Transformación digital: ¿Qué cambios supondrán e-Fatura, e-Arşiv y e-İrsaliye?

La transformación digital suele resumirse como «lo electrónico en lugar del papel». Se trata de una descripción incompleta. El verdadero cambio no radica en el formato del documento, sino en el proceso: cuándo se considera que un documento ha sido emitido, cómo se anula, quién lo conserva y durante cuánto tiempo, y qué errores pueden corregirse; todos estos aspectos son diferentes.

Este artículo distingue entre los distintos tipos de documentos de la transformación electrónica y explica a qué debe prestar atención en la práctica. Dado que los umbrales de las obligaciones se actualizan periódicamente, le recomendamos que consulte su situación concreta con su asesor fiscal.

Documentos y sus diferencias

Factura e-Fatura. Se emite entre contribuyentes registrados en el sistema. La contraparte también debe ser un contribuyente registrado en e-Fatura. El documento se envía a la bandeja de entrada del destinatario, quien puede aceptarlo o rechazarlo. Este mecanismo de aceptación o rechazo es un paso que no existe en las facturas en papel.

Factura e-Arşiv. Se emite a quienes no son contribuyentes registrados en e-Fatura: consumidores finales y empresas no sujetas al sistema. El destinatario no necesita estar registrado en el sistema; el documento se transmite por vía electrónica o se entrega una copia en papel.

e-İrsaliye. La versión electrónica de la carta de porte. Debe emitirse y transmitirse al sistema antes del envío efectivo de la mercancía. Durante los controles en carretera, el documento se consulta mediante su número de referencia.

. Gestión electrónica del libro mayor y del libro diario. Es obligatorio cargar los extractos mensuales; los retrasos conllevan sanciones administrativas.

e-Müstahsil, e-Serbest Meslek Makbuzu y otros. Documentos adicionales en función del sector de actividad.

Decisiones que deben tomarse durante la transición

Elección del método. Existen tres opciones: tramitación manual a través del portal de la administración, integración personalizada en su propio servidor o a través de un integrador especializado. El portal es gratuito para volúmenes reducidos, pero no se conecta a un sistema ERP; no resulta viable para volúmenes que superen unas pocas facturas al día. Para la mayoría de las empresas, la opción más adecuada es recurrir a un integrador especializado.

Selección de un integrador. Preguntas que debe plantear durante la evaluación: ¿Disponen de una integración ya preparada con su ERP? ¿Qué ocurre en caso de interrupción del servicio? ¿Se admite también el flujo de documentos entrantes? ¿Durante cuánto tiempo se mantiene el acceso al archivo una vez finalizado el contrato? ¿Cómo varía el precio unitario en función del volumen?

Esquema de numeración. Establezca desde el principio sus series de documentos y el esquema de numeración secuencial. Si tiene intención de utilizar series separadas por sucursal, almacén o canal de ventas, se trata de una decisión que resulta difícil de modificar una vez completada la transición.

Cambio de prácticas durante el proceso

Anulación y corrección. Con las facturas en papel, un documento emitido incorrectamente se rompía y se emitía uno nuevo. Esto no es posible en e-Fatura, ya que el documento ya se ha introducido en el sistema. Las correcciones se realizan mediante notas de crédito o mediante el mecanismo de rechazo. Este es el cambio que plantea el mayor reto para el equipo de contabilidad y que requiere formación.

Plazos. Las facturas electrónicas e-İrsaliye deben emitirse antes de que se envíen las mercancías. La costumbre de «emitirlas todas de una vez por la tarde» no es viable en este caso y requiere una reorganización del proceso de envío.

Gestión de documentos entrantes. La transformación electrónica abarca no solo los documentos que se envían, sino también los que se reciben. La importación automática de los e-Fatura entrantes al sistema ERP supone un ahorro de tiempo significativo en el ámbito de las compras —y no debe incumplirse el plazo de rechazo.

Obligación de conservación

La conservación de los documentos electrónicos no se cumple automáticamente por el mero hecho de que estén almacenados en el servidor de su integrador. La responsabilidad legal de la conservación recae en el contribuyente. En la práctica, deben tomarse las siguientes medidas:

• Realizar copias de seguridad de las versiones originales firmadas de los documentos en una ubicación bajo su propio control.
  
• Verificar periódicamente la legibilidad de las copias de seguridad.
  
• Incluir una cláusula en el contrato relativa a la transferencia de documentos históricos en caso de cambio de integrador.
  

Integración con el ERP

Las ventajas de la transformación digital solo se hacen evidentes cuando se integra con un sistema ERP. Qué puede esperar:

• Facturas que se emiten en el ERP y se envían con solo pulsar un botón; no es necesario introducir datos en una pantalla independiente.
  
• Verificación automática de la situación fiscal del destinatario y selección del tipo de documento.
  
• Visualización del estado de envío (enviado, aceptado, rechazado) dentro del sistema ERP.
  
• Conciliación automática de las facturas recibidas con las órdenes de compra.
  
[*]Advertencias claras en caso de error —no «error de esquema», sino «NIF del destinatario no válido», por ejemplo—.

En resumen

La e-Transformación no es un cambio de formato, sino un cambio de proceso. Es necesario rediseñar los hábitos relacionados con las cancelaciones y correcciones, la programación de envíos y la gestión de los documentos entrantes. Depurar sus registros de clientes y productos antes de la transición evitará la mayoría de los problemas durante el primer mes.

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