HR-Software: Von Personalakten bis zur Leistungsbewertung

HR-Software wird häufig mit Lohnabrechnungssoftware verwechselt. Die Lohnabrechnung ist ein Berechnungstool; HR-Software regelt hingegen, wie die dieser Berechnung zugrunde liegenden Daten erfasst werden. Dieser Unterschied ist der Grund für die Hektik, die Sie am Monatsende verspüren.

Sobald die Mitarbeiterzahl etwa dreißig überschreitet, lassen sich Urlaubsanträge, Überstundenaufzeichnungen und Personalunterlagen nicht mehr per E-Mail und auf Papier verwalten. Dieser Artikel behandelt die Reihenfolge, in der Sie Ihre HR-Prozesse in ein System integrieren sollten.

Ebene 1: Die Personalakte

Alles hängt davon ab, dass die Mitarbeiterunterlagen an einem Ort gespeichert sind und mit Datumsangaben versehen sind:

• Identitäts- und Kontaktdaten – einschließlich aktueller Anschrift und Notfallkontakt.
  
• Verträge und Vertragsänderungen – mit der Historie der Gehaltsänderungen.
  
• Schulungen und Zertifikate – insbesondere Sicherheitsschulungen mit Ablaufdaten.
  
• Zugewiesene Ausrüstung – Telefon, Laptop, Fahrzeug, Schlüssel.
  
• Medizinische Unterlagen und Untersuchungstermine – zur Nachverfolgung regelmäßiger Gesundheitsuntersuchungen.
  

Die Digitalisierung der Dokumente reicht nicht aus; bei allem, was ein Ablaufdatum hat, muss eine Erinnerung generiert werden. Ein Mitarbeiter, dessen Sicherheitsschulung abgelaufen ist und der sich dennoch auf dem Betriebsgelände aufhält, stellt ein direktes Compliance-Risiko dar.

Ebene 2: Urlaub und Abwesenheiten

• Der Urlaubsanspruch berechnet sich automatisch. Der Anspruch auf Jahresurlaub ergibt sich aus dem Eintrittsdatum und der Betriebszugehörigkeit; bei manueller Erfassung sind Fehler unvermeidlich.
  
• Die Übertragung wird korrekt abgewickelt. Die Übertragung nicht genutzter Urlaubstage ins nächste Jahr ist der Punkt, bei dem am häufigsten Fehlberechnungen auftreten.
  
• Die Genehmigungskette funktioniert. Ein Antrag gelangt zum Vorgesetzten; nach der Genehmigung wird er automatisch in den Kalender und die Anwesenheitsliste übernommen.
  
• Überschneidungen sind sichtbar. Wie viele Mitarbeiter desselben Teams an diesem Tag bereits frei haben, muss zum Zeitpunkt der Genehmigung ersichtlich sein.
  

Ebene 3: Anwesenheit und Überstunden

Die Anwesenheitsdaten bilden die Grundlage für die Lohnabrechnung. Falsche Anwesenheitsdaten führen zu einer fehlerhaften Lohnabrechnung, und deren Korrektur ist sowohl kostspielig als auch vertrauensschädigend. Achten Sie auf Folgendes:

• Schichtdefinitionen: Nachtschichten, wöchentliche Ruhetage und gesetzliche Feiertage werden zu unterschiedlichen Sätzen berechnet.
  
• Datenquelle: Daten aus Drehkreuzen, biometrischen Erfassungen oder mobilen Check-ins, die automatisch in das System einfließen. Die manuelle Eingabe ist das schwächste Glied.
  
• Genehmigungsablauf: Die vorherige Genehmigung von Überstunden ist weitaus kostengünstiger als deren nachträgliche Anfechtung.
  
• Abwesenheitscodes: Krankmeldungen, unbezahlter Urlaub und Fehlzeiten müssen klar voneinander abgegrenzt und im Einklang mit den gesetzlichen Meldepflichten gehalten werden.
  

Ebene 4: Personalbeschaffung

Die Personalbeschaffung ist in der Regel der letzte Prozess, der systematisiert wird, doch gerade hier gehen die meisten Daten verloren. Das Wesentliche: die Veröffentlichung offener Stellen, ein Bewerberpool, für alle Beteiligten einsehbare Notizen zu Vorstellungsgesprächen sowie dokumentiertes Feedback.

Auch Bewerberdaten unterliegen einer Aufbewahrungsfrist. Die automatische Anonymisierung abgelaufener Bewerberdatensätze sollte vom System erwartet werden.

Ebene 5: Leistung

• Definieren Sie Ziele messbar. „Effizienter arbeiten“ ist kein Ziel; „die Versandfehlerquote auf unter 2 Prozent senken“ hingegen schon.
  
• Führen Sie Beurteilungen nicht zu häufig durch. Zwei gut durchgeführte Beurteilungen pro Jahr sind besser als vier oberflächliche.
  
[*]Verbinden Sie das Ergebnis mit einer Maßnahme. Eine Beurteilung, die nicht mit einer Schulung, einer Rollenänderung oder einer Gehaltsentscheidung verknüpft ist, wird zur Formalität.

Integration in die Lohnabrechnung

HR-Software muss die Lohnabrechnung nicht selbst berechnen; entscheidend ist, dass Anwesenheits- und Abwesenheitsdaten fehlerfrei in die Lohnabrechnung gelangen. Klären Sie die Häufigkeit der Datenübertragung, welche Seite für welche Daten verantwortlich ist und wie die Rückmeldung erfolgt, wenn Korrekturen erforderlich sind.

Kurz zusammengefasst

HR-Software reduziert nicht die Arbeitsbelastung des HR-Teams; sie verlagert die Arbeit vom Papierkram hin zur Personalführung. Der größte Nutzen stellt sich bereits in den ersten Monaten ein, sobald die Personalakten und die Urlaubsverwaltung ordnungsgemäß eingerichtet sind. Behalten Sie die Leistungsbewertung zurück, bis Daten vorliegen, auf denen sie aufbaut.

Mit „Mekjoy“ Human Resources können wir eine Konfiguration erstellen, die genau auf Ihre Mitarbeiterzahl und Ihre Schichtstruktur zugeschnitten ist.