Contabilidade: Como configurar corretamente a conta de cliente

A conta de cliente é o cerne da contabilidade. Quando a conta de cliente é configurada corretamente, é possível verificar a qualquer momento quanto lhe é devido por quem, quando você receberá o pagamento e quais clientes representam um risco. Se estiver configurada incorretamente, no entanto, o senhor ficará apenas com um valor de saldo — e esse valor não responde a nenhuma pergunta.

Este artigo explica as decisões que precisam ser tomadas ao configurar sua estrutura de contas a receber.

Ficha de Contas a Receber: Uma única ficha ou fichas separadas?

A primeira decisão é quantas fichas abrir para diferentes transações com a mesma empresa:

• Empresas que atuam tanto como compradoras quanto como vendedoras. Abrir uma única conta e compensar débitos e créditos é prático do ponto de vista contábil, mas distorce o saldo visualizado pela equipe de vendas. Abrir contas separadas e realizar a compensação como uma transação distinta é mais transparente.
  
• Clientes com filiais. Se a fatura for emitida em nome da matriz, mas as entregas forem feitas nas filiais, uma única conta de cliente com vários endereços de entrega é a configuração correta.
  
• Empresas do grupo. Um número de identificação fiscal distinto requer uma conta de cliente separada. No entanto, é necessária uma definição de grupo controlador para permitir que o limite de risco seja agregado no nível do grupo.
  

O número de identificação fiscal deve ser o identificador exclusivo da conta do cliente. Impedir que o sistema abra uma segunda conta com o mesmo número de identificação fiscal elimina, na origem, o problema de contas de clientes duplicadas.

Data de vencimento: quando o saldo ganha significado

O saldo total, por si só, não transmite informações. Se a totalidade do crédito de 100 unidades vencer esta semana, a situação é favorável; se tiver vencido há seis meses, a situação é desfavorável. Para verificar isso:

• É necessário inserir uma data de vencimento para cada fatura. Se uma regra de vencimento, como “30 dias”, estiver definida no cartão de contas a receber, ela será calculada automaticamente quando a fatura for emitida.
  
• Os pagamentos devem ser associados à fatura correspondente. Um pagamento deduzido do saldo total não indica qual fatura foi quitada. Se a correspondência não for realizada, o relatório de vencimento perde o sentido.
  
• Os pagamentos parciais devem ser contabilizados. É comum que apenas parte de uma fatura seja paga; o sistema deve acompanhar o valor restante com base na data de vencimento.
  

Limite e controle de risco

A gestão de riscos é realizada no momento em que um pedido é recebido, e não após o surgimento de um problema de cobrança. Uma abordagem viável:

• Defina limites individualmente para cada cliente. O limite é determinado com base em garantias e no histórico de pagamentos.
  
• Certifique-se de que as verificações sejam realizadas no momento da realização do pedido. Se o limite for excedido, o pedido deve ser registrado, mas colocado em espera até que seja aprovado. Bloquear pedidos interrompe totalmente as vendas; deixar de emitir qualquer aviso aumenta o risco.
  
• Monitore separadamente os saldos vencidos. Um cliente que não atingiu seu limite, mas está com pagamentos em atraso há três meses, representa um risco maior do que aquele que atingiu seu limite, mas paga regularmente.
  
• Monitore as garantias. As datas de vencimento das cartas de garantia e hipotecas devem acionar alertas.
  

Cheques e letras de câmbio

O acompanhamento de títulos negociáveis constitui uma camada separada da conta do cliente. O ciclo de vida de um cheque deve ser acompanhado: entrada na carteira, endosso ou envio ao banco para cobrança, cobrança ou devolução por não pagamento. A reinserção de um cheque devolvido na conta do cliente deve ser automática; se for feita manualmente, é provável que seja esquecida.

A inclusão de cheques pré-datados na projeção de fluxo de caixa é o momento em que a pré-contabilidade se torna finanças.

Reconciliação

A reconciliação da conta corrente é uma tarefa que deve ser realizada periodicamente, mas que muitas vezes é negligenciada em diversas empresas. Se a reconciliação não for realizada, as discrepâncias se acumulam e tornam-se impossíveis de resolver até o final do ano. Facilitadores:

• A capacidade de gerar cartas de reconciliação em massa a partir do sistema e enviá-las por e-mail.
  
• Registrar a aprovação ou objeção da contraparte.
  
[*]Listar e acompanhar contas com discrepâncias.

Caixa e Banco

A contrapartida do livro de contas a receber é a conta de caixa e banco. A leitura e a reconciliação automáticas das transações bancárias a partir dos extratos são um dos recursos que mais economizam tempo na gestão de contas a receber. As transações que não puderem ser reconciliadas devem ser acumuladas em uma lista separada e regularizadas periodicamente.

Em resumo

A contabilidade não se resume apenas à emissão de faturas. Identifique de forma exclusiva a conta do cliente por meio do número de identificação fiscal, especifique o prazo de pagamento em cada fatura, concilie os pagamentos com as faturas correspondentes e implemente o controle de risco no momento da realização do pedido. Uma vez que esses quatro elementos estejam em vigor, as projeções de vencimento e de fluxo de caixa funcionarão corretamente de forma automática.

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