Inteligencia empresarial: tome decisiones, no se limite a crear cuadros de mando
Inteligencia empresarial: tome decisiones, no cree paneles de control
La mayoría de los proyectos de inteligencia empresarial tienen éxito desde el punto de vista técnico, pero fracasan en la práctica. Se crean los paneles de control, los gráficos son coloridos, los datos fluyen… y, seis meses después, nadie los abre. La razón suele ser que los paneles de control se diseñaron para mostrar los datos disponibles en lugar de para responder a preguntas.
Empiece por la decisión
El orden correcto es el siguiente: ¿qué decisión va a tomar?, ¿qué pregunta requiere responder esa decisión?, ¿qué métrica da respuesta a esa pregunta? y ¿a partir de qué datos se calcula esa métrica? Si se procede al revés —«tenemos estos datos, ¿qué mostramos?»—, se crean paneles de control que nadie utiliza.
Un ejemplo concreto. Decisión: qué grupo de productos merece una inversión en existencias. Pregunta: qué grupo se renueva rápidamente y mantiene el margen. Métrica: rotación de existencias y margen bruto. Datos: evolución de las ventas y coste de las existencias. Una vez que existe esa cadena, el panel de control puede ser una simple tabla, pero se consulta cada semana.
Elección de métricas
- Está vinculada a una acción. Si sabe qué va a hacer cuando la cifra empeore, es una buena métrica. Si no lo sabe, no es más que información.
- Tiene un responsable. Una métrica sin responsable no se supervisa.
- Es difícil manipularla. Si el equipo puede mejorar la métrica perjudicando al negocio, la métrica es errónea. Reducir el tiempo de gestión de las llamadas apresurando a los clientes es el caso clásico.
- Es comparativa. Una cifra por sí sola no significa nada; adquiere significado en comparación con un periodo anterior, un objetivo o una unidad homóloga.
La calidad de los datos es lo primero
- Definiciones comunes: ¿Qué significa «ventas»: pedidos, envíos o facturas? ¿Se deducen las devoluciones? Si los departamentos utilizan definiciones diferentes, los paneles de control se contradirán entre sí.
- Exhaustividad: Si los campos de categoría, región o comercial se dejan en blanco, es imposible elaborar informes segmentados.
- Sincronización: El desfase entre el momento en que se produce una transacción y el momento en que se registra distorsiona las comparaciones entre períodos.
- Fuente única: Que una misma métrica arroje dos valores distintos en dos sistemas distintos socava la confianza en todo el informe.
Diseño del panel de control
- Cabe en una sola pantalla. Un panel de control que requiera desplazarse es un panel cuya mitad inferior nunca se ve.
- La métrica más importante se sitúa en la esquina superior izquierda. Ahí es donde se dirige la mirada.
- El color se reserva para las excepciones. Cuando todo está coloreado, nada destaca.
- El tipo de gráfico se adapta a los datos. Líneas para series temporales, barras para la comparación de categorías. Los gráficos circulares dejan de ser legibles cuando tienen más de dos sectores.
- La actualidad es visible. Un panel de control sin una marca de tiempo que indique «a fecha de» no inspira confianza.
Convertir los informes en decisiones
- Un breve repaso semanal que abarque únicamente las métricas que han variado.
- Un responsable y una acción definidos para cada desviación.
- Las acciones de la semana anterior se revisan al inicio de la siguiente sesión.
Alertas automatizadas
Los informes más eficaces son aquellos que no esperan a ser consultados. Las alertas basadas en umbrales —niveles críticos de existencias, cuentas por cobrar vencidas, ventas por debajo del objetivo— deben llegar por sí solas a la persona pertinente. Esperar a que alguien abra un panel de control es esperar a que el problema se agrave.
En resumen
La inteligencia empresarial (BI) no es un proyecto de visualización; es un proyecto de disciplina en la toma de decisiones. Trabaje de forma inversa, partiendo de la decisión hacia los datos; mantenga un número reducido de métricas y asigne un responsable y una acción a cada una de ellas. Eliminar las métricas que no se utilizan es tan importante como añadir otras nuevas.
Podemos determinar qué métricas debería supervisar con la solución de inteligencia empresarial y generación de informes «Mekjoy».
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