Kasstroom: Winstgevend op papier, maar krap bij kas

De meeste bedrijven komen niet in de problemen omdat ze verlies lijden, maar omdat ze hun kasstroom niet goed kunnen beheren. Winst is een boekhoudkundig resultaat en ontstaat op het moment dat een factuur wordt uitgereikt. Kasstroom ontstaat pas wanneer het geld daadwerkelijk op de rekening wordt bijgeschreven. De kloof tussen deze twee momenten vormt de valkuil waarin groeiende bedrijven terechtkomen.

Het patroon is bekend: de omzet stijgt, de winst-en-verliesrekening ziet er gezond uit, en toch is het elke loonweek krap. De reden is eenvoudig: om te groeien moet u eerst geld uitgeven voordat u inkomsten ontvangt.

De kasconversiecyclus

• Voorraadomlooptijd: Het gemiddelde aantal dagen tussen de aankoop en de verkoop van goederen.
  
• Incassotermijn: Het gemiddelde aantal dagen tussen de verkoop en de incasso.
  
• Betalingstermijn: Het gemiddelde aantal dagen tussen de aankoop en de betaling.
  

Cyclus = voorraaddagen + debiteurendagen − crediteurdagen. Als het resultaat 60 dagen is, financiert u elke verkoop gedurende 60 dagen. Groei plannen zonder dit cijfer te kennen, betekent dat u niet weet hoeveel liquide middelen u nodig zult hebben.

Vier factoren die de kasstroom onder druk zetten

Termijnverschil. Leveranciers binnen 30 dagen betalen terwijl u pas na 90 dagen incasseert, betekent dat u het verschil van 60 dagen zelf moet financieren. Dat verschil neemt toe naarmate uw bedrijf groeit.

Trag draaiende voorraad. Goederen in het magazijn zijn vastzittend kapitaal. Dode voorraad wordt op de balans als een actief vermeld, maar levert geen contanten op.

Slordige incasso. Een vordering die op de vervaldatum door niemand wordt opgevolgd, betaalt zichzelf niet. Incasso maakt deel uit van de verkoop, het is geen afzonderlijke taak.

Ongeplande kapitaaluitgaven. Het financieren van machines, voertuigen of voorraad uit werkkapitaal. Het financieren van een langetermijnactief met kortetermijnmiddelen is een klassieke fout.

De 13-wekenprognose

Een jaarbudget is te grofmazig voor kasbeheer; dagelijkse monitoring zorgt ervoor dat u door de bomen het bos niet meer ziet. In de praktijk is het nuttigste hulpmiddel een doorlopende prognose voor 13 weken met wekelijkse categorieën:

• Beginkas: Bank- en kassaldi.
  
• Ontvangsten: Vorderingen die die week vervallen, vermenigvuldigd met een realisatiepercentage op basis van uw eigen historiek. Uitgaan van 100 procent maakt de prognose onbruikbaar.
  
• Betalingen: Betalingsvoorwaarden van leveranciers, salarissen, belastingen, huur, aflossingen op leningen.
  
• Eindkaspositie: Beginbalans plus incasso’s minus betalingen.
  

Werk deze wekelijks bij en vergelijk de prognose van vorige week met de werkelijke uitkomst. Door de oorzaak van het verschil te achterhalen, kunt u uw prognoses snel verbeteren.

Waar ERP helpt

• Openstaande facturen en vervaldata uit het debiteurenregister.
  
• Openstaande inkooporders en betalingsschema’s.
  
• Banksaldi via integratie.
  
• Terugkerende betalingen — salarissen, huur, leningen — op basis van een vastgestelde kalender.
  

Concrete manieren om de kaspositie te verbeteren

• Bied een korting bij vroegtijdige betaling aan. Een kleine korting kost minder dan factoring.
  
• Verkort de factureringstermijn. Een factuur die drie dagen na verzending wordt uitgegeven, vertraagt de incasso met drie dagen.
  
• Ruim dode voorraad op. Voorraad die al een jaar niet is verplaatst, levert contant geld op, zelfs wanneer deze met verlies wordt verkocht.
  
• Heronderhandel de voorwaarden met leveranciers. Als klant die altijd op tijd betaalt, is het redelijk om om langere betalingstermijnen te vragen.
  
[*]Systematiseer de incasso. Een herinnering vóór de vervaldatum, een telefoontje op de dag zelf, een schriftelijke aanmaning bij achterstand.

Kort samengevat

Liquiditeit moet los van de winst worden beheerd. Bereken uw omloopsnelheid, stel een prognose voor 13 weken op en werk deze wekelijks bij. Het verkorten van de debiteurenomlooptijd is voor de meeste bedrijven de snelste en goedkoopste bron van liquiditeit.

Wij kunnen uw liquiditeitsprognose koppelen aan realtime gegevens met Mekjoy Pre-Accounting & Finance.