Boekhouding: De debiteurenrekening correct opzetten

De debiteurenrekening vormt de kern van de boekhouding. Wanneer de debiteurenrekening correct is opgezet, kunt u op elk moment zien hoeveel u van wie tegoed heeft, wanneer u dit bedrag zult ontvangen en welke klanten een risico vormen. Als het echter onjuist is opgezet, blijft u achter met niets meer dan een saldo – en dat cijfer geeft geen antwoord op uw vragen.

In dit artikel wordt uitgelegd welke beslissingen u moet nemen bij het opzetten van uw debiteurenadministratie.

Debiteurenkaart: één kaart of afzonderlijke kaarten?

De eerste beslissing betreft het aantal kaarten dat u moet openen voor verschillende transacties met hetzelfde bedrijf:

• Bedrijven die zowel als koper als verkoper optreden. Het openen van één rekening en het salderen van debet- en creditposten is vanuit boekhoudkundig oogpunt praktisch, maar het geeft een vertekend beeld van het saldo voor het verkoopteam. Het openen van afzonderlijke rekeningen en het uitvoeren van de saldering als een afzonderlijke transactie is transparanter.
  
• Klanten met vestigingen. Indien de factuur wordt uitgereikt aan het hoofdkantoor, maar leveringen plaatsvinden aan vestigingen, is één enkele klantrekening met meerdere afleveradressen de juiste opzet.
  
• Groepsmaatschappijen. Een afzonderlijk btw-nummer vereist een afzonderlijke klantrekening. Er is echter een definitie van de moedermaatschappij vereist om de risicolimiet op groepsniveau te kunnen aggregeren.
  

Het belastingnummer moet de unieke identificatiecode voor de klantrekening zijn. Door te voorkomen dat het systeem een tweede rekening met hetzelfde belastingnummer opent, wordt het probleem van dubbele klantrekeningen bij de bron voorkomen.

Vervaldatum: waar het saldo betekenis krijgt

Het totale saldo zegt op zichzelf nog niets. Als de volledige vordering van 100 eenheden deze week opeisbaar is, is de situatie gunstig; als deze zes maanden geleden al opeisbaar was, is de situatie ongunstig. Om dit te zien:

• Voor elke factuur moet een vervaldatum worden ingevoerd. Indien in de debiteurenkaart een regel voor de vervaldatum is gedefinieerd, bijvoorbeeld ‘30 dagen’, wordt deze automatisch berekend bij het uitreiken van de factuur.
  
• Betalingen moeten worden gekoppeld aan de betreffende factuur. Een betaling die van het totale saldo wordt afgetrokken, geeft niet aan welke factuur is voldaan. Als er geen koppeling plaatsvindt, verliest het verouderingsrapport zijn betekenis.
  
• Gedeeltelijke betalingen moeten worden ondersteund. Het komt vaak voor dat slechts een deel van een factuur wordt betaald; het systeem moet het resterende bedrag bijhouden op basis van de vervaldatum.
  

Risicolimiet en -beheersing

Risicobeheer vindt plaats op het moment dat een order wordt aangenomen, niet pas nadat er een incassoprobleem is ontstaan. Een haalbare aanpak:

• Stel limieten vast per klant. De limiet wordt bepaald op basis van zekerheden en betalingsgeschiedenis.
  
• Zorg ervoor dat er controles worden uitgevoerd op het moment dat de bestelling wordt geplaatst. Indien de limiet wordt overschreden, dient de bestelling weliswaar te worden geregistreerd, maar in afwachting van goedkeuring in de wacht te worden gezet. Het volledig blokkeren van bestellingen legt de verkoop volledig stil; het nalaten van een waarschuwing verhoogt het risico.
  
• Houd achterstallige saldi apart bij. Een klant die zijn limiet nog niet heeft bereikt maar al drie maanden niet heeft betaald, vormt een groter risico dan een klant die zijn limiet wel heeft bereikt maar regelmatig betaalt.
  
• Houd garanties in de gaten. Vervaldata van garantieverklaringen en hypotheken moeten aanleiding geven tot waarschuwingen.
  

Cheques en wissels

Het bijhouden van verhandelbare waardepapieren vormt een afzonderlijk onderdeel van de klantrekening. De levenscyclus van een cheque moet worden bijgehouden: opname in de portefeuille, endossering of indiening bij de bank ter incasso, incasso of teruggave wegens niet-betaling. Het opnieuw boeken van een geweigerde cheque in de klantrekening dient automatisch te gebeuren; indien dit handmatig gebeurt, bestaat de kans dat het wordt vergeten.

Het opnemen van post-gedateerde cheques in de kasstroomprognose is het moment waarop pre-boekhouding overgaat in financiële administratie.

Afstemming

Het afstemmen van de lopende rekening is een taak die periodiek moet worden uitgevoerd, maar in veel bedrijven vaak wordt verwaarloosd. Als er geen afstemming plaatsvindt, stapelen de discrepanties zich op en zijn deze tegen het einde van het jaar onmogelijk nog op te lossen. Hulpmiddelen:

• De mogelijkheid om afstemmingsbrieven in bulk vanuit het systeem te genereren en deze per e-mail te verzenden.
  
• Het vastleggen van de goedkeuring of het bezwaar van de tegenpartij.
  
[*]Het in kaart brengen en volgen van rekeningen met afwijkingen.

Kasmiddelen en bankrekeningen

De tegenpost van het debiteurenboek is de post ‘Kasmiddelen en bankrekeningen’. Het automatisch inlezen en afstemmen van banktransacties uit afschriften is een van de functies die de meeste tijd bespaart bij debiteurenbeheer. Transacties die niet kunnen worden afgestemd, moeten in een aparte lijst worden verzameld en regelmatig worden verwerkt.

Samenvatting

Boekhouding gaat niet alleen over het uitschrijven van facturen. Identificeer de klantrekening eenduidig aan de hand van het belastingnummer, vermeld de betalingstermijn op elke factuur, koppel betalingen aan de betreffende facturen en implementeer risicobeheersing op het moment dat de order wordt geplaatst. Zodra deze vier elementen zijn geïmplementeerd, zullen de verouderingsanalyse en de kasstroomprognoses automatisch correct functioneren.

Wij kunnen samen met u uw debiteurenbeheerstructuur ontwerpen met behulp van de Accounts Payable & Finance-oplossing van Mekjoy.