Doze perguntas a fazer a um fornecedor de ERP antes de assinar

As demonstrações de ERP parecem todas iguais. As telas se sucedem, os dados de exemplo estão bem organizados e todas as perguntas recebem a resposta “sim, isso é possível”. O que realmente diferencia os fornecedores não é o que a demonstração mostra — é o conjunto de questões que ninguém levanta, a menos que o senhor pergunte.

Obtenha respostas por escrito às seguintes perguntas antes de assinar. “Isso pode ser feito” não é uma resposta; insista em saber “como, em que prazo e a que custo”.

Dados e Propriedade

1. Os dados são meus, e posso exportá-los sempre que quiser? A resposta deve ser sim, e o formato deve estar claro — um backup do banco de dados ou apenas exportações para planilhas no nível da tela? Permanecer em um sistema que oferece apenas exportações da tela é muito caro.

2. Onde os dados são armazenados? No país ou no exterior? Isso acarreta obrigações de conformidade. Se estiverem hospedados na nuvem, solicite por escrito a frequência dos backups e o compromisso quanto ao tempo de restauração.

3. O que acontece com meus dados se o contrato terminar? Por quanto tempo você pode baixar os dados antes que o acesso seja cortado? Isso deve constar por escrito no contrato.

Personalização e flexibilidade

4. Como são tratados os requisitos não padronizados? Existem três possibilidades: telas de configuração, desenvolvimento personalizado ou “não é possível”. Verifique em qual categoria seu requisito se enquadra durante a demonstração, utilizando um exemplo concreto.

5. As personalizações são mantidas nas atualizações de versão? Essa é a surpresa mais cara no mundo do ERP. As personalizações feitas por meio da modificação do código-fonte podem ser sobrescritas a cada atualização. Pergunte por escrito como as personalizações são afetadas.

6. Minha própria equipe pode alterar telas e relatórios? Depender do fornecedor para cada pequena alteração em relatórios custa tanto dinheiro quanto tempo.

Integrações

7. Quais sistemas possuem integrações prontas? Bancos, provedores de faturamento eletrônico, plataformas de comércio eletrônico, marketplaces, transportadoras e maquinário de produção. “Temos uma API” não é suficiente — a diferença de custo entre um conector pronto para uso e a criação do zero é significativa.

8. Posso ver a documentação da API? A qualidade da documentação determina diretamente quanto tempo os projetos de integração levam. Ter o acesso negado é um sinal de alerta.

Projeto e Suporte

9. Quem fará parte da equipe de implementação e quantos projetos eles já realizaram no meu setor? A equipe de vendas e a equipe de implementação geralmente são compostas por pessoas diferentes. Solicite o nome e o histórico profissional da pessoa que conduzirá o seu projeto.

10. Como o suporte funciona na prática? Seja específico: horário de atendimento, tempo de primeira resposta, definição de incidente crítico e compromisso de resolução. A expressão “suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana” por si só não significa nada.

11. O que o treinamento abrange? Quantas horas, quantas pessoas, presencial ou remoto, e ele continua após a entrada em operação? A falta de treinamento faz com que projetos bem implementados pareçam fracassos.

Custo Total

12. Vocês me fornecerão por escrito o custo total para três anos? Licença ou assinatura, implementação, personalização, treinamento, integração, manutenção anual e o custo de adicionar usuários. Sem um valor único, não é possível comparar fornecedores.

Realizando a demonstração corretamente

Uma demonstração padrão mostra o fluxo em que o fornecedor tem maior destaque. Em vez disso, apresente a eles o seu cenário:

• Envie alguns registros de suas próprias listas de produtos e clientes e peça que façam a demonstração com esses dados.
  
• Peça que executem seu fluxo de trabalho mais complexo do início ao fim — por exemplo, um produto com rastreamento por lote, desde a produção até a expedição.
  
• Pergunte sobre exceções: como são processadas as devoluções, como é emitida uma nota fiscal de diferença de preço, como é encerrada uma remessa com falta de itens?
  
[*]Peça que modifiquem um relatório na tela. O tempo que isso leva revela a verdadeira flexibilidade.

Em resumo

A escolha de um ERP não se resume a uma comparação de recursos; trata-se de uma decisão de parceria de longo prazo. A propriedade dos seus dados, a garantia de que as personalizações serão mantidas após as atualizações e o compromisso com o suporte são muito mais importantes do que a aparência das telas.

Na Mekjoy, respondemos a todas essas questões por escrito. Entre em contato se desejar uma demonstração baseada em seus próprios processos.