E-transformatie: Wat zullen e-Fatura, e-Arşiv en e-İrsaliye veranderen?

E-transformatie wordt vaak samengevat als ‘elektronisch in plaats van op papier’. Dit is een onvolledige omschrijving. De werkelijke verandering zit niet in de vorm van het document, maar in het proces: wanneer een document geacht wordt te zijn afgegeven, hoe het wordt geannuleerd, wie het hoe lang bewaart en welke fouten kunnen worden gecorrigeerd — dit alles is anders.

In dit artikel wordt onderscheid gemaakt tussen verschillende soorten e-Transformatie-documenten en wordt uitgelegd waar u in de praktijk op moet letten. Aangezien de drempels voor verplichtingen periodiek worden bijgewerkt, dient u uw specifieke situatie te toetsen met uw belastingadviseur.

Documenten en hun verschillen

e-Fatura. Wordt uitgegeven tussen belastingplichtigen die in het systeem zijn geregistreerd. De tegenpartij moet eveneens een bij e-Fatura geregistreerde belastingplichtige zijn. Het document wordt in de inbox van de ontvanger bezorgd en kan door de ontvanger worden geaccepteerd of geweigerd. Dit acceptatie-/weigeringmechanisme is een stap die bij papieren facturen niet voorkomt.

e-Arşiv-factuur. Uitgegeven aan personen die geen geregistreerde belastingplichtigen zijn op e-Fatura — eindconsumenten en niet-onderworpen ondernemingen. De ontvanger hoeft niet in het systeem te zijn geregistreerd; het document wordt elektronisch verzonden of er wordt een papieren exemplaar verstrekt.

e-İrsaliye. De elektronische versie van de vrachtbrief. Deze moet worden opgesteld en naar het systeem worden verzonden vóór de daadwerkelijke verzending van de goederen. Bij wegcontroles wordt het document opgevraagd aan de hand van het referentienummer.

e-Defter. Elektronisch beheer van het journaal en het grootboek. Maandelijkse overzichten moeten worden geüpload; vertragingen leiden tot administratieve boetes.

e-Müstahsil, e-Serbest Meslek Makbuzu en andere. Aanvullende documenten, afhankelijk van de bedrijfstak.

Beslissingen die tijdens de overgang moeten worden genomen

Keuze van de methode. Er zijn drie opties: handmatige verwerking via het portaal van de overheid, maatwerkintegratie op uw eigen server of via een gespecialiseerde integrator. Het portaal is gratis bij kleine volumes, maar kan niet worden gekoppeld aan een ERP-systeem; het is niet haalbaar bij volumes van meer dan enkele facturen per dag. Voor de meeste bedrijven is een gespecialiseerde integrator de juiste keuze.

Selectie van een integrator. Vragen die u tijdens de evaluatie moet stellen: Beschikken zij over een kant-en-klare integratie met uw ERP-systeem? Wat gebeurt er in geval van een storing? Wordt de inkomende documentstroom ook ondersteund? Hoe lang blijft de toegang tot het archief beschikbaar na afloop van het contract? Hoe varieert de eenheidsprijs afhankelijk van het volume?

Nummeringsschema. Stel uw documentreeksen en volgnummeringsschema vanaf het begin vast. Als u van plan bent om aparte reeksen per vestiging, magazijn of verkoopkanaal te gebruiken, is dit een beslissing die moeilijk te wijzigen is zodra de overgang is voltooid.

Wijziging van werkwijzen tijdens het proces

Annulering en correctie. Bij papieren facturen zou een onjuist uitgegeven document worden verscheurd en zou er een nieuw exemplaar worden uitgegeven. Dit is niet mogelijk bij e-Fatura; het document is immers al in het systeem ingevoerd. Correcties worden aangebracht via creditnota’s of via het afwijzingsmechanisme. Dit is de verandering die de grootste uitdaging vormt voor het boekhoudteam en waarvoor training vereist is.

Timing. e-İrsaliye moeten worden uitgegeven voordat de goederen worden verzonden. De gewoonte om ‘ze ’s avonds allemaal in één keer uit te geven’ werkt hier niet en vereist een reorganisatie van het verzendproces.

Beheer van inkomende documenten. E-transformatie heeft niet alleen betrekking op de documenten die u verstuurt, maar ook op de documenten die u ontvangt. Het automatisch importeren van inkomende e-Fatura in het ERP-systeem levert een aanzienlijke tijdwinst op aan de inkoopzijde — en de afwijzingstermijn mag niet worden overschreden.

Bewaarplicht

Aan de bewaarplicht voor elektronische documenten wordt niet automatisch voldaan door deze louter op de server van uw integrator op te slaan. De wettelijke verantwoordelijkheid voor het bewaren ligt bij de belastingplichtige. In de praktijk moeten de volgende stappen worden genomen:

• Het maken van back-ups van de ondertekende originele versies van de documenten op een locatie waarover u zelf de controle heeft.
  
• Het periodiek controleren van de leesbaarheid van de back-ups.
  
• Het opnemen van een clausule in het contract met betrekking tot de overdracht van historische documenten in geval van een verandering van integrator.
  

ERP-integratie

De voordelen van e-Transformatie komen pas volledig tot uiting wanneer deze is geïntegreerd met een ERP-systeem. Wat u kunt verwachten:

• Facturen worden in het ERP-systeem aangemaakt en met één druk op de knop verzonden; het is niet nodig om gegevens in een apart scherm in te voeren.
  
• Automatische controle van de fiscale status van de ontvanger en selectie van het documenttype.
  
• Weergave van de verzendstatus (verzonden, geaccepteerd, afgewezen) binnen het ERP-systeem.
  
• Automatische koppeling van inkomende facturen aan inkooporders.
  
[*]Duidelijke waarschuwingen in geval van een fout — niet ‘schemafout’, maar bijvoorbeeld ‘fiscaal nummer van de ontvanger ongeldig’.

Samenvatting

e-Transformation is geen verandering van formaat, maar een verandering van proces. Werkwijzen met betrekking tot annuleringen en correcties, verzendplanning en het beheer van inkomende documenten moeten opnieuw worden ingericht. Door uw klant- en productgegevens vóór de overgang op te schonen, voorkomt u de meeste problemen in de eerste maand.

Met de e-Transformation-oplossing van Mekjoy kunt u uw ERP-systeem koppelen aan de integrator en het proces vanaf één scherm beheren. Neem contact met ons op om uw situatie te bespreken.