Интеграция электронной коммерции и ERP: запасы не могут быть правильными в двух местах одновременно

Ситуация, когда для одного и того же товара в вашем магазине указано 12 единиц, на торговой площадке — 8, а на складе — 5, не является следствием отсутствия интеграции. Обычно это результат интеграции, реализованной без определения того, какая из систем имеет приоритет.

Единый источник достоверной информации

Прежде чем приступать к созданию любой интеграции, назначьте одного «владельца» для каждого типа данных. «Владелец» — это единственная система, которой разрешено изменять эти данные; все остальные системы только читают их.

• Запасы → ERP. Товар находится на складе, а складская отчётность хранится в ERP. Магазины и торговые площадки считывают данные о запасах из ERP и никогда их не изменяют.
  
• Цена → ERP. Цена, специфичная для конкретного канала, — это нормально, но правила ценообразования должны храниться в одном месте.
  
• Данные о товарах → ERP или система информации о товарах. Технические поля, такие как код, единица измерения и вес, хранятся в ERP; изображения и маркетинговые тексты могут размещаться на сайте магазина.
  
• Заказы → Канал. Заказы формируются в канале и поступают в ERP. ERP обеспечивает их выполнение, но не изменяет их.
  
• Клиенты → ERP. Уникальность учетных записей клиентов обеспечивается в системе ERP.
  

Важные детали синхронизации запасов

Зарезервированные запасы. Заказанные, но ещё не отправленные товары. Их необходимо вычитать из запасов, доступных для продажи, иначе один и тот же товар будет продан дважды — это критично при наличии последних нескольких единиц.

Запас безопасности. Отображение полного объема запасов во всех каналах приводит к перепродаже в случае задержек при синхронизации. Сохранение небольшого запаса безопасности для быстрореализуемых товаров является общепринятой практикой.

Наличие нескольких складов. Если отгрузка осуществляется из нескольких мест, необходимо определить, какой канал получает товар с какого склада. Отображение общего запаса как единого пула нарушает планирование отгрузок.

Частота синхронизации. Обновления по событиям являются идеальным вариантом, но могут привести к превышению квот API торговых площадок. Практичный компромисс: мгновенная синхронизация для критически важных товаров, периодическая — для остальных.

Поток заказов

• Сопоставление клиентов: Когда один и тот же человек размещает заказы через разные каналы, создаётся ли одна учетная запись? Необходимо определить правило сопоставления по электронной почте или телефону.
  
• Стоимость доставки и сервисные сборы: Эти данные должны поступать в ERP в виде отдельных позиций, иначе общая сумма заказа не будет совпадать с суммой счета-фактуры.
  
• Комиссии и вычеты: Комиссия торговой площадки должна учитываться как затраты, иначе невозможно рассчитать рентабельность канала.
  
• Возврат и отмена заказов: Наиболее часто упускаемый из виду этап. При возврате товара необходимо восстановить запасы и зачислить кредит на счет.
  
• Частичные отгрузки: Статус в системе канала продаж должен обновляться, когда отгружается только часть заказа.
  

Обработка ошибок

Сбои при интеграции: превышение времени ожидания API, исчерпание квот, непредвиденные форматы. Важно не то, что сбои никогда не происходят, а то, что они никогда не остаются незамеченными:

• Очередь неудачных операций и автоматическая повторная попытка.
  
• По истечении заданного количества попыток генерируется оповещение.
  
• Сообщения об ошибках понятны — «код товара не найден на торговой площадке», а не «500 Внутренняя ошибка сервера».
  
[*]Предусмотрен экран для ручного вмешательства, что позволяет специалистам по операционной деятельности устранять проблемы, не дожидаясь помощи инженеров.

Рентабельность каналов

Настоящая выгода от интеграции заключается не в операционном удобстве, а в возможности отслеживать маржу по каждому каналу. Для этого необходимо присваивать каждому заказу тег канала и собирать данные о затратах — комиссионных, стоимости доставки, коэффициенте возвратов и расходах на упаковку — по каждому каналу.

Как только такие расчёты становятся доступны, большинство компаний обнаруживают, что канал с наибольшим объёмом выручки не всегда является самым прибыльным. Эти данные меняют подход к принятию решений.

Вкратце

При многоканальных продажах проблема заключается не в количестве каналов, а в неопределённости ответственности за данные. Назначьте одного ответственного за каждый тип данных, передавайте информацию о запасах только в одном направлении и с самого начала проработайте схемы возврата товаров и начисления комиссионных.

Мы можем разработать интеграцию, которая будет оптимально подходить для ваших каналов, с помощью Mekjoy E-Commerce.