Software de RR. HH.: de los expedientes de personal al rendimiento

El software de RR. HH. se confunde a menudo con el software de nóminas. El software de nóminas es una herramienta de cálculo; el software de RR. HH. regula cómo se recopilan los datos en los que se basa dicho cálculo. Esa diferencia es la causa del ajetreo que se experimenta a final de mes.

Una vez que la plantilla supera los treinta empleados, las solicitudes de permisos, los registros de horas extras y la documentación del personal ya no pueden gestionarse únicamente por correo electrónico y en papel. Este artículo aborda el orden en el que se deben incorporar los procesos de RR. HH. a un sistema.

Nivel uno: el expediente personal

Todo se basa en que los documentos de los empleados se encuentren en un único lugar, con las fechas correspondientes:

• Datos de identidad y de contacto — incluida la dirección actual y el contacto de emergencia.
  
• Contratos y modificaciones — con el historial de cambios salariales.
  
• Formación y certificados — especialmente la formación en seguridad, con sus fechas de caducidad.
  
• Equipamiento asignado — teléfono, ordenador portátil, vehículo, llaves.
  
• Historiales médicos y fechas de reconocimientos médicos — para el seguimiento de los reconocimientos médicos periódicos.
  

La digitalización de los documentos no es suficiente; cualquier elemento con fecha de caducidad debe generar un recordatorio. La presencia en las instalaciones de un empleado cuya formación en seguridad haya caducado supone un riesgo directo para el cumplimiento normativo.

Nivel dos: Permisos y ausencias

• El derecho a vacaciones se calcula automáticamente. El derecho a vacaciones anuales se determina en función de la fecha de incorporación y la antigüedad; si se lleva un control manual, los errores son inevitables.
  
• El traspaso de días no disfrutados se gestiona correctamente. El traspaso de los días no disfrutados al año siguiente es el aspecto que con mayor frecuencia se calcula erróneamente.
  
• La cadena de aprobación funciona correctamente. Una solicitud llega al responsable; una vez aprobada, se incorpora automáticamente al calendario y al registro de asistencia.
  
• Los solapamientos son visibles. En el momento de la aprobación debe poder verse cuántas personas del mismo equipo ya están de baja ese día.
  

Nivel tres: Asistencia y horas extras

La asistencia es la base para la nómina. Una asistencia incorrecta implica una nómina errónea, y corregirla resulta costoso y perjudica la confianza. Preste atención a:

• Definiciones de turnos: Los turnos de noche, los días de descanso semanales y los días festivos se calculan con tarifas diferentes.
  
• Fuente de datos: Datos de fichaje mediante torniquetes, sistemas biométricos o dispositivos móviles que se introducen automáticamente en el sistema. La introducción manual es el eslabón más débil.
  
• Proceso de aprobación: Aprobar las horas extras con antelación resulta mucho más económico que disputarlas a posteriori.
  
• Códigos de ausencia: Mantener una distinción clara entre bajas por enfermedad, permisos no remunerados y absentismo, y garantizar que se ajusten a los requisitos legales de información.
  

Capa cuatro: Contratación

La contratación suele ser el último proceso en sistematizarse, pero es donde se pierden la mayoría de los datos. Lo esencial: publicar las vacantes, disponer de una base de datos de candidatos, notas de las entrevistas visibles para todos los implicados y comentarios registrados.

Los datos de los candidatos también tienen un plazo de conservación. La anonimización automática de los registros de candidatos caducados es algo que cabe esperar del sistema.

Nivel cinco: Rendimiento

• Defina los objetivos de forma cuantificable. «Trabajar de forma más eficiente» no es un objetivo; «reducir la tasa de errores de envío por debajo del 2 por ciento» sí lo es.
  
• No realice evaluaciones con demasiada frecuencia. Dos evaluaciones bien llevadas a cabo al año son mejores que cuatro superficiales.
  
[*]Vincule el resultado a una acción concreta. Una evaluación que no esté vinculada a la formación, a un cambio de puesto o a una decisión salarial se convierte en una mera formalidad.

Integración con la nómina

El software de RR. HH. no tiene por qué calcular la nómina por sí mismo; lo que importa es que los datos de asistencia y ausencias lleguen al departamento de nóminas sin errores. Aclare la frecuencia de transferencia, qué departamento es responsable de qué datos y el proceso de retroalimentación cuando se necesiten correcciones.

En resumen

El software de RR. HH. no reduce la carga de trabajo del equipo de RR. HH.; lo que hace es desplazar ese trabajo de la gestión de documentos en papel a la gestión de personas. La mayor parte de los beneficios se aprecian en los primeros meses, una vez que los expedientes del personal y las bajas por vacaciones se han configurado correctamente. Deje la gestión del rendimiento para más adelante, hasta que disponga de datos en los que basarse.

Podemos configurar un sistema que se adapte a su plantilla y a su estructura de turnos con Mekjoy Recursos Humanos.