Beheer van de buitenlandse handel: voorkomen dat u na inklaring voor onaangename kosten komt te staan

Een veelvoorkomend probleem waarmee importerende bedrijven te maken hebben, is het volgende: de werkelijke kosten van de goederen worden pas weken nadat deze het magazijn zijn binnengekomen duidelijk. Tegen die tijd zijn de verkopen al gesloten, de prijzen al opgegeven en zijn er zelfs al promotiecampagnes van start gegaan. Later binnenkomende vracht- en douanefacturen jagen de kosten op, waardoor de winstgevendheid lager uitvalt dan verwacht.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u buitenlandse handelsprocessen traceerbaar kunt maken en hoe u op het juiste moment inzicht krijgt in de kosten.

Verzenddossier: de ruggengraat van het proces

In de internationale handel is niet de bestelling de eenheid voor het volgen van het proces, maar het verzenddossier. Eén enkel dossier bevat alle documenten en kosten met betrekking tot één enkele zending:

• Handelsdocumenten: Proformafactuur, orderbevestiging, handelsfactuur, paklijst.
  
• Vervoersdocumenten: Vrachtbrief of vervoersbewijs, verzekeringspolis.
  
• Douanedocumenten: Aangifte, certificaat van oorsprong, certificaat van goederenverkeer (indien van toepassing).
  
• Kostenposten: Kosten van goederen, vracht, verzekering, douanerechten, opslag, douaneadvies, binnenlands transport, bankkosten.
  
• Statusinformatie: Geladen, onderweg, in de haven, bij de douane, in het magazijn.
  

Indien dit bestand in het systeem is gedefinieerd, kunnen de geschatte kosten worden berekend terwijl de goederen zich nog onderweg bevinden. Dit is niet mogelijk indien de documenten in mappen zijn opgeslagen en de kosten in een afzonderlijke tabel zijn opgenomen.

Kostenverdeling

Indien een zending uit meer dan één product bestaat, moeten de gedeelde kosten over de producten worden verdeeld. De toewijzingssleutel varieert afhankelijk van de kostenpost:

• Vrachtkosten: Over het algemeen gebaseerd op volume (kubieke meters) of gewicht. Welke maatstaf wordt gehanteerd, wordt gespecificeerd in het transportcontract.
  
• Verzekering: Gebaseerd op de waarde van de goederen.
  
• Douanerechten: Per product gelden verschillende tarieven op basis van de HS-code; een forfaitaire toerekening zou onjuist zijn; deze moet per artikel worden berekend.
  
• Kosten voor douaneadvies en -documentatie: Gebaseerd op de waarde van de goederen of het aantal artikelen.
  
• Binnenlands transport en opslag: Gebaseerd op gewicht of volume.
  

Wisselkoersverschil

Bij aankopen in vreemde valuta zijn de kosten afhankelijk van de wisselkoers waarop deze worden geboekt. Beslissingspunten:

• Boekingskoers: De factuurdatum of de datum van de douaneaangifte? Voor belastingdoeleinden wordt de wisselkoers op de datum van de aangifte gehanteerd.
  
• Wisselkoers bij betaling: Bij uitgestelde aankopen wijkt de wisselkoers op de betalingsdatum af. Het verschil wordt geboekt als een wisselkoerswinst of -verlies.
  
• Herwaardering: Niet-afgewikkelde verplichtingen in vreemde valuta worden aan het einde van de periode geherwaardeerd.
  

Of het wisselkoersverschil ten laste van de kostprijs van goederen of rechtstreeks ten laste van een kostenrekening wordt gebracht, maakt deel uit van uw boekhoudbeleid en dient consistent te worden toegepast.

Exportzijde

De vereisten die bij export moeten worden nageleefd, zijn anders:

• Leveringsvoorwaarden (Incoterms): Deze bepalen welke kosten door wie worden gedragen; zij vormen de basis voor de prijsstelling. Voor hetzelfde product zijn onder verschillende leveringsvoorwaarden verschillende prijslijsten vereist.
  
• Betalingswijze: Vooruitbetaling, contante betaling bij levering, betaling tegen overlegging van documenten of een kredietbrief. In het geval van een kredietbrief is strikte naleving van de documentatievereisten verplicht; één enkele fout in de brief leidt tot het stopzetten van de betaling.
  
• Monitoring van de looptijd van de kredietbrief: Indien de deadlines voor verzending en het overleggen van documenten worden overschreden, vervalt de kredietbrief. Het is van essentieel belang dat er waarschuwingen worden geactiveerd voor deze data.
  
• Exportstimulansen: Indien van toepassing, het bijhouden van relevante documentatie en deadlines.
  

Integratie met ERP

De concrete voordelen van de module voor buitenlandse handel binnen het ERP-systeem:

• Zodra de verzendkosten definitief zijn vastgesteld, worden de voorraadkosten automatisch bijgewerkt.
  
• Goederen in transit worden als een afzonderlijke regel weergegeven in voorraadrapporten — de inkoopplanning wordt hierop afgestemd.
  
• Verplichtingen in vreemde valuta worden meegenomen in de kasstroomprognose op basis van wisselkoersprognoses.
  
[*]Op HS-codes gebaseerde belastingtarieven worden opgeslagen in het productstamrecord en hoeven niet voor elke zending opnieuw te worden opgezocht.

Samenvatting

De kosten van buitenlandse handel beperken zich niet tot de goederenkosten, en kosten die pas achteraf aan het licht komen, leiden tot onjuiste prijsbepaling. Zorg voor een robuuste bestandsstructuur voor zendingen, verdeel de gedeelde kosten correct per artikel met behulp van de juiste toewijzingssleutel en voer de geschatte kosten vanaf het begin in, waarbij u deze bijwerkt zodra de werkelijke cijfers beschikbaar zijn.

Wij kunnen uw import- en exportprocessen in één enkel bestand samenvoegen met behulp van de Mekjoy Foreign Trade-oplossing.