Электронная трансформация: что изменят сайты e-Fatura, e-Arşiv и e-İrsaliye?

Электронную трансформацию часто кратко описывают как «переход с бумаги на электронный формат». Это неполное описание. Настоящие изменения заключаются не в форме документа, а в самом процессе: когда документ считается выданным, как он аннулируется, кто и как долго его хранит, а также какие ошибки можно исправить — все это теперь отличается от прежнего.

В данной статье проводится разграничение между различными типами документов в рамках электронной трансформации и объясняется, на что следует обращать внимание на практике. Поскольку пороговые значения для возникновения обязательств периодически обновляются, вам следует уточнить свою конкретную ситуацию у налогового консультанта.

Документы и их различия

Счет-фактура e-Fatura. Выставляется между налогоплательщиками, зарегистрированными в системе. Контрагент также должен быть налогоплательщиком, зарегистрированным на сайте e-Fatura. Документ поступает в почтовый ящик получателя, который может его принять или отклонить. Такой механизм принятия/отклонения отсутствует при использовании бумажных счетов-фактур.

e-Arşiv Счёт-фактура. Выставляется лицам, не являющимся зарегистрированными налогоплательщиками на сайте e-Fatura — конечным потребителям и предприятиям, не подпадающим под действие данной системы. Получателю не требуется регистрация в системе; документ передаётся в электронном виде или предоставляется в бумажном экземпляре.

Накладная e-İrsaliye. Электронная версия накладной. Она должна быть оформлена и передана в систему до фактической отправки товара. При дорожных проверках запрос на документ осуществляется по его регистрационному номеру.

e-Defter. Электронное ведение журнала учета и главной книги. Необходимо загружать ежемесячные отчеты; задержки влекут за собой административные штрафы.

e-Müstahsil, e-Serbest Meslek Makbuzu и другие. Дополнительные документы в зависимости от сферы деятельности.

Решения, которые необходимо принять в ходе переходного периода

Выбор метода. Существует три варианта: ручная обработка через портал администрации, индивидуальная интеграция на собственном сервере или через специализированного интегратора. Портал бесплатен при небольших объёмах, но не подключается к системе ERP; его использование нецелесообразно при объёмах, превышающих несколько счетов-фактур в день. Для большинства предприятий правильным выбором станет специализированный интегратор.

Выбор интегратора. Вопросы, которые следует задать при оценке: имеется ли у них готовая интеграция с вашей ERP-системой? Что происходит в случае сбоя в работе? Поддерживается ли также поток входящих документов? Как долго сохраняется доступ к архиву после окончания срока действия договора? Как меняется цена за единицу в зависимости от объема?

Схема нумерации. С самого начала определите серии документов и схему последовательной нумерации. Если вы планируете использовать отдельные серии по филиалам, складам или каналам сбыта, это решение будет сложно изменить после завершения перехода.

Изменение практик в ходе процесса

Аннулирование и исправление. В случае бумажных счетов-фактур неправильно выставленный документ был бы разорван, а на его место выдан новый. В системе e-Fatura это невозможно, поскольку документ уже внесен в систему. Исправления вносятся посредством выставления кредит-нот или с помощью механизма отклонения. Именно это изменение представляет наибольшую сложность для бухгалтерской службы и требует проведения соответствующего обучения.

Сроки. Счета-фактуры формата e-İrsaliye должны выставляться до отгрузки товаров. Привычка «выставлять их все пачкой вечером» здесь не работает и требует реорганизации процесса отгрузки.

Управление входящими документами. Электронная трансформация охватывает не только отправляемые, но и получаемые документы. Автоматический импорт входящих документов e-Fatura в систему ERP позволяет значительно сэкономить время на этапе закупок — при этом нельзя пропустить крайний срок отклонения.

Обязанность хранения

Обязанность хранения электронных документов не выполняется автоматически лишь за счёт их хранения на сервере вашего интегратора. Юридическая ответственность за хранение лежит на налогоплательщике. На практике необходимо выполнить следующие шаги:

• Создание резервных копий подписанных оригинальных версий документов в месте, находящемся под вашим контролем.
  
• Периодическая проверка читаемости резервных копий.
  
• Включение в договор положения о передаче исторических документов в случае смены интегратора.
  

Интеграция с ERP

Преимущества электронной трансформации становятся очевидными только при интеграции с системой ERP. Чего следует ожидать:

• Выставление счетов в системе ERP и отправка одним нажатием кнопки; нет необходимости вводить данные в отдельном окне.
  
• Автоматическая проверка налогового статуса получателя и выбор типа документа.
  
• Отображение статуса отправки (отправлено, принято, отклонено) в системе ERP.
  
• Автоматическое сопоставление входящих счетов-фактур с заказами на закупку.
  
[*]Четкие предупреждения в случае ошибки — не «ошибка схемы», а, например, «неверный налоговый номер получателя».

Подводя итог

e-Transformation — это не просто смена формата, а изменение бизнес-процессов. Необходимо пересмотреть подходы к отмене и исправлению данных, планированию отправки документов и управлению входящими документами. Очистка баз данных клиентов и товаров перед переходом позволит предотвратить большинство проблем в течение первого месяца.

С помощью решения для электронной трансформации Mekjoy вы сможете подключить свою систему ERP к интегратору и управлять процессом с одного экрана. Пожалуйста, свяжитесь с нами, чтобы обсудить вашу ситуацию.