Een B2B-portaal: het verwerken van bestellingen van dealers zonder gebruik te maken van de telefoon

Het aannemen van bestellingen van dealers via de telefoon, een berichtenapp of e-mail werkt tot op zekere hoogte prima. Het probleem doet zich niet voor wanneer het volume toeneemt, maar wanneer de kosten van fouten zichtbaar worden: verkeerd verstaan codes, verkeerd genoteerde hoeveelheden, verloren gegane berichten en discussies over wie wat heeft gezegd.

Een B2B-portaal draagt die taken over aan de dealer. Maar aan die overdracht zijn voorwaarden verbonden; het volstaat niet om alleen een portaal te openen en dealers ernaar te verwijzen.

Voorwaarde: gegevenskwaliteit

• Productafbeeldingen en -beschrijvingen. Dealers herkennen producten niet aan de hand van codes; uit een catalogus zonder afbeeldingen worden geen bestellingen geplaatst.
  
• Nauwkeurige voorraadstanden. Een artikel dat op het portaal als „op voorraad“ wordt weergegeven, maar vervolgens niet kan worden verzonden, ondermijnt het vertrouwen al in de eerste week.
  
• Actuele prijslijsten. Als u per klantgroep verschillende prijzen hanteert, moeten die regels in het systeem zijn vastgelegd.
  
• Eenheden en verpakkingshoeveelheden. Groothandelsbestellingen worden doorgaans per verpakking geplaatst; een verkeerde omrekening leidt tot verzending van de verkeerde hoeveelheid.
  

Prijsstructuur

• Groepsgebonden lijsten: Dealers, distributeurs en zakelijke klanten raadplegen verschillende lijsten.
  
• Klantspecifieke uitzonderingen: Een speciale prijs voor één klant op één product.
  
• Hoeveelheidskortingen: Automatische kortingen boven vastgestelde drempels.
  
• Campagnedefinities: Aan een datum gebonden, op productgroepen gebaseerde extra kortingen.
  
• Prioriteitsvolgorde: Wanneer meerdere regels tegelijk van toepassing zijn, moet expliciet worden vastgelegd welke regel voorrang heeft. Dit is het detail dat het vaakst over het hoofd wordt gezien.
  

Zichtbaarheid van de account

Door dealers inzage te geven in hun eigen account worden de meeste vragen aan de boekhouding voorkomen. Het portaal dient het huidige saldo, openstaande en achterstallige bedragen, eerdere facturen die kunnen worden gedownload, een overzicht van verrichte betalingen en, indien van toepassing, de resterende kredietlimiet weer te geven.

Wanneer de kredietlimiet zichtbaar is, betalen dealers voordat zij een bestelling plaatsen die deze limiet zou overschrijden. Hierdoor wordt de incassodruk weggenomen bij het verkoopteam en verlegd naar het systeem.

Bestelstroom

• De dealer plaatst de bestelling: Het winkelmandje wordt gecontroleerd aan de hand van de voorraad en prijzen in het ERP-systeem.
  
• Er worden automatische controles uitgevoerd: Kredietlimiet, minimale bestelwaarde, beschikbaarheid van de voorraad.
  
• Bestellingen die de controles doorstaan, worden direct verwerkt. De meeste bestellingen zouden deze route moeten volgen; anders verliest automatisering zijn zin.
  
• Bestellingen die een controle niet doorstaan, worden ter goedkeuring doorgestuurd. Een verkoopverantwoordelijke beoordeelt de bestelling, neemt een besluit en de dealer wordt hiervan op de hoogte gesteld.
  
• De dealer volgt de status via het portaal. Goedgekeurd, gepickt, verzonden, gefactureerd — met een trackingnummer.
  

Het gebruik stimuleren

• Geef het portaal een concreet voordeel. Een kleine korting of prioritaire verzending bij bestellingen via het portaal zorgt ervoor dat gewoontes snel veranderen.
  
• Voer de invoering geleidelijk door. Begin met een handvol van uw dealers met het hoogste volume en los eventuele problemen samen met hen op.
  
• Zorg ervoor dat het op mobiele apparaten werkt. Dealers zijn doorgaans onderweg, niet achter een bureau.
  
[*]Bied snelle nabestelling aan. „Laatste bestelling herhalen“ is steevast de meest gebruikte functie.

In het kort

Een B2B-portaal ontlast het verkoopteam van het aannemen van bestellingen, waardoor het zich kan richten op accountontwikkeling. Maar dit werkt alleen als de productgegevens, de voorraadnauwkeurigheid en de prijsregels op orde zijn. Zorg dat deze drie aspecten gereed zijn voordat u het portaal opent, en geef dealers vervolgens een concrete reden om over te stappen.

Met Mekjoy B2B kunnen wij een oplossing op maat ontwikkelen die aansluit bij uw dealernetwerk.