Gestão do Comércio Exterior: Como evitar surpresas nos custos após o desembaraço aduaneiro

Um problema comum enfrentado pelas empresas importadoras é o seguinte: o custo real das mercadorias só fica claro semanas depois de elas terem entrado no depósito. Nessa altura, as vendas já foram realizadas, os preços cotados e até mesmo as campanhas promocionais lançadas. As faturas de frete e de alfândega que chegam posteriormente elevam o custo, e a lucratividade acaba sendo menor do que o previsto.

Este artigo explica como tornar os processos de comércio exterior rastreáveis e como conhecer o custo no momento certo.

Dossiê de Remessa: a espinha dorsal do processo

No comércio internacional, a unidade de rastreamento não é o pedido, mas o dossiê de remessa. Um único dossiê contém todos os documentos e custos relacionados a uma única remessa:

• Documentos comerciais: Fatura pró-forma, confirmação de pedido, fatura comercial, lista de embalagem.
  
• Documentos de transporte: Conhecimento de embarque ou guia de remessa, apólice de seguro.
  
• Documentos alfandegários: Declaração, certificado de origem, certificado de circulação (se aplicável).
  
• Itens de custo: Custo das mercadorias, frete, seguro, imposto aduaneiro, armazenamento, consultoria aduaneira, transporte terrestre, despesas bancárias.
  
• Informações de status: Carregado, em trânsito, no porto, na alfândega, no depósito.
  

Se este arquivo estiver definido no sistema, o custo estimado poderá ser calculado enquanto as mercadorias ainda estiverem em trânsito. Ele não poderá ser calculado se os documentos estiverem armazenados em pastas e os custos estiverem listados em uma tabela separada.

Alocação de Custos

Se houver mais de um produto em uma remessa, os custos compartilhados devem ser alocados aos produtos. A chave de alocação varia de acordo com o item de custo:

• Frete: Geralmente com base no volume (metros cúbicos) ou no peso. O critério utilizado é especificado no contrato de transporte.
  
• Seguro: Baseado no valor das mercadorias.
  
• Imposto aduaneiro: Aplicam-se alíquotas diferentes por produto com base no código HS; uma alocação de valor fixo seria incorreta; deve ser calculada item por item.
  
• Taxas de consultoria e documentação aduaneira: Baseadas no valor das mercadorias ou no número de itens.
  
• Transporte interno e armazenagem: Baseadas no peso ou no volume.
  

Diferença cambial

Para compras realizadas em moeda estrangeira, o custo depende da taxa de câmbio na qual é registrado. Pontos de decisão:

• Taxa de câmbio de registro: A data da fatura ou a data da declaração aduaneira? Para fins fiscais, utiliza-se a taxa de câmbio na data da declaração.
  
• Taxa de câmbio do pagamento: Em compras diferidas, a taxa de câmbio na data do pagamento difere. A diferença é registrada como ganho ou perda cambial.
  
• Reavaliação: As obrigações em moeda estrangeira não liquidadas são reavaliadas no final do período.
  

O fato de a diferença cambial ser imputada ao custo das mercadorias ou diretamente a uma conta de despesas faz parte de sua política contábil e deve ser aplicado de forma consistente.

Lado da exportação

Os requisitos a serem seguidos nas exportações são diferentes:

• Condições de entrega (Incoterms): Estas determinam quais custos são arcados por quem; elas constituem a base da formação de preços. São necessárias listas de preços diferentes para o mesmo produto sob condições de entrega distintas.
  
• Forma de pagamento: Pagamento antecipado, pagamento contra entrega da mercadoria, documentos contra pagamento ou carta de crédito. No caso de uma carta de crédito, é obrigatório o cumprimento rigoroso dos requisitos documentais; um único erro na carta de crédito suspenderá o pagamento.
  
• Acompanhamento do vencimento da carta de crédito: Caso os prazos de remessa e apresentação de documentos não sejam cumpridos, a carta de crédito perde a validade. É essencial que sejam acionados alertas para essas datas.
  
• Incentivos à exportação: Se aplicável, acompanhamento da documentação relevante e dos prazos.
  

Integração com o ERP

Os benefícios concretos de ter o módulo de comércio exterior integrado ao ERP:

• Quando o custo da remessa é finalizado, o custo do estoque é atualizado automaticamente.
  
• As mercadorias em trânsito aparecem como um item separado nos relatórios de estoque — o planejamento de compras é realizado de acordo com isso.
  
• Os passivos em moeda estrangeira são incluídos na previsão de fluxo de caixa utilizando previsões de câmbio.
  
[*]As alíquotas tributárias baseadas no código HS são armazenadas no registro mestre do produto e não precisam ser consultadas novamente para cada remessa.

Em resumo

O custo do comércio exterior não se limita ao custo das mercadorias, e os custos que só são descobertos posteriormente resultam em preços incorretos. Estabeleça uma estrutura robusta de arquivos de remessa, aloque os custos compartilhados corretamente por item utilizando a chave de alocação apropriada e insira o custo estimado desde o início, atualizando-o à medida que os valores reais forem disponibilizados.

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