Software de RH: Dos arquivos pessoais ao desempenho

O software de RH é frequentemente confundido com o software de folha de pagamento. A folha de pagamento é uma ferramenta de cálculo; o software de RH controla como os dados por trás desse cálculo são coletados. Essa diferença é a origem da confusão que o senhor sente no final do mês.

Quando o quadro de funcionários ultrapassa cerca de trinta pessoas, os pedidos de licença, registros de horas extras e documentos pessoais não podem mais ser gerenciados por e-mail e em papel. Este artigo aborda a ordem na qual os processos de RH devem ser integrados a um sistema.

Primeira camada: o arquivo pessoal

Tudo depende de que os documentos dos funcionários estejam reunidos em um único local, com datas registradas:

• Dados de identidade e contato — incluindo endereço atual e contato de emergência.
  
• Contratos e adendos — com o histórico de alterações salariais.
  
• Treinamentos e certificados — especialmente treinamentos de segurança, com datas de validade.
  
• Equipamentos atribuídos — telefone, laptop, veículo, chaves.
  
• Prontuários médicos e datas de exames — para acompanhamento de exames de saúde periódicos.
  

Digitalizar os documentos não é suficiente; qualquer item com data de validade deve gerar um lembrete. Um funcionário cujo treinamento de segurança tenha expirado e que esteja no local de trabalho representa um risco direto à conformidade.

Nível Dois: Férias e Ausências

• O direito às férias é calculado automaticamente. O direito às férias anuais decorre da data de admissão e do tempo de serviço; quando controlado manualmente, os erros são inevitáveis.
  
• O acúmulo de dias não utilizados é tratado corretamente. A transferência de dias não utilizados para o ano seguinte é o item mais comumente calculado incorretamente.
  
• A cadeia de aprovação funciona. Uma solicitação chega ao gerente; uma vez aprovada, ela é transferida automaticamente para o calendário e para o registro de presença.
  
• Os conflitos ficam visíveis. O número de pessoas da mesma equipe que já estão de folga naquele dia deve estar visível no momento da aprovação.
  

Nível Três: Presença e Horas Extras

A frequência é a base para o cálculo da folha de pagamento. Uma frequência incorreta resulta em uma folha de pagamento incorreta, e corrigi-la é dispendioso e prejudicial à confiança. Fique atento a:

• Definições de turnos: Turnos noturnos, dias de descanso semanais e feriados são calculados com alíquotas diferentes.
  
• Fonte de dados: Dados de catraca, biometria ou registro por celular que fluem automaticamente para o sistema. A entrada manual é o elo mais fraco.
  
• Fluxo de aprovação: Aprovar horas extras com antecedência é muito mais econômico do que contestá-las posteriormente.
  
• Códigos de ausência: Manter as licenças médicas, as licenças não remuneradas e o absenteísmo distintos e em conformidade com os relatórios legais.
  

Quarta camada: Recrutamento

A contratação costuma ser o último processo a ser sistematizado, mas é nela que se perde a maior parte dos dados. Os elementos essenciais: publicação de vagas, um banco de candidatos, anotações de entrevistas visíveis a todos os envolvidos e feedback registrado.

Os dados dos candidatos também têm um prazo de retenção. A anonimização automática de registros de candidatos expirados é algo que se deve esperar do sistema.

Quinta camada: Desempenho

• Defina metas mensuráveis. “Trabalhar com mais eficiência” não é uma meta; “reduzir a taxa de erros de remessa para menos de 2%” é.
  
• Não realize avaliações com frequência excessiva. Duas avaliações bem conduzidas por ano são melhores do que quatro superficiais.
  
[*]Vincule o resultado a uma ação. Uma avaliação não vinculada a treinamento, mudança de função ou decisão salarial torna-se uma formalidade.

Integração com a folha de pagamento

O software de RH não precisa calcular a folha de pagamento por conta própria; o que importa é que os dados de presença e ausência cheguem ao sistema de folha de pagamento sem erros. Esclareça a frequência da transferência, qual sistema é responsável por quais dados e o canal de retorno quando forem necessárias correções.

Em resumo

O software de RH não reduz a carga de trabalho da equipe de RH; ele transfere esse trabalho da busca por documentos para o gerenciamento de pessoas. A maior parte dos benefícios surge nos primeiros meses, assim que os arquivos pessoais e as férias estiverem configurados corretamente. Deixe o desempenho para depois, até que haja dados que o fundamentem.

Podemos configurar um sistema que se adapte ao seu quadro de funcionários e à sua estrutura de turnos com o Mekjoy Recursos Humanos.