Software de gestión de proyectos: de las listas de tareas al margen

Los programas de seguimiento de tareas son económicos y se adoptan rápidamente. El problema es que no permiten saber si un proyecto finalizado ha generado beneficios. Una lista de tareas muestra quién hizo qué; no indica cuánto tiempo se tardó ni cuánto costó ese tiempo.

Para las empresas que trabajan por proyectos —agencias, empresas de software, empresas de ingeniería y de construcción, consultoras—, esa es la cuestión que realmente importa. Este artículo aborda el paso del seguimiento de tareas al seguimiento del margen.

Cuatro niveles

• Alcance: Proyectos, fases y tareas. Lo que se va a hacer.
  
• Tiempo: Duración prevista y real. Cuánto tiempo se tardó.
  
• Recursos: Asignación y capacidad. Quién lo hará.
  
• Coste: El valor monetario del tiempo y los recursos. Cuánto ha costado.
  

La mayoría de los equipos se quedan en el primer nivel. Añadir el segundo no es técnicamente difícil, pero requiere disciplina; el tercero y el cuarto solo tienen sentido una vez que el segundo es fiable.

Cómo lograr que el registro del tiempo funcione

• Simplifique la introducción de datos. Una tabla semanal que se rellene al final del día es más eficaz que un cronómetro por tarea.
  
• Explique el propósito. Si se presenta como una herramienta de supervisión, los datos de tiempo se exageran. Si se presenta como información para fijar precios y equilibrar la carga de trabajo, se introducen con honestidad.
  
• Reduzca el número de categorías. Alguien que tenga que elegir entre treinta tipos de tareas siempre seleccionará la misma.
  
• Limite la retroactividad. El tiempo anterior a tres días no se puede recordar con precisión, y lo que no se puede recordar se inventa.
  

Planificado frente a real

Desviación de esfuerzo. La diferencia entre las horas estimadas y las horas dedicadas. Si se desvía sistemáticamente en una misma dirección, el problema radica en su método de estimación y no en su equipo.

Desviación de alcance. Trabajo añadido que no se había definido desde el principio. Registrar estas adiciones por separado es un requisito previo para poder facturarlas.

Desviación de costes. Costes presupuestados frente a los reales. La información estará incompleta a menos que también se contabilicen en el proyecto los gastos de materiales y subcontratistas.

Planificación de recursos

• Utilización semanal por persona, una vez deducidas las vacaciones y los días festivos.
  
• Una visión global de la carga de trabajo de una persona en todos los proyectos.
  
• Avisos en el momento de la planificación cuando un recurso está sobreasignado.
  
• Asignación basada en competencias, esencial cuando no todo el mundo puede realizar todas las tareas.
  

Rentabilidad del proyecto

El beneficio se calcula mediante una fórmula sencilla: ingresos menos costes directos menos gastos generales asignados. La dificultad radica en recopilar los datos de entrada:

• Ingresos: Valor del contrato más cualquier factura derivada de órdenes de modificación.
  
• Coste de mano de obra: Horas registradas multiplicadas por el coste por hora de una persona. El coste por hora no es el salario bruto; deben tenerse en cuenta las cotizaciones patronales y la proporción entre horas facturables y horas totales.
  
• Gastos directos: Materiales, subcontratistas, desplazamientos, licencias —imputados al proyecto por el departamento de compras.
  
[*]Imputación de gastos generales: Alquiler, gestión, infraestructura, repartidos entre los ingresos o las horas de mano de obra.

Conexión con el ERP

La gestión de proyectos puede funcionar de forma independiente, pero muestra su verdadero valor cuando se combina con el ERP. Las órdenes de compra se asignan a los proyectos, las facturas de ventas se cotejan con los ingresos de los proyectos y el coste de personal procede de la nómina. Establecer ese vínculo manualmente entre sistemas independientes supone varios días de trabajo al final de cada mes.

En resumen

Una lista de tareas le indica si el trabajo se ha realizado. El software de gestión de proyectos le indica cuánto ha costado dicho trabajo. Defina el alcance, el tiempo, los recursos y los costes en ese orden, y no genere informes de rentabilidad hasta que los datos de tiempo sean fiables.

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