Integración entre el comercio electrónico y el ERP: el stock no puede estar disponible en dos lugares a la vez
Integración entre el comercio electrónico y el ERP: el stock no puede ser correcto en dos sitios a la vez
El hecho de que un mismo producto muestre 12 unidades en su tienda, 8 en un mercado online y 5 en el almacén no se debe a una falta de integración. Por lo general, se trata de una integración diseñada sin haber decidido qué sistema tiene la autoridad para determinar cuál es el dato correcto.
La única fuente de verdad
Antes de desarrollar cualquier integración, asigne un responsable a cada tipo de dato. El responsable es el único sistema autorizado para modificar esos datos; el resto solo los consulta.
- Existencias → ERP. Las mercancías se encuentran en el almacén y el registro del almacén reside en el ERP. La tienda y los mercados consultan el stock en el ERP y nunca lo modifican.
- Precio → ERP. Los precios específicos de cada canal están bien, pero las reglas de fijación de precios deben estar en un único lugar.
- Datos de producto → ERP o un sistema de información de productos. Los campos técnicos, como el código, la unidad y el peso, se encuentran en el ERP; las imágenes y los textos de marketing pueden alojarse en la tienda online.
- Pedidos → Canal. Los pedidos se originan en el canal y se transfieren al ERP. El ERP se encarga de su gestión; no los modifica.
- Clientes → ERP. La unicidad de las cuentas se mantiene en el ERP.
Detalles importantes en la sincronización de existencias
Existencias reservadas. Pedidas pero aún no enviadas. Deben deducirse de las existencias vendibles; de lo contrario, el mismo artículo se venderá dos veces —lo cual resulta crítico cuando quedan pocas unidades—.
Margen de seguridad. Mostrar el stock completo en todos los canales provoca un exceso de ventas durante los retrasos en la sincronización. Es una práctica habitual mantener un pequeño margen de seguridad en los artículos de alta rotación.
Múltiples almacenes. Si realiza envíos desde más de una ubicación, debe definirse qué canal se abastece desde qué almacén. Presentar el stock total como un único conjunto dificulta la planificación de los envíos.
Frecuencia de sincronización. Las actualizaciones impulsadas por eventos son ideales, pero pueden alcanzar los límites de las API de los mercados. Una solución práctica: inmediata para los artículos críticos, periódica para el resto.
Flujo de pedidos
- Identificación de clientes: Cuando una misma persona realiza pedidos a través de diferentes canales, ¿se crea una única cuenta? Debe definirse una regla de identificación basada en el correo electrónico o el número de teléfono.
- Gastos de envío y de servicio: Estos deben registrarse en el ERP como partidas individuales; de lo contrario, el total del pedido no coincidirá con la factura.
- Comisiones y deducciones: La comisión del mercado debe contabilizarse como un coste; de lo contrario, no se podrá calcular la rentabilidad del canal.
- Devoluciones y cancelaciones: El flujo que con mayor frecuencia se omite. Una devolución debe reponer el stock y generar un abono en la cuenta.
- Envíos parciales: El estado en el canal debe actualizarse cuando solo se envía una parte de un pedido.
Gestión de errores
Fallos en las integraciones: tiempos de espera de la API agotados, cuotas agotadas, formatos inesperados. Lo importante no es que nunca se produzcan fallos, sino que nunca pasen desapercibidos:
- Las operaciones fallidas se colocan en cola y se reintentan automáticamente.
- Tras un número determinado de intentos, se genera una alerta.
- Los mensajes de error son comprensibles: «código de producto no encontrado en el mercado», en lugar de «Error 500 del servidor interno».
Rentabilidad por canal
El verdadero beneficio de la integración no es la comodidad operativa, sino la posibilidad de ver el margen por canal. Para ello, es necesario asignar una etiqueta de canal a cada pedido y recopilar, por cada canal, los datos de costes correspondientes a comisiones, gastos de envío, tasa de devoluciones y costes de embalaje.
Una vez que se dispone de ese cálculo, la mayoría de las empresas descubren que su canal con mayores ingresos no es el más rentable. Las decisiones cambian a la luz de esos datos.
En resumen
En la venta multicanal, el problema no es el número de canales, sino la falta de claridad sobre la titularidad de los datos. Asigne un responsable por cada tipo de datos, transfiera el stock en una sola dirección y diseñe los flujos de devoluciones y comisiones desde el principio.
Podemos diseñar una integración que se adapte a sus canales con Mekjoy E-Commerce.
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