Business Intelligence: Neem beslissingen, maak geen dashboards

De meeste BI-projecten slagen technisch gezien, maar mislukken in de praktijk. De dashboards worden gebouwd, de grafieken zijn kleurrijk, de gegevens stromen binnen — en zes maanden later opent niemand ze nog. De reden hiervoor is meestal dat de dashboards zijn ontworpen om beschikbare gegevens weer te geven in plaats van om vragen te beantwoorden.

Begin bij de beslissing

De juiste volgorde is: welke beslissing gaat u nemen, welke vraag moet voor die beslissing worden beantwoord, welke maatstaf geeft daarop antwoord, en op basis van welke gegevens wordt die maatstaf berekend. Als u het andersom aanpakt – „we hebben deze gegevens, wat zullen we laten zien?“ – leidt dat tot dashboards die niemand gebruikt.

Een concreet voorbeeld. Beslissing: welke productgroep verdient een investering in voorraad? Vraag: welke groep heeft een snelle omloopsnelheid en behoudt de marge? Kengetal: voorraadomloopsnelheid en brutomarge. Gegevens: verkoopontwikkelingen en voorraadkosten. Zodra die keten bestaat, kan het dashboard uit één enkele tabel bestaan — maar het wordt elke week geopend.

Kengetallen kiezen

• De maatstaf leidt tot actie. Als u weet wat u gaat doen wanneer het cijfer verslechtert, is het een goede maatstaf. Als u dat niet weet, is het slechts informatie.
  
• Er is één verantwoordelijke. Een maatstaf zonder verantwoordelijke wordt niet opgevolgd.
  
• Het is moeilijk te manipuleren. Als het team de indicator kan verbeteren door het bedrijf schade te berokkenen, is de indicator verkeerd. Het verkorten van de afhandelingstijd van telefoongesprekken door klanten te haasten is een klassiek voorbeeld.
  
• Het is vergelijkbaar. Een getal op zich zegt niets; het krijgt pas betekenis in vergelijking met een voorgaande periode, een streefcijfer of een vergelijkbare eenheid.
  

Gegevenskwaliteit staat voorop

• Gedeelde definities: Wat betekent „omzet“ — bestellingen, verzendingen of facturen? Worden retourzendingen in mindering gebracht? Als afdelingen verschillende definities hanteren, zullen dashboards elkaar tegenspreken.
  
• Volledigheid: Als velden voor categorie, regio of verkoopmedewerker leeg worden gelaten, is gesegmenteerde rapportage onmogelijk.
  
• Timing: De vertraging tussen het moment waarop een transactie plaatsvindt en het moment waarop deze wordt geregistreerd, vertekent vergelijkingen tussen periodes.
  
• Eén bron: Als dezelfde maatstaf in twee systemen twee verschillende waarden oplevert, ondermijnt dit het vertrouwen in het gehele rapport.
  

Ontwerp van het dashboard

• Het past op één scherm. Een dashboard waarvoor u moet scrollen, is een dashboard waarvan de onderste helft nooit wordt gezien.
  
• De belangrijkste maatstaf staat linksboven. Dat is waar het oog naartoe gaat.
  
• Kleur is voorbehouden aan uitzonderingen. Wanneer alles gekleurd is, valt er niets op.
  
• Het grafiektype sluit aan bij de gegevens. Lijngrafieken voor tijdreeksen, staafdiagrammen voor categorievergelijkingen. Cirkeldiagrammen zijn niet meer leesbaar als er meer dan twee segmenten zijn.
  
• De actualiteit is zichtbaar. Een dashboard zonder een tijdstempel met „per” wekt geen vertrouwen.
  

Rapporten omzetten in beslissingen

• Een korte wekelijkse evaluatie waarin alleen de statistieken worden behandeld die zijn veranderd.
  
• Voor elke afwijking worden een verantwoordelijke en een actie vastgesteld.
  
• De acties van vorige week worden aan het begin van de volgende sessie geëvalueerd.
  
[*]Kengetallen die in de afgelopen drie maanden niet tot een besluit hebben geleid, worden uit het dashboard verwijderd.

Geautomatiseerde waarschuwingen

De meest efficiënte rapportage is rapportage die niet hoeft te wachten tot ernaar wordt gekeken. Op drempelwaarden gebaseerde waarschuwingen — kritieke voorraadniveaus, achterstallige vorderingen, omzet onder de doelstelling — moeten vanzelf bij de betreffende persoon terechtkomen. Wachten tot iemand een dashboard opent, is wachten tot het probleem groter wordt.

Kort samengevat

BI is geen visualisatieproject; het is een project gericht op besluitvorming. Werk achteruit, van de beslissing naar de gegevens, houd het aantal indicatoren laag en koppel aan elke indicator een verantwoordelijke en een actie. Het verwijderen van ongebruikte indicatoren is net zo belangrijk als het toevoegen van nieuwe.

Wij kunnen samen met u bepalen welke indicatoren u dient bij te houden via Mekjoy Business Intelligence & Reporting.