E-Commerce und ERP-Integration: Der Lagerbestand kann nicht an zwei Stellen korrekt sein

Wenn für dasselbe Produkt in Ihrem Shop 12 Einheiten, auf einem Marktplatz 8 und im Lager 5 angezeigt werden, handelt es sich nicht um eine fehlende Integration. In der Regel liegt es daran, dass bei der Integration nicht festgelegt wurde, welches System als maßgeblich gilt.

Die einzige Quelle der Wahrheit

Bevor Sie eine Integration erstellen, weisen Sie jedem Datentyp einen Verantwortlichen zu. Der Verantwortliche ist das einzige System, das diese Daten ändern darf; alle anderen lesen sie lediglich.

• Bestand → ERP. Die Waren befinden sich im Lager, und der Lagerbestand wird im ERP-System erfasst. Online-Shop und Marktplätze lesen den Lagerbestand aus dem ERP-System aus und ändern ihn niemals.
  
• Preis → ERP. Kanalspezifische Preise sind in Ordnung, doch die Preisregeln gehören an einen einzigen Ort.
  
• Produktdaten → ERP oder ein Produktinformationssystem. Technische Felder wie Artikelnummer, Einheit und Gewicht werden im ERP verwaltet; Bildmaterial und Marketingtexte können auf der Shop-Seite bereitgestellt werden.
  
• Bestellungen → Vertriebskanal. Bestellungen entstehen im Vertriebskanal und werden an das ERP weitergeleitet. Das ERP wickelt sie ab; es nimmt keine Änderungen daran vor.
  
• Kunden → ERP. Die Eindeutigkeit der Kundenkonten wird im ERP gewahrt.
  

Wichtige Details bei der Bestandssynchronisation

Reservierter Bestand. Bestellt, aber noch nicht versandt. Dieser muss vom verkaufsfähigen Bestand abgezogen werden, da sonst derselbe Artikel doppelt verkauft wird – was bei den letzten wenigen Einheiten kritisch ist.

Sicherheitspuffer. Die Offenlegung des gesamten Lagerbestands gegenüber allen Vertriebskanälen führt bei Synchronisationsverzögerungen zu Überverkäufen. Es ist gängige Praxis, bei schnell drehenden Artikeln einen kleinen Puffer vorzuhalten.

Mehrere Lager. Wenn Sie von mehr als einem Standort aus versenden, muss festgelegt werden, welcher Vertriebskanal auf welches Lager zurückgreift. Die Darstellung des Gesamtbestands als einen einzigen Pool beeinträchtigt die Versandplanung.

Synchronisierungshäufigkeit. Ereignisgesteuerte Aktualisierungen sind ideal, können jedoch die API-Kontingente der Marktplätze ausschöpfen. Ein praktischer Kompromiss: sofortige Aktualisierung für kritische Artikel, periodische Aktualisierung für den Rest.

Auftragsabwicklung

• Kundenabgleich: Wenn dieselbe Person über verschiedene Kanäle bestellt, wird dann ein einziges Konto angelegt? Es muss eine Abgleichsregel anhand der E-Mail-Adresse oder der Telefonnummer definiert werden.
  
• Versand- und Servicegebühren: Diese müssen als Einzelposten im ERP-System erfasst werden, da sonst die Bestellsumme nicht mit der Rechnung übereinstimmt.
  
• Provisionen und Abzüge: Die Marktplatzprovision muss als Kostenposten verbucht werden, da sonst die Rentabilität des jeweiligen Vertriebskanals nicht berechnet werden kann.
  
• Rücksendungen und Stornierungen: Der am häufigsten übersprungene Prozess. Bei einer Rücksendung muss der Lagerbestand wiederhergestellt und eine Gutschrift auf dem Konto erstellt werden.
  
• Teillieferungen: Der Status auf der Kanalseite muss aktualisiert werden, wenn nur ein Teil einer Bestellung versendet wird.
  

Fehlerbehandlung

Integrationen schlagen fehl: API-Timeouts, ausgeschöpfte Kontingente, unerwartete Formate. Entscheidend ist nicht, dass Fehler niemals auftreten, sondern dass sie niemals unbemerkt bleiben:

• Fehlgeschlagene Vorgänge werden in eine Warteschlange gestellt und automatisch erneut versucht.
  
• Nach einer festgelegten Anzahl von Versuchen wird eine Warnmeldung ausgelöst.
  
• Fehlermeldungen sind verständlich – „Produktcode auf dem Marktplatz nicht gefunden“, nicht „500 Internal Server Error“.
  
[*]Es gibt einen Bildschirm für manuelle Eingriffe, sodass der Betrieb Probleme beheben kann, ohne auf die Technikabteilung warten zu müssen.

Kanalrentabilität

Der eigentliche Nutzen der Integration liegt nicht in der operativen Erleichterung, sondern in der Möglichkeit, die Margen nach Vertriebskanälen zu ermitteln. Dies erfordert eine Kanalzuordnung bei jeder Bestellung sowie die Erfassung der Kosten für Provisionen, Versand, Rücklaufquote und Verpackungskosten pro Vertriebskanal.

Sobald diese Berechnung vorliegt, stellen die meisten Unternehmen fest, dass ihr umsatzstärkster Kanal nicht unbedingt der profitabelste ist. Anhand dieser Daten ändern sich die Entscheidungen.

Zusammenfassung

Beim Multi-Channel-Vertrieb liegt das Problem nicht in der Anzahl der Kanäle, sondern in unklaren Zuständigkeiten für die Daten. Weisen Sie jedem Datentyp einen Verantwortlichen zu, übertragen Sie Bestandsdaten nur in eine Richtung und legen Sie die Abläufe für Retouren und Provisionen von Anfang an fest.

Mit „Mekjoy“ E-Commerce können wir eine Integration entwickeln, die genau auf Ihre Kanäle zugeschnitten ist.