Twaalf vragen die u aan een ERP-leverancier moet stellen voordat u tekent

ERP-demo’s lijken allemaal op elkaar. De schermen lopen vloeiend in elkaar over, de voorbeeldgegevens zijn netjes gepresenteerd en op elke vraag krijgt u als antwoord: „Ja, dat is mogelijk.“ Wat leveranciers daadwerkelijk van elkaar onderscheidt, is niet wat de demo laat zien — het zijn juist de onderwerpen die niemand ter sprake brengt, tenzij u ernaar vraagt.

Vraag om schriftelijke antwoorden op de volgende vragen voordat u tekent. „Dat kan“ is geen antwoord; vraag vervolgens: „hoe, binnen welk tijdsbestek en tegen welke kosten?“

Gegevens en eigendom

1. Zijn de gegevens mijn eigendom en kan ik ze exporteren wanneer ik maar wil? Het antwoord zou „ja“ moeten zijn, en het formaat moet duidelijk zijn — een databaseback-up, of alleen exports naar spreadsheets op schermniveau? Het is erg kostbaar om een systeem te verlaten dat alleen export op schermniveau biedt.

2. Waar worden de gegevens opgeslagen? In eigen land of in het buitenland? Dit brengt nalevingsverplichtingen met zich mee. Als de gegevens in de cloud worden gehost, vraag dan schriftelijk om de back-upfrequentie en de gegarandeerde hersteltijd.

3. Wat gebeurt er met mijn gegevens als het contract afloopt? Hoe lang kunt u gegevens downloaden voordat de toegang wordt geblokkeerd? Dit moet in het contract worden vastgelegd.

Maatwerk en flexibiliteit

4. Hoe wordt omgegaan met afwijkende vereisten? Er zijn drie mogelijkheden: configuratieschermen, maatwerkontwikkeling of „niet mogelijk“. Ga tijdens de demo na in welke categorie uw vereiste valt, aan de hand van een concreet voorbeeld.

5. Blijven aanpassingen behouden bij versie-upgrades? Dit is de duurste verrassing in de ERP-wereld. Aanpassingen die zijn aangebracht door de kerncode te wijzigen, kunnen bij elke upgrade worden overschreven. Vraag schriftelijk na hoe aanpassingen hierdoor worden beïnvloed.

6. Kan mijn eigen team schermen en rapporten wijzigen? Afhankelijk van de leverancier kost elke kleine wijziging in een rapport zowel geld als tijd.

Integraties

7. Voor welke systemen zijn kant-en-klare integraties beschikbaar? Bankstelsels, aanbieders van e-facturering, e-commerceplatforms, marktplaatsen, vervoerders en productiemachines. "We hebben een API" is niet voldoende — het kostenverschil tussen een kant-en-klare connector en het zelf bouwen vanaf nul is aanzienlijk.

8. Mag ik de API-documentatie inzien? De kwaliteit van de documentatie bepaalt rechtstreeks hoe lang integratieprojecten duren. Als u geen toegang krijgt, is dat een waarschuwingsteken.

Project en ondersteuning

9. Wie zullen deel uitmaken van het implementatieteam, en hoeveel projecten hebben zij in mijn sector uitgevoerd? Het verkoopteam en het implementatieteam bestaan doorgaans uit verschillende personen. Vraag naar de naam en het trackrecord van de persoon die uw project zal leiden.

10. Hoe werkt de ondersteuning in de praktijk? Wees specifiek: ondersteuningsuren, reactietijd bij eerste melding, de definitie van een kritiek incident en de toezegging inzake oplossing. „24/7 ondersteuning“ op zich zegt niets.

11. Wat omvat de training? Hoeveel uur, voor hoeveel personen, ter plaatse of op afstand, en wordt deze na de ingebruikname voortgezet? Een gebrek aan training zorgt ervoor dat zelfs goed geïmplementeerde projecten op mislukkingen lijken.

Totale kosten

12. Kunt u mij de totale kosten voor drie jaar schriftelijk verstrekken? Licentie of abonnement, implementatie, aanpassing, training, integratie, jaarlijks onderhoud en de kosten voor het toevoegen van gebruikers. Zonder één enkel cijfer kunt u leveranciers niet met elkaar vergelijken.

De demo op de juiste manier uitvoeren

Een standaarddemo toont de workflow waarin de leverancier het sterkst is. Geef hen in plaats daarvan uw eigen scenario:

• Stuur enkele records uit uw eigen product- en klantenlijsten en vraag hen om daarmee een demonstratie te geven.
  
• Vraag hen om uw meest complexe workflow van begin tot eind uit te voeren — bijvoorbeeld een product met partijtracering, van productie tot verzending.
  
• Vraag naar uitzonderingsgevallen: hoe worden retourzendingen verwerkt, hoe wordt een factuur voor prijsverschillen opgesteld, hoe wordt een tekort bij levering afgehandeld?
  
[*]Vraag hen om een rapport op het scherm aan te passen. Hoe lang dit duurt, geeft de werkelijke flexibiliteit weer.

Kort samengevat

Het kiezen van een ERP-systeem is geen vergelijking van functies; het is een beslissing over een langdurig partnerschap. Het eigendom van uw gegevens, de vraag of aanpassingen upgrades overleven en de toezegging inzake ondersteuning zijn veel belangrijker dan hoe de schermen eruitzien.

Bij Mekjoy beantwoorden wij al deze vragen schriftelijk. Neem contact met ons op als u een demo wilt zien die is afgestemd op uw eigen processen.