Un portal B2B: eliminar la gestión de pedidos de los concesionarios por teléfono

Recibir los pedidos de los distribuidores por teléfono, a través de aplicaciones de mensajería o por correo electrónico funciona bien hasta cierto punto. El problema no surge cuando aumenta el volumen, sino cuando se hace patente el coste de los errores: códigos mal entendidos, cantidades anotadas incorrectamente, mensajes perdidos y discusiones sobre quién dijo qué.

Un portal B2B delega esa labor en el distribuidor. Sin embargo, dicha delegación tiene unas condiciones previas; no basta con abrir un portal y remitir a los distribuidores a él.

Condición previa: la calidad de los datos

• Imágenes y descripciones de los productos. Los distribuidores no reconocen los productos a partir de los códigos; no se realizan pedidos a partir de un catálogo sin imágenes.
  
• Existencias precisas. Un artículo que aparece como «en stock» en el portal y que luego no se puede enviar destruye la confianza ya en la primera semana.
  
• Listas de precios actualizadas. Si aplica precios diferentes según el grupo de clientes, dichas reglas deben estar configuradas en el sistema.
  
• Unidades y cantidades por caja. Los pedidos al por mayor suelen realizarse por cajas; una conversión errónea da lugar al envío de una cantidad incorrecta.
  

Estructura de precios

• Listas por grupos: Los comerciantes, distribuidores y cuentas corporativas consultan listas diferentes.
  
• Excepciones específicas por cliente: Un precio especial para un cliente en un producto concreto.
  
• Tramos de cantidad: Descuentos automáticos a partir de umbrales definidos.
  
• Definiciones de campañas: Descuentos adicionales limitados en el tiempo y basados en grupos de productos.
  
• Orden de prioridad: Cuando se aplican varias reglas a la vez, debe definirse explícitamente cuál prevalece. Este es el detalle que más se suele pasar por alto.
  

Visibilidad de la cuenta

Permitir que los distribuidores vean su propia cuenta elimina la mayoría de las consultas que llegan al departamento de contabilidad. El portal debe mostrar el saldo actual, los importes pendientes y vencidos, las facturas anteriores descargables, una lista de los pagos realizados y el límite de crédito restante, cuando proceda.

Cuando el límite de crédito es visible, los distribuidores pagan antes de realizar un pedido que lo supere. Esto traslada la presión de cobro del equipo de ventas al sistema.

Flujo de pedidos

• El distribuidor realiza el pedido: La cesta se valida contrastándola con las existencias y los precios del ERP.
  
• Se ejecutan comprobaciones automáticas: Límite de crédito, importe mínimo del pedido, disponibilidad de existencias.
  
• Los pedidos que superan las comprobaciones se procesan directamente. La mayoría de los pedidos deberían seguir esta vía; de lo contrario, la automatización perdería su sentido.
  
• Los pedidos que no superan una comprobación se envían a aprobación. Un responsable de ventas los revisa, toma una decisión y se notifica al distribuidor.
  
• El distribuidor realiza el seguimiento del estado a través del portal. Aprobado, en preparación, enviado, facturado — con un número de seguimiento.
  

Fomentar la adopción

• Ofrezca al portal una ventaja concreta. Un pequeño descuento o un envío prioritario en los pedidos realizados a través del portal cambia los hábitos rápidamente.
  
• Impleméntelo de forma gradual. Empiece con un grupo reducido de sus distribuidores de mayor volumen y resuelva los problemas junto con ellos.
  
• Asegúrese de que funcione en dispositivos móviles. Los distribuidores suelen estar sobre el terreno, no sentados ante un escritorio.
  
[*]Ofrezca la posibilidad de volver a realizar pedidos rápidamente. La opción «Repetir el último pedido» es, sin excepción, la función más utilizada.

En resumen

Un portal B2B libera al equipo de ventas de la tarea de tomar pedidos y le permite centrarse en el desarrollo de las cuentas. Pero solo funciona si los datos de los productos, la precisión de las existencias y las normas de fijación de precios están preparados. Asegúrese de que estos tres aspectos estén listos antes de ponerlo en marcha y, a continuación, ofrezca a los distribuidores una razón concreta para dar el salto.

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