Doce preguntas que debe plantear a un proveedor de ERP antes de firmar

Las demostraciones de ERP se parecen todas entre sí. Las pantallas se suceden, los datos de ejemplo están bien organizados y a cada pregunta se responde con un «sí, eso se puede hacer». Lo que realmente diferencia a los proveedores no es lo que muestra la demostración, sino el conjunto de cuestiones que nadie plantea a menos que usted pregunte.

Obtenga respuestas por escrito a las siguientes preguntas antes de firmar. «Se puede hacer» no es una respuesta; insista en saber «cómo, en qué plazo y a qué coste».

Datos y propiedad

1. ¿Son los datos de mi propiedad y puedo exportarlos cuando lo desee? La respuesta debería ser «sí», y el formato debería quedar claro: ¿una copia de seguridad de la base de datos o solo exportaciones a hojas de cálculo a nivel de pantalla? Abandonar un sistema que solo ofrece exportaciones a pantalla resulta muy costoso.

2. ¿Dónde se almacenan los datos? ¿En el país o en el extranjero? Esto conlleva obligaciones de cumplimiento normativo. Si se alojan en la nube, solicite por escrito la frecuencia de las copias de seguridad y el compromiso respecto al tiempo de restauración.

3. ¿Qué ocurre con mis datos si finaliza el contrato? ¿Durante cuánto tiempo puede descargar los datos antes de que se le retire el acceso? Esto debe figurar por escrito en el contrato.

Personalización y flexibilidad

4. ¿Cómo se gestionan los requisitos no estándar? Existen tres vías: pantallas de configuración, desarrollo a medida o «no es posible». Compruebe en qué categoría se enmarca su requisito durante la demostración, con un ejemplo concreto.

5. ¿Se conservan las personalizaciones tras las actualizaciones de versión? Esta es la sorpresa más costosa en el mundo de los ERP. Las personalizaciones realizadas mediante la modificación del código base pueden sobrescribirse en cada actualización. Pregunte por escrito cómo se ven afectadas las personalizaciones.

6. ¿Puede mi propio equipo modificar pantallas e informes? Dependiendo del proveedor, cada pequeño cambio en un informe supone un coste tanto económico como de tiempo.

Integraciones

7. ¿Qué sistemas cuentan con integraciones ya preparadas? Banca, proveedores de facturación electrónica, plataformas de comercio electrónico, mercados online, empresas de transporte y maquinaria de producción. «Disponemos de una API» no es suficiente: la diferencia de costes entre un conector ya preparado y uno creado desde cero es significativa.

8. ¿Puedo consultar la documentación de la API? La calidad de la documentación determina directamente la duración de los proyectos de integración. Que se le niegue el acceso es una señal de alerta.

Proyecto y asistencia técnica

9. ¿Quién formará parte del equipo de implementación y cuántos proyectos han llevado a cabo en mi sector? El equipo de ventas y el equipo de implementación suelen estar formados por personas diferentes. Pregunte por el nombre y la trayectoria de la persona que se encargará de su proyecto.

10. ¿Cómo funciona realmente el servicio de asistencia? Sea específico: horario de asistencia, tiempo de primera respuesta, definición de «incidente crítico» y compromiso de resolución. La simple mención de «asistencia 24/7» no significa nada por sí sola.

11. ¿Qué abarca la formación? ¿Cuántas horas, cuántas personas, presencial o a distancia, y continúa tras la puesta en marcha? La falta de formación hace que los proyectos bien implementados parezcan fracasos.

Coste total

12. ¿Me facilitará por escrito el coste total para tres años? Licencia o suscripción, implementación, personalización, formación, integración, mantenimiento anual y el coste de añadir usuarios. Sin una cifra concreta, no se puede comparar a los proveedores.

Cómo realizar la demostración correctamente

Una demostración estándar muestra el flujo en el que el proveedor destaca más. En su lugar, presénteles su propio escenario:

• Envíe algunos registros de sus propias listas de productos y clientes y pídales que realicen la demostración con ellos.
  
• Pídales que ejecuten de principio a fin su flujo de trabajo más complejo; por ejemplo, un producto con seguimiento por lotes desde la producción hasta el envío.
  
• Pregunte por las excepciones: ¿cómo se tramitan las devoluciones?, ¿cómo se emite una factura por diferencia de precio?, ¿cómo se cierra un envío incompleto?
  
[*]Pídales que modifiquen un informe en pantalla. El tiempo que tarden revelará su verdadera flexibilidad.

En resumen

La elección de un ERP no es una simple comparación de características; es una decisión de colaboración a largo plazo. La propiedad de sus datos, si las personalizaciones se mantienen tras las actualizaciones y el compromiso de asistencia técnica son mucho más importantes que el aspecto de las pantallas.

En Mekjoy respondemos a todas estas cuestiones por escrito. Póngase en contacto con nosotros si desea una demostración basada en sus propios procesos.