Buchhaltung: Das Kundenkonto richtig einrichten

Das Kundenkonto ist das Herzstück der Buchhaltung. Ist das Kundenkonto korrekt eingerichtet, können Sie jederzeit erkennen, wie viel Ihnen von wem geschuldet wird, wann Sie die Zahlung erhalten werden und welche Kunden ein Risiko darstellen. Ist es jedoch falsch eingerichtet, bleibt Ihnen nichts als eine Saldenzahl – und diese Zahl gibt keine Antworten.

Dieser Artikel erläutert die Entscheidungen, die bei der Einrichtung Ihrer Debitorenstruktur getroffen werden müssen.

Debitorenkarte: Eine einzige Karte oder separate Karten?

Die erste Entscheidung betrifft die Anzahl der Karten, die für verschiedene Transaktionen mit demselben Unternehmen angelegt werden sollen:

• Unternehmen, die sowohl als Käufer als auch als Verkäufer auftreten. Die Eröffnung eines einzigen Kontos und der Ausgleich von Soll- und Habenbeträgen ist aus buchhalterischer Sicht praktisch, verzerrt jedoch den Saldo, den das Vertriebsteam sieht. Die Eröffnung separater Konten und die Durchführung des Ausgleichs als separate Transaktion ist transparenter.
  
• Kunden mit Niederlassungen. Wenn die Rechnung an die Zentrale ausgestellt wird, die Lieferungen jedoch an Niederlassungen erfolgen, ist ein einziges Kundenkonto mit mehreren Lieferadressen die richtige Vorgehensweise.
  
• Konzerngesellschaften. Eine separate Steuernummer erfordert ein separates Kundenkonto. Allerdings ist eine Definition der Muttergesellschaft erforderlich, damit das Risikolimit auf Konzernebene aggregiert werden kann.
  

Die Steuernummer muss die eindeutige Kennung für das Kundenkonto sein. Indem verhindert wird, dass das System ein zweites Konto mit derselben Steuernummer eröffnet, wird das Problem doppelter Kundenkonten bereits an der Quelle beseitigt.

Fälligkeitsdatum: Wo der Saldo an Bedeutung gewinnt

Der Gesamtsaldo allein sagt noch nichts aus. Ist die gesamte Forderung von 100 Einheiten diese Woche fällig, ist die Situation günstig; ist sie bereits vor sechs Monaten fällig geworden, ist die Situation ungünstig. Um dies zu erkennen:

• Für jede Rechnung muss ein Fälligkeitsdatum eingegeben werden. Ist in der Debitorenkarte eine Fälligkeitsregel wie „30 Tage“ definiert, wird diese bei der Rechnungsstellung automatisch berechnet.
  
• Zahlungen müssen der entsprechenden Rechnung zugeordnet werden. Eine vom Gesamtsaldo abgezogene Zahlung gibt keinen Aufschluss darüber, welche Rechnung beglichen wurde. Wird kein Abgleich vorgenommen, verliert der Fälligkeitsbericht seine Aussagekraft.
  
• Teilzahlungen müssen unterstützt werden. Es kommt häufig vor, dass nur ein Teil einer Rechnung bezahlt wird; das System muss den Restbetrag auf Basis des Fälligkeitsdatums nachverfolgen.
  

Risikolimits und -kontrolle

Das Risikomanagement erfolgt zum Zeitpunkt der Auftragsannahme und nicht erst, nachdem ein Inkassoproblem aufgetreten ist. Ein praktikabler Ansatz:

• Legen Sie Limits für jeden einzelnen Kunden fest. Das Limit wird auf der Grundlage von Sicherheiten und der Zahlungshistorie festgelegt.
  
• Stellen Sie sicher, dass zum Zeitpunkt der Auftragserfassung Prüfungen durchgeführt werden. Wird das Limit überschritten, sollte der Auftrag zwar erfasst, jedoch bis zur Genehmigung zurückgestellt werden. Ein vollständiges Sperren von Aufträgen bringt den Verkauf zum Erliegen; das Unterlassen jeglicher Warnung erhöht das Risiko.
  
• Überwachen Sie überfällige Salden separat. Ein Kunde, der sein Limit zwar noch nicht erreicht hat, aber seit drei Monaten nicht bezahlt hat, stellt ein größeres Risiko dar als einer, der sein Limit erreicht hat, aber regelmäßig zahlt.
  
• Überwachen Sie Bürgschaften. Ablaufdaten von Bürgschaftserklärungen und Hypotheken sollten Warnmeldungen auslösen.
  

Schecks und Wechsel

Die Nachverfolgung von Wertpapieren stellt eine separate Ebene des Kundenkontos dar. Der Lebenszyklus eines Schecks muss nachverfolgt werden: Aufnahme in das Portfolio, Indossierung oder Einreichung bei der Bank zur Einziehung, Einziehung oder Rückgabe als nicht eingelöst. Die erneute Erfassung eines nicht eingelösten Schecks im Kundenkonto sollte automatisch erfolgen; erfolgt dies manuell, wird sie wahrscheinlich vergessen.

Die Einbeziehung vordatierter Schecks in die Cashflow-Prognose ist der Punkt, an dem die Vorbuchhaltung zur Finanzbuchhaltung wird.

Kontenabstimmung

Die Kontenabstimmung des Girokontos ist eine Aufgabe, die regelmäßig durchgeführt werden muss, in vielen Unternehmen jedoch häufig vernachlässigt wird. Wird die Kontenabstimmung nicht durchgeführt, häufen sich Unstimmigkeiten an und lassen sich zum Jahresende nicht mehr beheben. Hilfsmittel:

• Die Möglichkeit, Abstimmungsschreiben in großer Stückzahl aus dem System zu generieren und per E-Mail zu versenden.
  
• Erfassung der Zustimmung oder des Einspruchs des Geschäftspartners.
  
[*]Auflistung und Nachverfolgung von Konten mit Unstimmigkeiten.

Kasse und Bank

Das Gegenstück zum Debitorenbuch ist der Kassen- und Bankbereich. Das automatische Einlesen und Abgleichen von Banktransaktionen aus Kontoauszügen ist eine der Funktionen, die im Debitorenbuchhaltungsbereich am meisten Zeit spart. Transaktionen, die nicht abgeglichen werden können, müssen in einer separaten Liste gesammelt und regelmäßig geklärt werden.

Zusammenfassung

Bei der Buchhaltung geht es nicht nur um die Ausstellung von Rechnungen. Identifizieren Sie das Kundenkonto eindeutig anhand der Steuernummer, geben Sie auf jeder Rechnung die Zahlungsfrist an, ordnen Sie Zahlungseingänge den entsprechenden Rechnungen zu und führen Sie bereits bei der Auftragserteilung eine Risikokontrolle durch. Sobald diese vier Elemente umgesetzt sind, funktionieren die Fälligkeitsanalyse und die Cashflow-Prognosen automatisch einwandfrei.

Gemeinsam können wir Ihre Debitorenbuchhaltungsstruktur mithilfe der Lösung „Accounts Payable & Finance“ von Mekjoy gestalten.