Außenhandelsmanagement: So vermeiden Sie Kostenüberraschungen nach der Zollabfertigung

Ein häufiges Problem, mit dem Importunternehmen konfrontiert sind, ist folgendes: Die tatsächlichen Kosten der Waren werden erst Wochen nach deren Einlagerung deutlich. Zu diesem Zeitpunkt sind bereits Verkäufe getätigt, Preise angeboten und sogar Werbekampagnen gestartet worden. Später eintreffende Fracht- und Zollrechnungen treiben die Kosten in die Höhe, und die Rentabilität fällt geringer aus als erwartet.

Dieser Artikel erläutert, wie Sie Außenhandelsprozesse nachverfolgbar gestalten und die Kosten zum richtigen Zeitpunkt ermitteln können.

Versandakte: Das Rückgrat des Prozesses

Im internationalen Handel ist nicht der Auftrag, sondern die Versandakte die Einheit der Nachverfolgung. Eine einzelne Akte enthält alle Dokumente und Kosten, die sich auf eine einzelne Sendung beziehen:

• Handelsdokumente: Pro-forma-Rechnung, Auftragsbestätigung, Handelsrechnung, Packliste.
  
• Transportdokumente: Konnossement oder Frachtbrief, Versicherungspolice.
  
• Zolldokumente: Zollanmeldung, Ursprungszeugnis, Warenverkehrsbescheinigung (falls zutreffend).
  
• Kostenpositionen: Warenkosten, Fracht, Versicherung, Zollgebühren, Lagerung, Zollberatung, Landtransport, Bankgebühren.
  
• Statusinformationen: Verladen, unterwegs, im Hafen, beim Zoll, im Lager.
  

Sofern diese Datei im System definiert ist, können die geschätzten Kosten berechnet werden, während sich die Waren noch im Transit befinden. Eine Berechnung ist nicht möglich, wenn die Dokumente in Ordnern abgelegt sind und die Kosten in einer separaten Tabelle aufgeführt werden.

Kostenverrechnung

Befinden sich mehrere Produkte in einer Sendung, müssen die gemeinsamen Kosten auf die Produkte aufgeteilt werden. Der Verrechnungsschlüssel variiert je nach Kostenposition:

• Fracht: In der Regel basierend auf dem Volumen (Kubikmeter) oder dem Gewicht. Welche der beiden Größen herangezogen wird, ist im Transportvertrag festgelegt.
  
• Versicherung: Basiert auf dem Warenwert.
  
• Zollgebühren: Je nach HS-Code gelten pro Produkt unterschiedliche Sätze; eine pauschale Aufteilung wäre falsch; die Berechnung muss für jeden Artikel einzeln erfolgen.
  
• Zollberatungs- und Dokumentationsgebühren: Basieren auf dem Warenwert oder der Anzahl der Artikel.
  
• Inlandstransport und Lagerung: Basieren auf Gewicht oder Volumen.
  

Wechselkursdifferenz

Bei Einkäufen in Fremdwährung hängen die Anschaffungskosten vom Wechselkurs ab, zu dem sie verbucht werden. Entscheidungsgrundlagen:

• Maßgeblicher Wechselkurs: Das Rechnungsdatum oder das Datum der Zollanmeldung? Für steuerliche Zwecke wird der Wechselkurs zum Datum der Zollanmeldung herangezogen.
  
• Zahlungskurs: Bei aufgeschobenen Einkäufen weicht der Wechselkurs am Zahlungsdatum ab. Die Differenz wird als Wechselkursgewinn oder -verlust erfasst.
  
• Neubewertung: Offene Verbindlichkeiten in Fremdwährung werden am Ende der Periode neu bewertet.
  

Ob die Wechselkursdifferenz den Wareneinkaufskosten oder direkt einem Aufwandskonto belastet wird, ist Teil Ihrer Rechnungslegungsgrundsätze und muss einheitlich angewendet werden.

Exportseite

Bei Exporten gelten andere Anforderungen:

• Lieferbedingungen (Incoterms): Diese legen fest, welche Kosten von wem getragen werden; sie bilden die Grundlage für die Preisgestaltung. Für ein und dasselbe Produkt sind unter verschiedenen Lieferbedingungen unterschiedliche Preislisten erforderlich.
  
• Zahlungsweise: Vorauszahlung, Barzahlung gegen Ware, Dokumente gegen Zahlung oder Akkreditiv. Im Falle eines Akkreditivs ist die strikte Einhaltung der Dokumentationsanforderungen zwingend erforderlich; bereits ein einziger Fehler im Dokument führt zur Aussetzung der Zahlung.
  
• Überwachung der Akkreditivlaufzeit: Werden die Fristen für den Versand und die Vorlage der Dokumente versäumt, verliert das Akkreditiv seine Gültigkeit. Es ist unerlässlich, dass für diese Termine Warnmeldungen ausgelöst werden.
  
• Exportanreize: Gegebenenfalls Nachverfolgung der relevanten Unterlagen und Fristen.
  

Integration in das ERP-System

Die konkreten Vorteile des Außenhandelsmoduls innerhalb des ERP-Systems:

• Sobald die Versandkosten endgültig feststehen, werden die Lagerkosten automatisch aktualisiert.
  
• Waren im Transit werden in Bestandsberichten als separate Position ausgewiesen – die Beschaffungsplanung erfolgt entsprechend.
  
• Fremdwährungsverbindlichkeiten werden unter Verwendung von Wechselkursprognosen in die Cashflow-Prognose einbezogen.
  
[*]HS-Code-basierte Steuersätze werden im Produktstammsatz gespeichert und müssen nicht bei jeder Sendung erneut nachgeschlagen werden.

Zusammenfassung

Die Kosten des Außenhandels beschränken sich nicht auf die Warenkosten, und Kosten, die erst im Nachhinein bekannt werden, führen zu einer falschen Preisgestaltung. Richten Sie eine robuste Struktur für Ihre Versanddateien ein, verrechnen Sie gemeinsame Kosten korrekt nach Artikeln unter Verwendung des geeigneten Verrechnungsschlüssels und geben Sie die geschätzten Kosten von Anfang an ein, wobei Sie diese aktualisieren, sobald die Ist-Zahlen vorliegen.

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