Das planilhas ao ERP: como migrar dados sem perdê-los

A maioria das empresas que está migrando das planilhas para o ERP espera que a instalação do software seja a parte mais difícil. Mas não é. A parte difícil é transformar anos de dados acumulados em algo que o novo sistema aceite — e esse trabalho geralmente consome mais da metade do projeto. Se você ignorar essa etapa, seu novo sistema produzirá números errados desde o primeiro dia.

Este guia aborda a migração do ponto de vista dos dados. A ordem é importante; trocar as etapas gera erros difíceis de reverter posteriormente.

Primeira etapa: Decida o que será migrado

O senhor não precisa migrar tudo, e nem deve fazê-lo. Classifique os dados em três grupos:

• Migrar: Produtos ativos, clientes ativos, quantidades atuais em estoque, pedidos em aberto, saldos em aberto.
  
• Arquivar: Detalhes de transações de exercícios encerrados. Mantenha uma cópia somente para leitura, em vez de carregá-la no ERP.
  
• Deixe para trás: Produtos sem movimentação nos últimos dois anos, registros duplicados de clientes, lançamentos de teste.
  

Migrar o histórico antigo de transações é tentador, mas caro. Se a qualidade dos dados for ruim, os relatórios históricos também estarão errados, e a confiança no sistema desaparecerá logo na primeira semana. Manter o histórico em um arquivo e iniciar o ERP com os dados limpos é mais recomendável.

Passo Dois: Limpar os registros de produtos e clientes

Listas criadas em planilhas apresentam os mesmos problemas:

• Duplicatas: “ABC Ltd.”, “ABC Limited” e “abc ltd” aparecem como três clientes distintos. Unifique-os com base no número de identificação fiscal.
  
• Ausência de padrão de codificação: Se os códigos de produtos foram criados seguindo lógicas diferentes, a pesquisa e o agrupamento não funcionarão. Chegue a um acordo sobre uma regra de codificação antes da migração.
  
• Confusão de unidades: Se o mesmo produto for registrado ora em peças e ora em caixas, a quantidade em estoque perde o sentido. Escolha uma unidade-base por produto e defina os fatores de conversão separadamente.
  
• Campos obrigatórios em branco: A falta da alíquota de imposto, da unidade ou da categoria impedirá o carregamento.
  

Etapa Três: Escolha a Data de Transição

• Ideal: o início do ano fiscal. Os saldos iniciais se formam naturalmente e as comparações permanecem claras.
  
• Segunda melhor opção: o primeiro dia do mês. A migração no meio do mês dificulta a reconciliação.
  
• Nunca durante a alta temporada. Uma equipe não consegue aprender um novo sistema e, ao mesmo tempo, lidar com as semanas mais movimentadas.
  

Etapa Quatro: Elabore os saldos iniciais

• Estoque: Quantidades verificadas por meio de contagem física, com custos unitários. O estoque inicial inserido sem contagem prejudica seu primeiro relatório de custos.
  
• Saldos de clientes e fornecedores: De preferência, detalhados por fatura. Um saldo único e global impossibilita a conciliação de pagamentos posteriormente.
  
• Caixa e banco: Saldos reais no momento da migração, reconciliados com os extratos.
  
• Pedidos em aberto: Pedidos de venda ainda não despachados e pedidos de compra ainda não recebidos.
  

Etapa Cinco: A Operação Paralela

Executar transações críticas em ambos os sistemas durante um mês permite que você identifique erros em ambiente de teste, em vez de em produção. As regras:

• Limite-se a um mês. Se durar mais, a equipe começará a usar os dois sistemas de forma descuidada.
  
• Compare três números semanalmente: vendas totais, valor total do estoque e saldo total dos clientes.
  
• Quando surgir uma diferença, identifique sua origem antes de prosseguir.
  
[*]Anuncie a data de término com antecedência e torne o sistema antigo somente para leitura nessa data.

Erros comuns

Trazer velhos hábitos para o sistema. Insistir que “sempre fizemos assim” e usar o ERP como uma planilha anula o benefício da migração.

Migrar todos de uma só vez. Começar por um departamento e aplicar as lições aprendidas aos demais é muito menos arriscado.

Carregar dados sem um backup. Faça um backup do banco de dados antes de cada carregamento em massa. Uma coluna mapeada incorretamente pode corromper milhares de registros.

Em resumo

A transição das planilhas para o ERP é um projeto de dados, não uma instalação de software. Decidir o que não migrar é tão importante quanto decidir o que migrar. Escolha a data de transição de acordo com o calendário contábil, verifique os saldos iniciais por meio de uma contagem física e mantenha a operação paralela curta, mas disciplinada.

Podemos analisar suas planilhas atuais e avaliar o escopo do trabalho necessário para prepará-las para a migração. Entre em contato para discutir seus processos.