Transformação eletrônica: O que o e-Fatura, o e-Arşiv e o e-İrsaliye irão alterar?

A transformação eletrônica costuma ser resumida como “eletrônico em vez de papel”. Essa é uma descrição incompleta. A verdadeira mudança não reside na forma do documento, mas no processo: quando um documento é considerado emitido, como ele é cancelado, quem o mantém e por quanto tempo, e quais erros podem ser corrigidos — tudo isso é diferente.

Este artigo distingue entre diferentes tipos de documentos da e-Transformação e explica o que deve ser observado na prática. Como os limites para as obrigações são atualizados periodicamente, o senhor deve confirmar sua situação específica com seu consultor tributário.

Documentos e suas diferenças

e-Fatura. Emitido entre contribuintes registrados no sistema. A contraparte também deve ser um contribuinte registrado no e-Fatura. O documento é entregue na caixa de entrada do destinatário e pode ser aceito ou rejeitado por ele. Esse mecanismo de aceitação/rejeição é uma etapa ausente nas notas fiscais em papel.

Fatura e-Arşiv. Emitida para aqueles que não são contribuintes registrados no e-Fatura — consumidores finais e empresas não abrangidas. O destinatário não precisa estar registrado no sistema; o documento é transmitido eletronicamente ou é fornecida uma cópia em papel.

e-İrsaliye. A versão eletrônica da nota de remessa. Deve ser emitida e transmitida ao sistema antes do envio efetivo das mercadorias. Durante as fiscalizações nas estradas, o documento é consultado por meio de seu número de referência.

e-Defter. Manutenção eletrônica do diário e do razão geral. Os extratos mensais devem ser enviados; atrasos resultam em penalidades administrativas.

e-Müstahsil, e-Serbest Meslek Makbuzu e outros. Documentos adicionais, dependendo do setor de atividade.

Decisões a serem tomadas durante a transição

Escolha do método. Existem três opções: processamento manual por meio do portal da administração, integração personalizada em seu próprio servidor ou por meio de um integrador especializado. O portal é gratuito para volumes baixos, mas não se conecta a um sistema ERP; não é sustentável para volumes que excedam algumas faturas por dia. Para a maioria das empresas, a escolha certa é um integrador especializado.

Seleção de um integrador. Perguntas a serem feitas durante a avaliação: Eles dispõem de uma integração pronta para uso com o seu ERP? O que ocorre em caso de interrupção do serviço? O fluxo de documentos recebidos também é suportado? Por quanto tempo o acesso ao arquivo permanece disponível após o término do contrato? Como o preço unitário varia de acordo com o volume?

Esquema de numeração. Defina desde o início suas séries de documentos e o esquema de numeração sequencial. Se pretender utilizar séries separadas por filial, depósito ou canal de vendas, essa é uma decisão difícil de alterar após a conclusão da transição.

Mudança de práticas durante o processo

Cancelamento e correção. No caso de faturas em papel, um documento emitido incorretamente seria rasgado e um novo seria emitido. Isso não é possível no e-Fatura; o documento já foi inserido no sistema. As correções são feitas por meio de notas de crédito ou do mecanismo de rejeição. Essa é a mudança que representa o maior desafio para a equipe de contabilidade e requer treinamento.

Prazos. O e-İrsaliye deve ser emitido antes do envio das mercadorias. O hábito de “emitir tudo em lote à noite” não funciona neste caso e exige que o processo de envio seja reorganizado.

Gestão de documentos recebidos. A e-Transformation abrange não apenas os documentos que você envia, mas também aqueles que recebe. A importação automática do e-Fatura recebido para o sistema ERP economiza tempo significativo no lado das compras — e o prazo para rejeição não deve ser perdido.

Obrigação de retenção

A retenção de documentos eletrônicos não é cumprida automaticamente pelo simples fato de eles estarem armazenados no servidor do seu integrador. A responsabilidade legal pela retenção recai sobre o contribuinte. Na prática, as seguintes medidas devem ser tomadas:

• Fazer backup das versões originais assinadas dos documentos em um local sob seu próprio controle.
  
• Verificar periodicamente a legibilidade dos backups.
  
• Incluir uma cláusula no contrato relativa à transferência de documentos históricos em caso de mudança de integrador.
  

Integração com o ERP

Os benefícios da e-Transformação só se tornam evidentes quando há integração com um sistema ERP. O que esperar:

• Faturas a serem emitidas no ERP e enviadas com o toque de um botão; não há necessidade de inserir dados em uma tela separada.
  
• Verificação automática da situação fiscal do destinatário e seleção do tipo de documento.
  
• Exibição do status de envio (enviado, aceito, rejeitado) dentro do sistema ERP.
  
• Correspondência automática das faturas recebidas com os pedidos de compra.
  
[*]Avisos claros em caso de erro — não “erro de esquema”, mas “número fiscal do destinatário inválido”, por exemplo.

Em resumo

A e-Transformation não é uma mudança de formato, mas uma mudança de processo. Os hábitos relativos a cancelamentos e correções, ao agendamento de despachos e à gestão de documentos recebidos devem ser reestruturados. Limpar seus registros de clientes e produtos antes da transição evitará a maioria dos problemas no primeiro mês.

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