E-Transformation: Was werden e-Fatura, e-Arşiv und e-İrsaliye verändern?

Die E-Transformation wird oft mit „elektronisch statt papierbasiert“ zusammengefasst. Dies ist eine unvollständige Beschreibung. Die eigentliche Veränderung liegt nicht in der Form des Dokuments, sondern im Prozess: Wann gilt ein Dokument als ausgestellt, wie wird es ungültig gemacht, wer bewahrt es wie lange auf und welche Fehler können korrigiert werden – all dies ist anders.

Dieser Artikel unterscheidet zwischen verschiedenen Arten von Dokumenten im Rahmen der e-Transformation und erläutert, worauf Sie in der Praxis achten sollten. Da die Schwellenwerte für die Verpflichtungen regelmäßig aktualisiert werden, sollten Sie Ihre konkrete Situation mit Ihrem Steuerberater abklären.

Dokumente und ihre Unterschiede

e-Fatura. Wird zwischen im System registrierten Steuerpflichtigen ausgestellt. Der Vertragspartner muss ebenfalls ein bei e-Fatura registrierter Steuerpflichtiger sein. Das Dokument wird in den Posteingang des Empfängers zugestellt und kann von diesem angenommen oder abgelehnt werden. Dieser Mechanismus der Annahme bzw. Ablehnung ist ein Schritt, der bei Papierrechnungen nicht vorkommt.

Rechnung e-Arşiv. Wird an Personen ausgestellt, die keine bei e-Fatura registrierten Steuerzahler sind – Endverbraucher und nicht erfasste Unternehmen. Der Empfänger muss nicht im System registriert sein; das Dokument wird elektronisch übermittelt oder in Papierform bereitgestellt.

e-İrsaliye (Frachtbrief). Die elektronische Version des Frachtbriefs. Er muss vor dem tatsächlichen Versand der Waren ausgestellt und an das System übermittelt werden. Bei Straßenkontrollen wird das Dokument anhand seiner Referenznummer abgefragt.

„“. Elektronische Führung des Journals und des Hauptbuchs. Monatliche Abrechnungen müssen hochgeladen werden; Verzögerungen führen zu Verwaltungsstrafen.

„e-Müstahsil“, „e-Serbest Meslek Makbuzu“ und weitere. Zusätzliche Dokumente je nach Tätigkeitsbereich.

Entscheidungen, die während der Übergangsphase zu treffen sind

Wahl der Methode. Es gibt drei Optionen: manuelle Bearbeitung über das Portal der Verwaltung, eine individuelle Integration auf Ihrem eigenen Server oder die Nutzung eines spezialisierten Integrators. Das Portal ist bei geringem Volumen kostenlos, lässt sich jedoch nicht mit einem ERP-System verbinden; bei einem Volumen von mehr als einigen Rechnungen pro Tag ist es nicht nachhaltig. Für die meisten Unternehmen ist ein spezialisierter Integrator die richtige Wahl.

Auswahl eines Integrators. Fragen, die Sie bei der Bewertung stellen sollten: Verfügt der Anbieter über eine vorgefertigte Integration mit Ihrem ERP-System? Was geschieht im Falle eines Ausfalls? Wird auch der eingehende Dokumentenfluss unterstützt? Wie lange bleibt der Zugriff auf das Archiv nach Vertragsende gewährleistet? Wie variiert der Stückpreis je nach Volumen?

Nummerierungsschema. Legen Sie Ihre Belegserien und das fortlaufende Nummerierungsschema von Anfang an fest. Wenn Sie beabsichtigen, separate Serien nach Niederlassung, Lager oder Vertriebskanal zu verwenden, ist dies eine Entscheidung, die nach Abschluss der Umstellung nur schwer zu ändern ist.

Änderung von Arbeitsabläufen während des Prozesses

Stornierung und Korrektur. Bei Papierrechnungen würde ein falsch ausgestelltes Dokument zerrissen und ein neues ausgestellt werden. Bei e-Fatura ist dies nicht möglich, da das Dokument bereits im System erfasst wurde. Korrekturen erfolgen über Gutschriften oder den Rückweisungsmechanismus. Dies ist die Änderung, die für das Buchhaltungsteam die größte Herausforderung darstellt und Schulungen erfordert.

Zeitpunkt. e-İrsaliye müssen vor dem Versand der Waren ausgestellt werden. Die Gewohnheit, „sie alle abends in einem Stapel auszustellen“, funktioniert hier nicht und erfordert eine Neuorganisation des Versandprozesses.

Verwaltung eingehender Dokumente. Die E-Transformation umfasst nicht nur die von Ihnen versendeten, sondern auch die von Ihnen empfangenen Dokumente. Der automatische Import eingehender e-Fatura in das ERP-System spart auf der Beschaffungsseite erheblich Zeit – und die Ablehnungsfrist darf nicht versäumt werden.

Aufbewahrungspflicht

Die Aufbewahrungspflicht für elektronische Dokumente ist nicht automatisch erfüllt, nur weil diese auf dem Server Ihres Integrators gespeichert sind. Die rechtliche Verantwortung für die Aufbewahrung liegt beim Steuerpflichtigen. In der Praxis müssen folgende Schritte unternommen werden:

• Sichern Sie die signierten Originalversionen der Dokumente an einem Ort, über den Sie die Kontrolle haben.
  
• Überprüfen Sie regelmäßig die Lesbarkeit der Sicherungskopien.
  
• Aufnahme einer Klausel in den Vertrag bezüglich der Übergabe historischer Dokumente im Falle eines Wechsels des Integrators.
  

ERP-Integration

Die Vorteile der E-Transformation kommen erst durch die Integration in ein ERP-System voll zum Tragen. Was Sie erwarten können:

• Rechnungen werden im ERP-System erstellt und per Knopfdruck versendet; eine Dateneingabe in ein separates Fenster ist nicht erforderlich.
  
• Automatische Überprüfung des Steuerstatus des Empfängers und Auswahl der Belegart.
  
• Anzeige des Versandstatus (gesendet, akzeptiert, abgelehnt) innerhalb des ERP-Systems.
  
• Automatischer Abgleich eingehender Rechnungen mit Bestellungen.
  
[*]Eindeutige Warnmeldungen im Fehlerfall – nicht „Schemafehler“, sondern beispielsweise „Steuernummer des Empfängers ungültig“.

Zusammenfassung

Die e-Transformation ist keine Änderung des Formats, sondern eine Änderung des Prozesses. Gewohnheiten in Bezug auf Stornierungen und Korrekturen, die Versandplanung und die Verwaltung eingehender Dokumente müssen neu gestaltet werden. Wenn Sie Ihre Kunden- und Produktdaten vor der Umstellung bereinigen, lassen sich die meisten Probleme im ersten Monat vermeiden.

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