Бизнес-аналитика: принимайте решения, а не создавайте информационные панели

Большинство проектов в области бизнес-аналитики (BI) увенчиваются успехом с технической точки зрения, но терпят неудачу на практике. Панели мониторинга созданы, диаграммы яркие, данные поступают — а через шесть месяцев их уже никто не открывает. Причина, как правило, заключается в том, что панели мониторинга были разработаны для отображения имеющихся данных, а не для ответа на вопросы.

Начните с решения

Правильная последовательность выглядит следующим образом: какое решение вы собираетесь принять, на какой вопрос требует ответа это решение, какой показатель даёт ответ на него и на основе каких данных этот показатель рассчитывается. Если действовать в обратном порядке — «у нас есть эти данные, что же нам показать» — получаются информационные панели, которыми никто не пользуется.

Конкретный пример. Решение: какая группа товаров заслуживает инвестиций в запасы. Вопрос: какая группа быстро оборачивается и обеспечивает маржу. Показатель: оборачиваемость запасов и валовая маржа. Данные: динамика продаж и себестоимость запасов. Как только эта цепочка сформирована, информационная панель может представлять собой всего одну таблицу — но её будут открывать каждую неделю.

Выбор показателей

• Она связана с конкретным действием. Если вы знаете, что будете делать, когда показатель ухудшится, это хороший показатель. Если нет — это просто информация.
  
• У неё есть один ответственный. Показатель без ответственного не будет отслеживаться.
  
• Её сложно манипулировать. Если команда может улучшить показатель, нанося ущерб бизнесу, этот показатель выбран неверно. Классическим примером является сокращение времени обработки звонков за счёт торопления клиентов.
  
• Она носит сравнительный характер. Само по себе число ничего не значит; оно обретает смысл в сравнении с предыдущим периодом, целевым показателем или аналогичным подразделением.
  

Качество данных превыше всего

• Единые определения: Что означает термин «продажи» — заказы, отгрузки или счета-фактуры? Учитываются ли возвраты? Если отделы используют разные определения, показатели на панелях управления будут противоречить друг другу.
  
• Полнота данных: Если поля «категория», «регион» или «торговый представитель» остаются незаполненными, составление сегментированной отчётности становится невозможным.
  
• Своевременность: Задержка между моментом совершения транзакции и её регистрацией искажает сравнение показателей за разные периоды.
  
• Единый источник данных: Если один и тот же показатель даёт два разных значения в двух системах, это подрывает доверие ко всему отчёту.
  

Дизайн информационной панели

• Она помещается на одном экране. Панель инструментов, требующая прокрутки, — это панель, нижнюю половину которой никто никогда не увидит.
  
• Самый важный показатель располагается в левом верхнем углу. Именно туда направляется взгляд.
  
• Цвет используется только для обозначения исключений. Когда всё выделено цветом, ничего не выделяется.
  
• Тип диаграммы соответствует данным. Линии — для временных рядов, столбцы — для сравнения категорий. Круговые диаграммы теряют читаемость, если в них более двух секторов.
  
• Очевидна актуальность данных. Панель инструментов без отметки времени «по состоянию на» не вызывает доверия.
  

Превращение отчётов в решения

• Краткий еженедельный обзор, охватывающий только те показатели, которые изменились.
  
• Для каждого отклонения определяются ответственное лицо и меры.
  
• Меры, принятые на прошлой неделе, анализируются в начале следующего заседания.
  
[*]Показатели, по которым в течение трёх месяцев не принималось никаких решений, удаляются из панели инструментов.

Автоматические оповещения

Наиболее эффективная отчётность — это та, которая не ждёт, пока её просмотрят. Оповещения на основе пороговых значений — критические уровни запасов, просроченная дебиторская задолженность, продажи ниже плана — должны самостоятельно доходить до соответствующего лица. Ждать, пока кто-то откроет информационную панель, — значит ждать, пока проблема усугубится.

Вкратце

Бизнес-аналитика — это не проект по визуализации данных; это проект, направленный на формирование дисциплины принятия решений. Действуйте в обратном направлении — от решения к данным, ограничьте количество показателей и привяжите к каждому из них ответственное лицо и конкретное действие. Удаление неиспользуемых показателей так же важно, как и добавление новых.

Мы поможем определить, какие показатели вам следует отслеживать с помощью решения «Mekjoy: бизнес-аналитика и отчетность».