Business Intelligence: Treffen Sie Entscheidungen, statt Dashboards zu erstellen

Die meisten BI-Projekte sind technisch erfolgreich, scheitern jedoch in der Praxis. Die Dashboards werden erstellt, die Diagramme sind farbenfroh, die Daten fließen – und sechs Monate später öffnet niemand mehr diese Dashboards. Der Grund dafür ist in der Regel, dass die Dashboards darauf ausgelegt waren, verfügbare Daten darzustellen, anstatt Fragen zu beantworten.

Beginnen Sie bei der Entscheidung

Die richtige Reihenfolge lautet: Welche Entscheidung werden Sie treffen, welche Frage muss für diese Entscheidung beantwortet werden, welche Kennzahl liefert die Antwort darauf und aus welchen Daten wird diese Kennzahl berechnet? Wenn man umgekehrt vorgeht – „Wir haben diese Daten, was sollen wir anzeigen?“ –, entstehen Dashboards, die niemand nutzt.

Ein konkretes Beispiel. Entscheidung: Welche Produktgruppe verdient eine Investition in den Lagerbestand? Frage: Welche Gruppe weist einen schnellen Umschlag auf und erzielt eine Marge? Kennzahl: Lagerumschlag und Bruttomarge. Daten: Umsatzentwicklung und Lagerkosten. Sobald diese Kette steht, kann das Dashboard aus einer einzigen Tabelle bestehen – aber es wird jede Woche aufgerufen.

Auswahl der Kennzahlen

• Sie ist mit einer Maßnahme verknüpft. Wenn Sie wissen, was Sie tun werden, wenn sich der Wert verschlechtert, ist es eine gute Kennzahl. Wenn nicht, ist es nur eine Information.
  
• Sie hat einen Verantwortlichen. Eine Kennzahl ohne Verantwortlichen wird nicht beachtet.
  
• Sie lässt sich nur schwer manipulieren. Wenn das Team die Kennzahl verbessern kann, indem es dem Unternehmen schadet, ist die Kennzahl falsch. Ein klassisches Beispiel ist die Verkürzung der Bearbeitungszeit von Anrufen durch das Drängen der Kunden.
  
• Sie ist vergleichbar. Eine Zahl allein bedeutet nichts; sie erhält erst im Vergleich zu einem Vorzeitraum, einem Ziel oder einer Vergleichseinheit Bedeutung.
  

Datenqualität steht an erster Stelle

• Einheitliche Definitionen: Was bedeutet „Umsatz“ – Bestellungen, Versand oder Rechnungen? Werden Retouren abgezogen? Wenn Abteilungen unterschiedliche Definitionen verwenden, widersprechen sich die Dashboards gegenseitig.
  
• Vollständigkeit: Wenn Felder zu Kategorie, Region oder Vertriebsmitarbeiter leer bleiben, ist eine segmentierte Berichterstattung unmöglich.
  
• Zeitliche Abstimmung: Die Verzögerung zwischen dem Zeitpunkt einer Transaktion und ihrer Erfassung verzerrt Periodenvergleiche.
  
• Eine Quelle: Wenn dieselbe Kennzahl in zwei Systemen zwei unterschiedliche Werte liefert, untergräbt dies das Vertrauen in den gesamten Bericht.
  

Gestaltung des Dashboards

• Es passt auf einen Bildschirm. Ein Dashboard, bei dem gescrollt werden muss, ist ein Dashboard, dessen untere Hälfte nie gesehen wird.
  
• Die wichtigste Kennzahl befindet sich oben links. Dorthin wandert der Blick.
  
• Farbe ist Ausnahmen vorbehalten. Wenn alles farbig ist, sticht nichts hervor.
  
• Der Diagrammtyp passt zu den Daten. Linien für Zeitreihen, Balken für Kategorievergleiche. Kreisdiagramme sind ab zwei Segmenten nicht mehr lesbar.
  
• Die Aktualität ist erkennbar. Ein Dashboard ohne Zeitstempel („Stand:“) weckt kein Vertrauen.
  

Berichte in Entscheidungen umsetzen

• Eine kurze wöchentliche Überprüfung, die sich ausschließlich auf die Kennzahlen konzentriert, bei denen sich Veränderungen ergeben haben.
  
• Für jede Abweichung werden ein Verantwortlicher und eine Maßnahme festgelegt.
  
• Die Maßnahmen der vergangenen Woche werden zu Beginn der nächsten Sitzung überprüft.
  
[*]Kennzahlen, die in den letzten drei Monaten zu keiner Entscheidung geführt haben, werden aus dem Dashboard entfernt.

Automatisierte Benachrichtigungen

Die effizienteste Berichterstattung ist jene, die nicht darauf wartet, angesehen zu werden. Schwellenwertbasierte Benachrichtigungen – kritische Lagerbestände, überfällige Forderungen, Umsätze unterhalb des Ziels – sollten die zuständige Person von selbst erreichen. Darauf zu warten, dass jemand ein Dashboard öffnet, bedeutet, darauf zu warten, dass das Problem eskaliert.

Zusammenfassung

BI ist kein Visualisierungsprojekt, sondern ein Projekt zur Entscheidungsfindung. Gehen Sie rückwärts von der Entscheidung zu den Daten vor, halten Sie die Anzahl der Kennzahlen gering und ordnen Sie jeder Kennzahl einen Verantwortlichen sowie eine Maßnahme zu. Das Entfernen ungenutzter Kennzahlen ist ebenso wichtig wie das Hinzufügen neuer.

Mit „Mekjoy: Business Intelligence & Reporting“ können wir gemeinsam ermitteln, welche Kennzahlen Sie verfolgen sollten.