Projektmanagement-Software: Von Aufgabenlisten zur Marge

Aufgabenverwaltungsprogramme sind kostengünstig und lassen sich schnell einführen. Das Problem ist jedoch, dass sie Ihnen nicht Aufschluss darüber geben können, ob ein abgeschlossenes Projekt Gewinn erzielt hat. Eine Aufgabenliste zeigt zwar, wer welche Aufgabe erledigt hat, gibt jedoch keinen Aufschluss darüber, wie lange die Bearbeitung gedauert hat oder welche Kosten dadurch entstanden sind.

Für projektbasierte Unternehmen – Agenturen, Softwarefirmen, Ingenieur- und Bauunternehmen sowie Beratungsfirmen – ist dies die entscheidende Frage. Dieser Artikel befasst sich mit dem Übergang von der Aufgabenverfolgung zur Margenverfolgung.

Vier Ebenen

• Umfang: Projekte, Phasen und Aufgaben. Was wird erledigt?
  
• Zeit: Geplante und tatsächliche Dauer. Wie lange hat es gedauert?
  
• Ressourcen: Zuweisung und Kapazität. Wer wird die Arbeit erledigen?
  
• Kosten: Der monetäre Wert von Zeit und Ressourcen. Was es gekostet hat.
  

Die meisten Teams belassen es bei der ersten Ebene. Die zweite Ebene hinzuzufügen ist technisch nicht schwierig, erfordert jedoch Disziplin; die dritte und vierte Ebene sind erst dann von Bedeutung, wenn die zweite Ebene zuverlässig ist.

So funktioniert die Zeiterfassung

• Gestalten Sie die Erfassung einfach. Ein wöchentliches Raster, das am Ende des Tages ausgefüllt wird, ist besser als eine Stoppuhr pro Aufgabe.
  
• Erläutern Sie den Zweck. Werden Zeitdaten als Überwachungsinstrument dargestellt, werden sie überhöht angegeben. Werden sie hingegen als Grundlage für die Preisgestaltung und den Arbeitsausgleich präsentiert, werden sie ehrlich erfasst.
  
• Reduzieren Sie die Anzahl der Kategorien. Wer zwischen dreißig Aufgabentypen wählen muss, wird immer denselben auswählen.
  
• Beschränken Sie die Rückdatierung. Zeiten, die älter als drei Tage sind, lassen sich nicht mehr genau rekonstruieren, und was nicht rekonstruiert werden kann, wird erfunden.
  

Plan versus Ist

Aufwandsabweichung. Die Differenz zwischen geschätzten und tatsächlich aufgewendeten Stunden. Wenn diese Abweichung konsequent in eine Richtung tendiert, liegt das Problem eher bei Ihrer Schätzmethode als bei Ihrem Team.

Umfangsabweichung. Zusätzlich anfallende Arbeiten, die zu Beginn nicht definiert waren. Die separate Erfassung dieser Ergänzungen ist die Voraussetzung dafür, dass sie in Rechnung gestellt werden können.

Kostenabweichung. Budgetierte gegenüber tatsächlichen Kosten. Unvollständig, sofern Material- und Subunternehmerkosten nicht ebenfalls dem Projekt zugeordnet werden.

Ressourcenplanung

• Wöchentliche Auslastung pro Person, abzüglich Urlaub und Feiertage.
  
• Eine Gesamtübersicht über die Auslastung einer Person über alle Projekte hinweg.
  
• Warnmeldungen zum Zeitpunkt der Planung, wenn eine Ressource überbelegt ist.
  
• Kompetenzbasierte Zuweisung – unerlässlich, wenn nicht jeder jede Aufgabe ausführen kann.
  

Projektrentabilität

Der Gewinn lässt sich anhand einer einfachen Formel berechnen: Umsatz minus direkte Kosten minus zugewiesene Gemeinkosten. Die Schwierigkeit liegt in der Erfassung der Eingabedaten:

• Umsatz: Auftragswert zuzüglich etwaiger Rechnungen für Änderungsaufträge.
  
• Personalkosten: Zeiterfassungen multipliziert mit den Stundenkosten einer Person. Die Stundenkosten entsprechen nicht dem Bruttogehalt; Arbeitgeberbeiträge sowie das Verhältnis von abrechnungsfähigen zu Gesamtstunden müssen berücksichtigt werden.
  
• Direkte Aufwendungen: Material, Subunternehmer, Reisekosten, Lizenzen – durch die Einkaufsabteilung dem Projekt zugeordnet.
  
[*]Gemeinkostenzuordnung: Miete, Verwaltung, Infrastruktur, verteilt auf den Umsatz oder die Arbeitsstunden.

Anbindung an das ERP-System

Das Projektmanagement kann eigenständig betrieben werden, entfaltet seinen wahren Wert jedoch erst in Verbindung mit einem ERP-System. Bestellungen werden den Projekten zugeordnet, Verkaufsrechnungen werden den Projektumsätzen zugeordnet, und die Personalkosten stammen aus der Lohnabrechnung. Diese Verknüpfung manuell über separate Systeme hinweg herzustellen, kostet am Ende jedes Monats mehrere Tage.

Kurz zusammengefasst

Eine Aufgabenliste zeigt Ihnen, ob die Arbeit erledigt wurde. Projektmanagement-Software zeigt Ihnen, was die Arbeit gekostet hat. Erstellen Sie die Ebenen „Umfang“, „Zeit“, „Ressourcen“ und „Kosten“ in dieser Reihenfolge – und erstellen Sie keine Rentabilitätsberichte, bevor die Zeitdaten zuverlässig sind.

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