De las hojas de cálculo al ERP: cómo migrar datos sin perderlos

La mayoría de las empresas que pasan de las hojas de cálculo al ERP piensan que la instalación del software será la parte más difícil. No es así. Lo difícil es convertir años de datos acumulados en algo que el nuevo sistema pueda aceptar, y esa tarea suele ocupar más de la mitad del proyecto. Si se omite este paso, su nuevo sistema generará cifras erróneas desde el primer día.

Esta guía aborda la migración desde el punto de vista de los datos. El orden es importante; intercambiar los pasos genera errores que resultan difíciles de revertir posteriormente.

Paso uno: Decida qué datos se van a migrar

No es necesario migrar todo, ni debe hacerlo. Clasifique los datos en tres grupos:

• Migrar: Productos activos, clientes activos, cantidades actuales de stock, pedidos pendientes, saldos pendientes.
  
• Archivar: Detalles de transacciones de ejercicios cerrados. Conserve una copia de solo lectura en lugar de cargarla en el ERP.
  
• Descartar: Productos sin movimiento en los últimos dos años, registros duplicados de clientes, entradas de prueba.
  

Migrar el historial antiguo de transacciones resulta tentador, pero es costoso. Si la calidad de los datos es deficiente, los informes históricos también serán erróneos y la confianza en el sistema se perderá en la primera semana. Es más recomendable conservar el historial en un archivo y comenzar con el ERP desde cero.

Paso dos: Depurar los registros de productos y clientes

Las listas creadas a partir de hojas de cálculo adolecen de los mismos problemas:

• Duplicados: «ABC Ltd.», «ABC Limited» y «abc ltd» figuran como tres clientes distintos. Fúndalos según el número de identificación fiscal.
  
• Ausencia de una norma de codificación: Si los códigos de producto se crearon siguiendo lógicas diferentes, la búsqueda y la agrupación no funcionarán. Acuerde una norma de codificación antes de la migración.
  
• Confusión con las unidades: Si un mismo producto se registra a veces en unidades y otras veces en cajas, la cantidad en stock pierde su sentido. Elija una unidad base por producto y defina los factores de conversión por separado.
  
• Campos obligatorios vacíos: La falta del tipo impositivo, la unidad o la categoría detendrá la carga.
  

Paso tres: Elija la fecha de transición

• Lo ideal: el inicio de un ejercicio fiscal. Los saldos iniciales se generan de forma natural y las comparaciones se mantienen claras.
  
• La segunda mejor opción: el primer día del mes. Una transición a mitad de mes complica la conciliación.
  
• Nunca durante la temporada alta. Un equipo no puede familiarizarse con un nuevo sistema y gestionar sus semanas de mayor actividad al mismo tiempo.
  

Paso cuatro: Elaborar los saldos iniciales

• Existencias: Cantidades verificadas mediante un recuento físico, con los costes unitarios. Introducir las existencias iniciales sin haber realizado un recuento falsea su primer informe de costes.
  
• Saldos de clientes y proveedores: Lo ideal es desglosarlos por factura. Un saldo único en bloque imposibilita la conciliación posterior de los pagos.
  
• Efectivo y cuenta bancaria: Saldos reales en el momento de la transición, conciliados con los extractos.
  
• Pedidos pendientes: Pedidos de venta aún no enviados y pedidos de compra aún no recibidos.
  

Paso cinco: el funcionamiento en paralelo

Ejecutar las transacciones críticas en ambos sistemas durante un mes le permite detectar los errores en un entorno de prueba, en lugar de en producción. Las reglas:

• Limítese a un mes. Si se prolonga más, el equipo empezará a utilizar ambos sistemas de forma descuidada.
  
• Compare tres cifras semanalmente: ventas totales, valor total de las existencias y saldo total de los clientes.
  
• Cuando aparezca una diferencia, identifique su origen antes de continuar.
  
[*]Anuncie la fecha de finalización con antelación y configure el sistema antiguo como de solo lectura a partir de esa fecha.

Errores habituales

Trasladar viejos hábitos al sistema. Insistir en que «siempre lo hemos hecho así» y utilizar el ERP como si fuera una hoja de cálculo anula las ventajas de la migración.

Trasladar a todo el mundo a la vez. Empezar por un departamento y aplicar las lecciones aprendidas al resto supone un riesgo mucho menor.

Realizar una carga sin copia de seguridad. Realice una copia de seguridad de la base de datos antes de cada carga masiva. Una sola columna mal asignada puede corromper miles de registros.

En resumen

Pasar de las hojas de cálculo al ERP es un proyecto de datos, no una instalación de software. Decidir qué no migrar es tan importante como decidir qué migrar. Elija la fecha de transición en función del calendario contable, verifique los saldos iniciales mediante un recuento físico y mantenga el funcionamiento en paralelo breve pero riguroso.

Podemos revisar sus hojas de cálculo actuales y evaluar el alcance del trabajo necesario para prepararlas para la migración. Póngase en contacto con nosotros para analizar sus procesos.