Software de gerenciamento de projetos: das listas de tarefas à margem de lucro

Os gerenciadores de tarefas são baratos e são adotados rapidamente. O problema é que eles não permitem saber se um projeto concluído gerou lucro. Uma lista de tarefas mostra quem fez o quê; ela não mostra quanto tempo levou nem quanto esse tempo custou.

Para empresas que operam com base em projetos — agências, empresas de software, empresas de engenharia e de construção civil, consultorias — essa é a questão que realmente importa. Este artigo aborda a transição do acompanhamento de tarefas para o acompanhamento da margem.

Quatro camadas

• Escopo: Projetos, fases e tarefas. O que será feito.
  
• Tempo: Duração planejada e real. Quanto tempo levou.
  
• Recursos: Atribuição e capacidade. Quem fará o trabalho.
  
• Custo: O valor monetário do tempo e dos recursos. Quanto custou.
  

A maioria das equipes se limita à primeira camada. Adicionar a segunda não é tecnicamente difícil, mas exige disciplina; a terceira e a quarta só fazem sentido quando a segunda for confiável.

Como fazer com que o registro de tempo funcione

• Simplifique o preenchimento. Uma planilha semanal preenchida no final do dia é melhor do que um cronômetro por tarefa.
  
• Explique o objetivo. Quando apresentados como uma ferramenta de monitoramento, os dados de tempo são exagerados. Quando apresentados como um insumo para a definição de preços e o equilíbrio da carga de trabalho, são inseridos com honestidade.
  
• Reduza o número de categorias. Alguém que tenha de escolher entre trinta tipos de tarefas sempre escolherá a mesma.
  
• Limite a retroatividade. O tempo anterior a três dias não pode ser lembrado com precisão, e o que não pode ser lembrado acaba sendo inventado.
  

Planejado versus Real

Variação de esforço. A diferença entre as horas estimadas e as horas gastas. Se houver um desvio consistente em uma direção, o problema está no seu método de estimativa, e não na sua equipe.

Variação de escopo. Trabalho adicionado que não estava definido inicialmente. Registrar essas adições separadamente é a condição prévia para que seja possível faturá-las.

Variação de custo. Custo orçado versus custo real. Incompleto, a menos que os gastos com materiais e subcontratados também sejam contabilizados no projeto.

Planejamento de Recursos

• Utilização semanal por pessoa, líquida de férias e feriados.
  
• Uma visão combinada da carga de trabalho de uma pessoa em todos os projetos.
  
• Alertas no momento do planejamento quando um recurso está sobrecarregado.
  
• Atribuição com base em competências, essencial quando nem todos podem realizar todas as tarefas.
  

Rentabilidade do projeto

O lucro é uma fórmula simples: receita menos custo direto menos despesas gerais alocadas. A dificuldade está na coleta dos dados:

• Receita: Valor do contrato mais quaisquer faturas decorrentes de ordens de alteração.
  
• Custo de mão de obra: Registros de tempo multiplicados pelo custo por hora de uma pessoa. O custo por hora não corresponde ao salário bruto; as contribuições do empregador e a proporção entre horas faturáveis e horas totais devem ser levadas em consideração.
  
• Despesas diretas: Materiais, subcontratados, viagens, licenças — atribuídos ao projeto pelo departamento de compras.
  
[*]Alocação de despesas indiretas: Aluguel, administração, infraestrutura, distribuídos entre a receita ou as horas de mão de obra.

Integração com o ERP

A gestão de projetos pode funcionar de forma independente, mas revela seu verdadeiro valor quando combinada com o ERP. As ordens de compra são atribuídas aos projetos, as notas fiscais de vendas correspondem à receita do projeto e o custo com pessoal provém da folha de pagamento. Estabelecer essa ligação manualmente entre sistemas separados leva vários dias no final de cada mês.

Em resumo

Uma lista de tarefas indica se o trabalho foi concluído. O software de gerenciamento de projetos informa quanto custou o trabalho. Defina as camadas de escopo, tempo, recursos e custos nessa ordem — e não gere relatórios de rentabilidade até que os dados de tempo sejam confiáveis.

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