Projectbeheersoftware: van takenlijsten naar marge

Takenbeheersystemen zijn goedkoop en worden snel ingevoerd. Het probleem is dat ze u niet kunnen vertellen of een voltooid project winst heeft opgeleverd. Een takenlijst laat zien wie wat heeft gedaan; ze laat niet zien hoe lang het heeft geduurd of wat die tijd heeft gekost.

Voor projectmatige bedrijven — bureaus, softwarebedrijven, ingenieurs- en aannemersbedrijven, adviesbureaus — is dat de vraag die ertoe doet. Dit artikel gaat over de overstap van het bijhouden van taken naar het bijhouden van marges.

Vier lagen

• Omvang: Projecten, fasen en taken. Wat er zal worden gedaan.
  
• Tijd: Geplande en werkelijke duur. Hoe lang het heeft geduurd.
  
• Middelen: Toewijzing en capaciteit. Wie het zal doen.
  
• Kosten: De geldwaarde van tijd en middelen. Wat het heeft gekost.
  

De meeste teams blijven steken bij de eerste laag. Het toevoegen van de tweede laag is technisch gezien niet moeilijk, maar vereist discipline; de derde en vierde laag hebben pas betekenis als de tweede betrouwbaar is.

Tijdregistratie effectief maken

• Maak het invoeren eenvoudig. Een wekelijks rooster dat aan het einde van de dag wordt ingevuld, is beter dan een stopwatch per taak.
  
• Leg het doel uit. Wanneer tijdgegevens worden gepresenteerd als een controlemiddel, worden ze opgeblazen. Wanneer ze worden gepresenteerd als input voor prijsbepaling en het in evenwicht brengen van de werkbelasting, worden ze eerlijk ingevoerd.
  
• Beperk het aantal categorieën. Iemand die moet kiezen uit dertig soorten taken, zal altijd dezelfde kiezen.
  
• Beperk het terugwerken van gegevens. Tijd van meer dan drie dagen geleden kan niet nauwkeurig worden herinnerd, en wat men zich niet kan herinneren, wordt verzonnen.
  

Gepland versus werkelijk

Inzetafwijking. Het verschil tussen geschatte en daadwerkelijk bestede uren. Als dit verschil consequent in één richting uitvalt, ligt het probleem bij uw schattingsmethode en niet bij uw team.

Omvangafwijking. Toegevoegd werk dat aanvankelijk niet was gedefinieerd. Het afzonderlijk registreren van toevoegingen is een voorwaarde om deze te kunnen factureren.

Kostenafwijking. Begrote versus werkelijke kosten. Onvolledig tenzij de uitgaven voor materialen en onderaannemers ook aan het project worden toegerekend.

Middelenplanning

• Wekelijkse bezettingsgraad per persoon, exclusief verlof en feestdagen.
  
• Een gecombineerd overzicht van de werkbelasting van één persoon over alle projecten heen.
  
• Waarschuwingen tijdens de planning wanneer een medewerker te zwaar wordt ingezet.
  
• Toewijzing op basis van vaardigheden, essentieel wanneer niet iedereen elke taak kan uitvoeren.
  

Winstgevendheid van projecten

Winst is een eenvoudige formule: omzet minus directe kosten minus toegerekende overheadkosten. De moeilijkheid ligt in het verzamelen van de inputgegevens:

• Omzet: Contractwaarde plus eventuele facturen voor wijzigingsopdrachten.
  
• Arbeidskosten: Tijdregistraties vermenigvuldigd met de uurkosten van een medewerker. De uurkosten zijn niet gelijk aan het brutosalaris; er moet rekening worden gehouden met werkgeversbijdragen en de verhouding tussen factureerbare en totale uren.
  
• Directe kosten: Materialen, onderaannemers, reiskosten, licenties — door de inkoopafdeling aan het project toegewezen.
  
[*]Toerekening van overheadkosten: Huur, management, infrastructuur, verdeeld over de omzet of de arbeidsuren.

Koppeling met ERP

Projectbeheer kan op zichzelf staan, maar toont zijn werkelijke waarde in combinatie met ERP. Inkooporders worden aan projecten gekoppeld, verkoopfacturen komen overeen met de projectopbrengsten en de personeelskosten worden overgenomen uit de salarisadministratie. Het handmatig leggen van die koppeling tussen afzonderlijke systemen kost aan het einde van elke maand meerdere dagen.

In het kort

Een takenlijst geeft aan of het werk is voltooid. Projectmanagementsoftware geeft aan wat het werk heeft gekost. Stel de lagen ‘omvang’, ‘tijd’, ‘middelen’ en ‘kosten’ in die volgorde op — en open de winstgevendheidsrapportage pas wanneer de tijdgegevens betrouwbaar zijn.

Met ‘Mekjoy’ Project Management kunnen wij een configuratie opzetten die aansluit bij uw projectstructuur.