по которому они отражаются в учете. Ключевые моменты принятия решений:

• Обменный курс, используемый при отражении в учете: Дата выставления счета-фактуры или дата таможенной декларации? Для целей налогообложения используется обменный курс на дату подачи декларации.
  
• Обменный курс на дату оплаты: При отсроченных закупках обменный курс на дату оплаты может отличаться. Разница отражается как курсовая прибыль или убыток.
  
• Переоценка: Непогашенные обязательства в иностранной валюте переоцениваются на конец периода.
  

Вопрос о том, относится ли курсовая разница на себестоимость товаров или непосредственно на счет расходов, является частью вашей учетной политики и должен применяться последовательно.

Экспортная деятельность

Требования, которые необходимо соблюдать при экспорте, отличаются:

• Условия поставки (Инкотермс): Они определяют, кто несет какие расходы; они составляют основу ценообразования. Для одного и того же товара при различных условиях поставки требуются разные прейскуранты.
  
• Способ оплаты: предоплата, оплата наличными при получении товара, оплата против документов или аккредитив. В случае использования аккредитива обязательно строгое соблюдение требований к документации; даже одна ошибка в документе приведет к приостановке платежа.
  
• Контроль сроков действия аккредитива: Если сроки отгрузки и представления документов не соблюдены, аккредитив теряет силу. Крайне важно, чтобы по этим датам срабатывали оповещения.
  
• Стимулы для экспорта: При необходимости — отслеживание соответствующей документации и сроков.
  

Интеграция с ERP

Ощутимые преимущества наличия модуля внешней торговли в системе ERP:

• После окончательного определения стоимости партии стоимость запасов автоматически обновляется.
  
• Товары, находящиеся в пути, отображаются отдельной строкой в отчетах по запасам — планирование закупок осуществляется с учетом этого.
  
• Обязательства в иностранной валюте включаются в прогноз движения денежных средств с использованием прогнозов обменных курсов.
  
[*]Налоговые ставки, основанные на кодах HS, хранятся в основной записи товара, и их не нужно заново искать для каждой отгрузки.

Подводя итог

Затраты на внешнеторговую деятельность не ограничиваются стоимостью товаров, а расходы, выявляемые лишь постфактум, приводят к неверному ценообразованию. Создайте надёжную структуру файлов отгрузок, правильно распределите общие затраты по позициям с использованием соответствующего ключа распределения и введите расчётную стоимость на начальном этапе, обновляя её по мере поступления фактических данных.

Мы можем объединить Ваши процессы импорта и экспорта в единый файл с помощью решения Mekjoy для внешней торговли.