HR-software: van personeelsdossiers tot prestatiebeheer

HR-software wordt vaak verward met salarisverwerkingssoftware. Salarisverwerking is een rekeninstrument; HR-software regelt hoe de gegevens die aan die berekening ten grondslag liggen, worden verzameld. Dat verschil is de oorzaak van de chaos die u aan het einde van de maand ervaart.

Zodra het personeelsbestand de dertig overschrijdt, kunnen verlofaanvragen, overwerkregistraties en personeelsdocumenten niet langer via e-mail en op papier worden afgehandeld. Dit artikel behandelt de volgorde waarin u HR-processen in een systeem kunt integreren.

Laag één: het personeelsdossier

Alles is afhankelijk van het feit dat personeelsdocumenten op één plek worden bewaard, voorzien van datums:

• Identiteits- en contactgegevens — inclusief huidig adres en contactpersoon voor noodgevallen.
  
• Contracten en wijzigingen — met de geschiedenis van salariswijzigingen.
  
• Opleidingen en certificaten — met name veiligheidstrainingen, met vervaldata.
  
• Toegewezen apparatuur — telefoon, laptop, voertuig, sleutels.
  
• Medische dossiers en onderzoeksdata — voor het bijhouden van periodieke gezondheidscontroles.
  

Het digitaliseren van de documenten is niet voldoende; voor alles met een vervaldatum moet een herinnering worden gegenereerd. Een medewerker wiens veiligheidstraining is verlopen en die op de werkplek aanwezig is, vormt een direct risico op het gebied van naleving.

Laag twee: Verlof en afwezigheid

• Het recht op verlof wordt automatisch berekend. Het recht op jaarlijks verlof is afhankelijk van de indiensttredingsdatum en anciënniteit; bij handmatige registratie zijn fouten onvermijdelijk.
  
• Overdracht wordt correct afgehandeld. Het overdragen van ongebruikte verlofdagen naar het volgende jaar is het onderdeel dat het vaakst verkeerd wordt berekend.
  
• De goedkeuringsketen verloopt soepel. Een verzoek komt bij de leidinggevende terecht; zodra het is goedgekeurd, wordt het automatisch in de agenda en het aanwezigheidsregister opgenomen.
  
• Conflicten zijn zichtbaar. Op het moment van goedkeuring moet zichtbaar zijn hoeveel mensen uit hetzelfde team die dag al vrij zijn.
  

Laag drie: Aanwezigheid en overuren

Aanwezigheidsgegevens vormen de basis voor de salarisadministratie. Onjuiste aanwezigheidsgegevens leiden tot onjuiste salarisberekeningen, en het corrigeren daarvan is zowel kostbaar als schadelijk voor het vertrouwen. Let op:

• Definities van diensten: Nachtdiensten, wekelijkse rustdagen en feestdagen worden tegen verschillende tarieven berekend.
  
• Gegevensbron: Gegevens van tourniquets, biometrische systemen of mobiele incheckprocedures die automatisch in het systeem worden ingevoerd. Handmatige invoer vormt de zwakste schakel.
  
• Goedkeuringsproces: Het vooraf goedkeuren van overuren is aanzienlijk goedkoper dan het achteraf betwisten ervan.
  
• Afwezigheidscodes: Ziekteverzuim, onbetaald verlof en ongerechtvaardigde afwezigheid moeten duidelijk van elkaar worden onderscheiden en in overeenstemming zijn met de wettelijke rapportageverplichtingen.
  

Laag vier: Werving

Werving is doorgaans het laatste proces dat wordt gesystematiseerd, maar juist hier gaan de meeste gegevens verloren. De essentiële onderdelen: het publiceren van vacatures, een kandidatenpool, sollicitatiegespreksnotities die voor alle betrokkenen zichtbaar zijn, en vastgelegde feedback.

Ook voor kandidatengegevens geldt een bewaartermijn. Automatische anonimisering van verouderde kandidatenrecords is iets wat u van het systeem mag verwachten.

Laag vijf: Prestaties

• Stel meetbare doelen vast. „Efficiënter werken“ is geen doel; „het percentage verzendfouten terugbrengen tot onder de 2 procent“ is dat wel.
  
• Voer niet te vaak beoordelingen uit. Twee goed uitgevoerde beoordelingen per jaar zijn beter dan vier oppervlakkige.
  
[*]Koppel de uitkomst aan een actie. Een beoordeling die niet gekoppeld is aan een opleiding, een functiewijziging of een salarisbeslissing, wordt een formaliteit.

Integratie met de salarisadministratie

HR-software hoeft de salarisberekening niet zelf uit te voeren; het is van belang dat de aanwezigheids- en afwezigheidsgegevens foutloos bij de salarisadministratie terechtkomen. Maak duidelijk hoe vaak gegevens worden overgedragen, welke afdeling verantwoordelijk is voor welke gegevens en hoe de terugkoppeling verloopt wanneer correcties nodig zijn.

Kort samengevat

HR-software vermindert de werklast van het HR-team niet; het verschuift dat werk van het bijhouden van papierwerk naar het aansturen van mensen. Het grootste deel van het voordeel komt al in de eerste maanden tot uiting, zodra de personeelsdossiers en het verlofbeheer correct zijn ingesteld. Stel prestatiebeheer uit totdat er gegevens beschikbaar zijn waarop dit kan worden gebaseerd.

Met ‘Mekjoy’ Human Resources kunnen wij een configuratie opzetten die aansluit bij uw personeelsbestand en dienstroosters.