Бухгалтерский учет: правильное открытие счета клиента

Счет клиента является основой бухгалтерского учета. При правильном открытии счета клиента вы в любой момент можете увидеть, кто и сколько вам должен, когда вы получите эти средства, а также какие клиенты представляют риск. Однако при неправильной настройке у вас останется лишь цифра остатка — и эта цифра не даст ответов ни на один вопрос.

В данной статье объясняется, какие решения необходимо принять при формировании структуры дебиторской задолженности.

Карточка дебиторской задолженности: одна карточка или отдельные карточки?

Первое решение касается того, сколько карточек следует открыть для различных операций с одной и той же компанией:

• Компании, выступающие одновременно в роли покупателей и продавцов. Открытие единого счёта и взаимозачёт дебетовых и кредитных операций целесообразно с точки зрения бухгалтерского учёта, однако это искажает картину баланса, видимую отделом продаж. Открытие отдельных счетов и проведение взаимозачёта в виде отдельной операции обеспечивает большую прозрачность.
  
• Клиенты с филиалами. Если счёт-фактура выставляется на головной офис, но поставки осуществляются в филиалы, правильным решением будет создание одного счёта клиента с несколькими адресами доставки.
  
• Компании, входящие в группу. Наличие отдельного налогового номера требует открытия отдельного счёта клиента. Однако необходимо определить головную компанию группы, чтобы обеспечить агрегирование лимита риска на уровне группы.
  

Идентификационный номер налогоплательщика должен быть уникальным идентификатором счета клиента. Предотвращение открытия системой второго счета с тем же идентификационным номером налогоплательщика устраняет проблему дублирования счетов клиентов на исходном этапе.

Срок оплаты: когда остаток приобретает значение

Сам по себе общий остаток не несет никакой информации. Если вся дебиторская задолженность в размере 100 единиц подлежит погашению на этой неделе, ситуация благоприятна; если же срок её погашения истек шесть месяцев назад, ситуация неблагоприятна. Чтобы это увидеть:

• Для каждого счёта-фактуры необходимо указать срок оплаты. Если в карточке дебиторской задолженности определено правило срока оплаты, например «30 дней», оно рассчитывается автоматически при выставлении счёта-фактуры.
  
• Платежи должны соотноситься с соответствующими счётами-фактурами. Платеж, вычтенный из общего остатка, не указывает, какой именно счет был погашен. Если сопоставление не проводится, отчет о сроках просрочки теряет смысл.
  
• Должна поддерживаться возможность частичных платежей. Часто оплачивается лишь часть счета; система должна отслеживать оставшуюся сумму с учетом сроков оплаты.
  

Лимиты риска и контроль

Управление рисками осуществляется на этапе принятия заказа, а не после возникновения проблем с взысканием задолженности. Возможный подход:

• Установите лимиты индивидуально для каждого клиента. Лимит определяется с учётом залога и истории платежей.
  
• Обеспечьте проведение проверок на этапе размещения заказа. В случае превышения лимита заказ следует всё же зарегистрировать, но поместить в режим ожидания до получения одобрения. Блокировка заказов полностью останавливает продажи; отсутствие каких-либо предупреждений повышает риск.
  
• Отдельно отслеживайте просроченную задолженность. Клиент, который не достиг своего лимита, но не производит платежей в течение трёх месяцев, представляет больший риск, чем тот, кто достиг лимита, но регулярно расплачивается.
  
• Контролируйте гарантии. Истечение срока действия гарантийных писем и ипотечных договоров должно вызывать оповещения.
  

Чеки и векселя

Отслеживание оборотных документов представляет собой отдельный уровень учета на счете клиента. Необходимо отслеживать весь жизненный цикл чека: поступление в портфель, индоссирование или передача в банк для инкассо, инкассо или возврат в связи с отказом в оплате. Повторное зачисление неакцептованного чека на счет клиента должно происходить автоматически; если это делается вручную, то, скорее всего, об этом забудут.

Включение чеков с отсроченной датой в прогноз денежных потоков — это тот момент, когда предварительный учет превращается в финансовую отчетность.

Сверка

Сверка текущих счетов — это задача, которую необходимо выполнять периодически, однако во многих компаниях ей часто не уделяют должного внимания. Если сверку не проводить, несоответствия накапливаются и к концу года их становится невозможно устранить. Средства, облегчающие эту работу:

• Возможность массового формирования писем о сверке из системы и отправки их по электронной почте.
  
• Регистрация согласия или возражения контрагента.
  
[*]Составление списка и отслеживание счетов с расхождениями.

Денежные средства и банковские счета

Контраргументом к регистру дебиторской задолженности являются денежные средства и банковские счета. Автоматическое считывание и сверка банковских операций по выпискам — одна из функций, которая позволяет сэкономить наибольшее количество времени при ведении учета дебиторской задолженности. Операции, которые не удается сверить, необходимо накапливать в отдельном списке и регулярно устранять несоответствия.

Подводя итог

Бухгалтерский учет — это не просто выставление счетов-фактур. Уникально идентифицируйте счет клиента с помощью налогового номера, указывайте срок оплаты в каждом счете-фактуре, сопоставляйте платежи с соответствующими счетами-фактурами и внедряйте контроль рисков на этапе размещения заказа. Как только эти четыре элемента будут внедрены, анализ сроков задолженности и прогнозирование денежных потоков будут функционировать корректно в автоматическом режиме.

Мы можем совместно разработать структуру вашей дебиторской задолженности с использованием решения Mekjoy «Кредиторская задолженность и финансы».