Ein B2B-Portal: Händlerbestellungen nicht mehr per Telefon entgegennehmen

Die Entgegennahme von Händlerbestellungen per Telefon, über Messaging-Apps oder per E-Mail funktioniert bis zu einem gewissen Grad gut. Das Problem tritt jedoch nicht auf, wenn das Volumen steigt, sondern wenn die Kosten von Fehlern sichtbar werden: falsch verstandene Codes, falsch notierte Mengen, verlorene Nachrichten und Streitigkeiten darüber, wer was gesagt hat.

Ein B2B-Portal überträgt diese Aufgaben an den Händler. Diese Übertragung ist jedoch an bestimmte Voraussetzungen geknüpft; es reicht nicht aus, lediglich ein Portal einzurichten und die Händler darauf hinzuweisen.

Voraussetzung: Datenqualität

• Produktbilder und -beschreibungen. Händler erkennen Produkte nicht anhand von Codes; aus einem Katalog ohne Bilder werden keine Bestellungen aufgegeben.
  
• Korrekte Lagerbestände. Ein Artikel, der im Portal als „auf Lager“ angezeigt wird, aber dann nicht versendet werden kann, zerstört das Vertrauen bereits in der ersten Woche.
  
• Aktuelle Preislisten. Wenn Sie je nach Kundengruppe unterschiedliche Preise anwenden, müssen diese Regeln im System hinterlegt sein.
  
• Einheiten und Kartonmengen. Bestellungen im Großhandel erfolgen in der Regel kartonweise; eine falsche Umrechnung führt zur Lieferung der falschen Menge.
  

Preisstruktur

• Gruppenbasierte Preislisten: Händler, Distributoren und Firmenkunden beziehen ihre Preise aus unterschiedlichen Listen.
  
• Kundenspezifische Ausnahmen: Ein Sonderpreis für einen Kunden auf ein Produkt.
  
• Mengenrabatte: Automatische Rabatte ab definierten Schwellenwerten.
  
• Kampagnendefinitionen: Zeitlich begrenzte, produktgruppenbasierte Zusatzrabatte.
  
• Prioritätsreihenfolge: Wenn mehrere Regeln gleichzeitig gelten, muss ausdrücklich festgelegt werden, welche davon Vorrang hat. Dies ist das am häufigsten übersehene Detail.
  

Einblicke in das Kundenkonto

Indem Sie Händlern Einblick in ihr eigenes Kundenkonto gewähren, lassen sich die meisten Anfragen an die Buchhaltung vermeiden. Das Portal sollte den aktuellen Kontostand, fällige und überfällige Beträge, herunterladbare frühere Rechnungen, eine Liste der geleisteten Zahlungen sowie gegebenenfalls das verbleibende Kreditlimit anzeigen.

Wenn das Kreditlimit einsehbar ist, zahlen Händler, bevor sie eine Bestellung aufgeben, die dieses Limit überschreiten würde. Dadurch wird der Inkassodruck vom Vertriebsteam auf das System verlagert.

Auftragsablauf

• Der Händler gibt die Bestellung auf: Der Warenkorb wird anhand des ERP-Bestands und der Preise überprüft.
  
• Es werden automatische Prüfungen durchgeführt: Kreditlimit, Mindestbestellwert, Verfügbarkeit der Ware.
  
• Bestellungen, die die Prüfungen bestehen, werden direkt bearbeitet. Die meisten Bestellungen sollten diesen Weg nehmen; andernfalls verliert die Automatisierung ihren Sinn.
  
• Bestellungen, die eine Prüfung nicht bestehen, werden zur Genehmigung weitergeleitet. Ein Vertriebsverantwortlicher prüft den Auftrag, trifft eine Entscheidung, und der Händler wird benachrichtigt.
  
• Der Händler verfolgt den Status über das Portal. Genehmigt, kommissioniert, versandt, in Rechnung gestellt – mit einer Sendungsverfolgungsnummer.
  

Förderung der Akzeptanz

• Verleihen Sie dem Portal einen konkreten Vorteil. Ein kleiner Rabatt oder eine vorrangige Versandabwicklung bei Portalbestellungen ändern Gewohnheiten schnell.
  
• Führen Sie die Umstellung schrittweise ein. Beginnen Sie mit einer Handvoll Ihrer umsatzstärksten Händler und lösen Sie Probleme gemeinsam mit ihnen.
  
• Stellen Sie sicher, dass es auf Mobilgeräten funktioniert. Händler sind in der Regel unterwegs und nicht am Schreibtisch.
  
[*]Bieten Sie eine schnelle Nachbestellung an. „Letzte Bestellung wiederholen“ ist durchweg die am häufigsten genutzte Funktion.

Kurz zusammengefasst

Ein B2B-Portal entlastet das Vertriebsteam von der Auftragsannahme und ermöglicht es ihm, sich auf die Kundenbetreuung zu konzentrieren. Dies funktioniert jedoch nur, wenn Produktdaten, Bestandsgenauigkeit und Preisregeln bereitstehen. Stellen Sie diese drei Punkte vor der Inbetriebnahme sicher und geben Sie Ihren Händlern dann einen konkreten Grund für den Wechsel.

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