Contabilidad: cómo configurar correctamente la cuenta de clientes

La cuenta de clientes es el núcleo de la contabilidad. Cuando la cuenta de clientes está configurada correctamente, puede ver en cualquier momento cuánto le deben cada uno de sus clientes, cuándo lo cobrará y qué clientes suponen un riesgo. Sin embargo, si se configura de forma incorrecta, lo único que tendrá será una cifra de saldo, y esa cifra no responde a ninguna pregunta.

Este artículo explica las decisiones que debe tomar a la hora de configurar su estructura de cuentas por cobrar.

Ficha de cuentas por cobrar: ¿una sola ficha o fichas separadas?

La primera decisión es cuántas fichas abrir para las diferentes transacciones con la misma empresa:

• Empresas que actúan tanto como compradores como vendedores. Abrir una única cuenta y compensar los débitos y créditos resulta práctico desde el punto de vista contable, pero distorsiona el saldo que ve el equipo de ventas. Abrir cuentas separadas y realizar la compensación como una transacción independiente ofrece mayor transparencia.
  
• Clientes con sucursales. Si la factura se emite a nombre de la sede central, pero las entregas se realizan en las sucursales, la configuración correcta es una única cuenta de cliente con varias direcciones de entrega.
  
• Empresas del grupo. Un número de identificación fiscal distinto requiere una cuenta de cliente independiente. No obstante, es necesaria una definición de grupo matriz para permitir que el límite de riesgo se agregue a nivel de grupo.
  

El número de identificación fiscal debe ser el identificador único de la cuenta de cliente. Impedir que el sistema abra una segunda cuenta con el mismo número de identificación fiscal elimina de raíz el problema de las cuentas de cliente duplicadas.

Fecha de vencimiento: cuando el saldo cobra sentido

El saldo total no aporta información por sí solo. Si la totalidad de la cuenta por cobrar de 100 unidades vence esta semana, la situación es favorable; si venció hace seis meses, la situación es desfavorable. Para comprobarlo:

• Debe introducirse una fecha de vencimiento para cada factura. Si en la ficha de cuentas por cobrar se define una regla de vencimiento, como «30 días», esta se calcula automáticamente al emitir la factura.
  
• Los pagos deben conciliarse con la factura correspondiente. Un pago deducido del saldo total no indica qué factura se ha liquidado. Si no se realiza la conciliación, el informe de antigüedad de la cartera de clientes pierde todo su sentido.
  
• Deben admitirse los pagos parciales. Es habitual que solo se pague una parte de una factura; el sistema debe realizar un seguimiento del importe restante en función de la fecha de vencimiento.
  

Límites y control de riesgos

La gestión de riesgos se lleva a cabo en el momento en que se acepta un pedido, no después de que haya surgido un problema de cobro. Un enfoque viable:

• Defina límites para cada cliente de forma individual. El límite se determina en función de las garantías y del historial de pagos.
  
• Asegúrese de que se realicen comprobaciones en el momento de formalizar el pedido. Si se supera el límite, el pedido debe registrarse igualmente, pero debe quedar en espera hasta su aprobación. Bloquear los pedidos detiene por completo las ventas; no emitir ninguna advertencia aumenta el riesgo.
  
• Supervise por separado los saldos vencidos. Un cliente que no haya alcanzado su límite pero lleve tres meses sin pagar supone un mayor riesgo que uno que haya alcanzado su límite pero pague con regularidad.
  
• Supervise las garantías. Las fechas de vencimiento de las cartas de garantía y las hipotecas deben activar alertas.
  

Cheques y letras de cambio

El seguimiento de los valores negociables constituye un nivel independiente de la cuenta del cliente. Debe realizarse un seguimiento del ciclo de vida de un cheque: su incorporación a la cartera, su endoso o presentación al banco para su cobro, su cobro o su devolución por no haber sido pagado. La reintroducción de un cheque rechazado en la cuenta del cliente debe ser automática; si se realiza manualmente, es probable que se olvide.

La inclusión de cheques posfechados en la proyección de flujo de caja es el momento en el que la precontabilidad se convierte en finanzas.

Conciliación

La conciliación de la cuenta corriente es una tarea que debe realizarse periódicamente, pero que a menudo se descuida en muchas empresas. Si no se lleva a cabo la conciliación, las discrepancias se acumulan y resultan imposibles de resolver al final del año. Facilitadores:

• La capacidad de generar cartas de conciliación de forma masiva desde el sistema y enviarlas por correo electrónico.
  
• El registro de la aprobación o la objeción de la contraparte.
  
[*]La elaboración de listados y el seguimiento de las cuentas con discrepancias.

Efectivo y cuenta corriente

La contrapartida del libro mayor de cuentas por cobrar es la cuenta de efectivo y cuenta corriente. La lectura y conciliación automáticas de las transacciones bancarias a partir de los extractos es una de las funciones que más tiempo ahorra en la gestión de cuentas por cobrar. Las transacciones que no puedan conciliarse deben acumularse en una lista separada y liquidarse periódicamente.

En resumen

La contabilidad no se limita a la emisión de facturas. Identifique de forma unívoca la cuenta del cliente mediante el número de identificación fiscal, especifique el plazo de pago en cada factura, asigne los pagos a las facturas correspondientes e implemente controles de riesgo en el momento de la realización del pedido. Una vez que estos cuatro elementos estén en marcha, los análisis de antigüedad y las previsiones de flujo de caja funcionarán correctamente de forma automática.

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