Gestión del comercio exterior: cómo evitar sorpresas en los costes tras el despacho de aduana

Un problema habitual al que se enfrentan las empresas importadoras es el siguiente: el coste real de las mercancías no queda claro hasta semanas después de que hayan entrado en el almacén. Para entonces, ya se han realizado las ventas, se han facilitado los presupuestos e incluso se han puesto en marcha campañas promocionales. Las facturas de transporte y de aduanas que llegan más tarde elevan el coste, y la rentabilidad resulta ser inferior a la prevista.

Este artículo explica cómo hacer que los procesos de comercio exterior sean trazables y cómo conocer el coste en el momento adecuado.

Expediente de envío: la columna vertebral del proceso

En el comercio internacional, la unidad de seguimiento no es el pedido, sino el expediente de envío. Un único expediente contiene todos los documentos y costes relacionados con un único envío:

• Documentos comerciales: Factura proforma, confirmación del pedido, factura comercial, lista de embalaje.
  
• Documentos de transporte: Conocimiento de embarque o albarán, póliza de seguro.
  
• Documentos aduaneros: Declaración, certificado de origen, certificado de circulación (si procede).
  
• Partidas de costes: Coste de la mercancía, flete, seguro, derechos de aduana, almacenamiento, asesoramiento aduanero, transporte terrestre, comisiones bancarias.
  
• Información de estado: Cargado, en tránsito, en el puerto, en la aduana, en el almacén.
  

Si este archivo está definido en el sistema, el coste estimado puede calcularse mientras las mercancías aún se encuentran en tránsito. No puede calcularse si los documentos se almacenan en carpetas y los costes figuran en una tabla separada.

Asignación de costes

Si hay más de un producto en un envío, los costes compartidos deben asignarse a los productos. La clave de asignación varía en función de la partida de costes:

• Flete: Por lo general, se basa en el volumen (metros cúbicos) o en el peso. En el contrato de transporte se especifica cuál de los dos se utiliza.
  
• Seguro: Se basa en el valor de la mercancía.
  
• Derechos de aduana: Se aplican tipos diferentes por producto en función del código del Sistema Armonizado (SA); una asignación a tanto alzado sería incorrecta; debe calcularse artículo por artículo.
  
• Honorarios de asesoramiento aduanero y tramitación de documentación: Se basan en el valor de la mercancía o en el número de artículos.
  
• Transporte nacional y almacenamiento: Se basan en el peso o el volumen.
  

Diferencia de tipo de cambio

En el caso de las compras realizadas en moneda extranjera, el coste depende del tipo de cambio al que se contabilicen. Puntos clave:

• Tipo de cambio de contabilización: ¿La fecha de la factura o la fecha de la declaración de aduana? A efectos fiscales, se utiliza el tipo de cambio vigente en la fecha de la declaración.
  
• Tipo de cambio de pago: En las compras a plazo, el tipo de cambio en la fecha de pago difiere. La diferencia se contabiliza como una ganancia o pérdida por tipo de cambio.
  
• Revalorización: Los pasivos en moneda extranjera pendientes de liquidación se revaloran al final del período.
  

El hecho de que la diferencia de tipo de cambio se impute al coste de los productos o directamente a una cuenta de gastos forma parte de su política contable y debe aplicarse de forma coherente.

Lado de la exportación

Los requisitos que deben seguirse en las exportaciones son diferentes:

• Condiciones de entrega (Incoterms): Estas determinan qué costes corre a cargo de quién; constituyen la base de la fijación de precios. Se requieren listas de precios diferentes para un mismo producto en función de las distintas condiciones de entrega.
  
• Forma de pago: Pago por adelantado, pago contra entrega, documentos contra pago o carta de crédito. En el caso de una carta de crédito, es obligatorio el cumplimiento estricto de los requisitos documentales; un solo error en la carta de crédito detendrá el pago.
  
• Seguimiento del vencimiento de la carta de crédito: Si no se respetan los plazos de envío y de presentación de documentos, la carta de crédito deja de ser válida. Es esencial que se activen alertas para estas fechas.
  
• Incentivos a la exportación: Si procede, seguimiento de la documentación pertinente y de los plazos.
  

Integración con el ERP

Las ventajas tangibles de contar con el módulo de comercio exterior dentro del ERP:

• Cuando se confirma el coste del envío, el coste de las existencias se actualiza automáticamente.
  
• Las mercancías en tránsito aparecen como una partida independiente en los informes de existencias; la planificación de las compras se lleva a cabo en consecuencia.
  
• Los pasivos en moneda extranjera se incluyen en la previsión de flujo de caja utilizando las previsiones de tipos de cambio.
  
[*]Los tipos impositivos basados en los códigos HS se almacenan en el registro maestro de productos y no es necesario volver a consultarlos para cada envío.

En resumen

El coste del comercio exterior no se limita al coste de las mercancías, y los costes que solo se descubren a posteriori dan lugar a una fijación de precios incorrecta. Establezca una estructura de archivos de envíos sólida, asigne correctamente los costes compartidos por artículo utilizando la clave de asignación adecuada e introduzca el coste estimado desde el principio, actualizándolo a medida que se disponga de las cifras reales.

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