Van spreadsheets naar ERP: gegevens migreren zonder verlies
De meeste bedrijven die de overstap maken van spreadsheets naar ERP, verwachten dat de installatie van de software het moeilijkste deel zal zijn. Dat is echter niet het geval. Het moeilijkste deel is het omzetten van jarenlang verzamelde gegevens naar een formaat dat het nieuwe systeem kan verwerken — en dat werk neemt doorgaans meer dan de helft van het project in beslag. Slaat u deze stap over, dan levert uw nieuwe systeem vanaf dag één onjuiste cijfers op.
Deze handleiding benadert de migratie vanuit het perspectief van de gegevens. De volgorde is van belang; het omdraaien van stappen leidt tot fouten die later moeilijk ongedaan te maken zijn.
Stap één: Bepaal wat er wordt overgezet
U hoeft niet alles te migreren, en dat moet u ook niet doen. Deel de gegevens in drie groepen in:
- Migreren: Actieve producten, actieve klanten, huidige voorraadhoeveelheden, openstaande orders, openstaande saldi.
- Archiveren: Transactiegegevens van afgesloten boekjaren. Bewaar een alleen-lezen kopie in plaats van deze in het ERP-systeem te laden.
- Achterlaten: Producten waar de afgelopen twee jaar geen beweging in is geweest, dubbele klantrecords, testgegevens.
Het migreren van oude transactiegegevens is verleidelijk, maar kostbaar. Als de gegevenskwaliteit slecht is, zullen ook historische rapporten onjuist zijn en verdwijnt het vertrouwen in het systeem al in de eerste week. Het is verstandiger om de geschiedenis in een archief te bewaren en het ERP-systeem met een schone lei te starten.
Stap twee: Product- en klantrecords opschonen
Lijsten die in spreadsheets zijn gegroeid, hebben dezelfde tekortkomingen:
- Duplicaten: "ABC Ltd.", "ABC Limited" en "abc ltd" worden als drie afzonderlijke klanten geregistreerd. Voeg deze samen op basis van het belastingnummer.
- Geen coderingsstandaard: Als productcodes volgens verschillende logica’s zijn aangemaakt, zullen zoeken en groeperen niet werken. Spreek vóór de migratie één coderingsregel af.
- Verwarring over eenheden: Als hetzelfde product soms per stuk en soms per doos wordt geregistreerd, verliest de voorraadhoeveelheid zijn betekenis. Kies één basiseenheid per product en definieer de omrekeningsfactoren afzonderlijk.
- Lege verplichte velden: Ontbrekende belastingtarieven, eenheden of categorieën zullen het laden tegenhouden.
Stap drie: Kies de overgangsdatum
- Het beste: het begin van een boekjaar. De beginsaldi ontstaan op natuurlijke wijze en vergelijkingen blijven overzichtelijk.
- Op één na beste: de eerste dag van de maand. Een overgang halverwege de maand maakt het afstemmen lastig.
- Nooit tijdens het hoogseizoen. Een team kan niet tegelijkertijd een nieuw systeem leren en uw drukste weken afhandelen.
Stap vier: Stel de beginsaldi op
- Voorraad: Hoeveelheden geverifieerd door een fysieke telling, met eenheidskosten. Het invoeren van de beginvoorraad zonder telling vervuilt uw eerste kostenrapport.
- Saldo’s van klanten en leveranciers: Idealiter uitgesplitst per factuur. Een enkel forfaitair saldo maakt het later afstemmen van betalingen onmogelijk.
- Contanten en bank: Werkelijke saldi op het moment van de overgang, afgestemd tegen afschriften.
- Openstaande orders: Verkooporders die nog niet zijn verzonden en inkooporders die nog niet zijn ontvangen.
Stap vijf: De parallelle werking
Door gedurende een maand cruciale transacties in beide systemen uit te voeren, kunt u fouten onder controle opsporen in plaats van in de productieomgeving. De regels:
- Beperk dit tot één maand. Duurt het langer, dan gaat het team onzorgvuldig met beide systemen om.
- Vergelijk wekelijks drie cijfers: totale omzet, totale voorraadwaarde, totaal saldo van klanten.
- Wanneer er een verschil optreedt, zoek dan eerst de oorzaak voordat u verdergaat.
Veelvoorkomende fouten
Oude gewoonten meenemen in het systeem. Vasthouden aan „zo hebben we het altijd gedaan“ en ERP gebruiken als een spreadsheet doet het voordeel van de migratie teniet.
Iedereen in één keer overzetten. Het is veel minder riskant om met één afdeling te beginnen en de opgedane ervaringen vervolgens naar de andere afdelingen door te trekken.
Gegevens laden zonder back-up. Maak vóór elke bulkimport een back-up van de database. Eén verkeerd toegewezen kolom kan duizenden records beschadigen.
Kort samengevat
De overstap van spreadsheets naar ERP is een gegevensproject, geen software-installatie. Beslissen wat u niet wilt migreren, is net zo belangrijk als beslissen wat u wel wilt migreren. Kies het moment van de overgang op basis van de boekhoudkundige kalender, controleer de beginsaldi door middel van een fysieke telling en houd de parallelle werking kort maar strak georganiseerd.
Wij kunnen uw huidige spreadsheets beoordelen en de omvang van de werkzaamheden in kaart brengen die nodig zijn om ze klaar te maken voor migratie. Neem contact met ons op om uw processen te bespreken.
Gerelateerde berichten
HR-software: van personeelsdossiers tot prestatiebeheer
HR-software is geen salarisverwerkingssoftware. Salarisverwerkingssoftware voert berekeningen uit; HR-software regelt hoe de gegevens waarop die berekeningen zijn gebaseerd, in de eerste plaats worden verzameld.
Projectbeheersoftware: van takenlijsten tot winstmarge
Een taakvolgsysteem laat u zien of er werk is verricht. Het kan u echter niet vertellen wat het werk heeft gekost. Het opbouwen van de lagen die tijd, middelen en winstgevendheid met elkaar verbinden.
Twaalf vragen die u aan een ERP-leverancier moet stellen voordat u een contract ondertekent
Demo’s laten een product van zijn beste kant zien. Wat uiteindelijk de doorslag geeft, zijn de onderwerpen die niemand ter sprake brengt, tenzij u ernaar vraagt. De vragen waarop u schriftelijk antwoord wilt krijgen.
Wat is ERP, en wanneer heeft een groeiend bedrijf dit eigenlijk nodig?
Vergeet de definitie uit het leerboek. De meest praktische manier om te bepalen of u een ERP-systeem nodig hebt, is door te letten op specifieke signalen in het gedrag van uw gegevens.