Was ist ERP, und wann benötigt ein wachsendes Unternehmen tatsächlich ein solches System?

Die Wörterbuchdefinition von ERP ist nutzlos. Die Formulierung „Enterprise Resource Planning“ gibt keine Antwort. Hier ist eine hilfreichere Definition: ERP ist das System, in dem alle Datensätze an einem Ort gespeichert sind und bei dem die Änderung eines Datensatzes automatisch alle damit verbundenen Datensätze aktualisiert.

Das macht den entscheidenden Unterschied aus. Wenn Sie eine Verkaufsrechnung ausstellen, verringert sich der Lagerbestand, das Kundenkonto wird belastet, ein Buchungssatz wird erstellt und der Umsatzbericht ändert sich – alles durch eine einzige Aktion. Sie können diese Abfolge zwar in Tabellenkalkulationen nachbilden, doch dann muss eine Person diese Abfolge manuell ausführen. ERP ersetzt diese Person nicht; es entlastet sie lediglich von der „Kopieren-Einfügen“-Arbeit, die sie bisher verrichten musste.

Was ein ERP-System abdeckt

Ein typisches ERP-System vereint diese Prozesse in einer Datenbank:

• Vertrieb und Forderungen: Angebot, Auftrag, Versand, Rechnung, Inkasso und Kundensaldo.
  
• Einkauf: Bestellanforderung, Bestellung, Wareneingang, Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten und Zahlungsplan.
  
• Lagerverwaltung: Warenbewegungen, Lagerorte, Chargen-/Seriennummernverfolgung, Inventur und Kosten.
  
• Produktion: Stückliste, Arbeitsaufträge, Materialbedarfsplanung und Produktionskosten.
  
• Finanzen: Kassenbuch, Bankbuch, Kostenstellen und Cashflow.
  
• Berichtswesen: Eine einheitliche Berichtsebene, die aus allen oben genannten Bereichen gespeist wird.
  

Sie müssen nicht alles auf einmal umsetzen. Dank der modularen Einführung können Sie dort ansetzen, wo der größte Bedarf besteht. Die Module müssen jedoch eine gemeinsame Datenbank nutzen; separate Programme, die lediglich „integriert“ sind, stellen keine echte Lösung dar.

Anzeichen für die Bereitschaft zur Einführung

Umsatz oder Mitarbeiterzahl sind schlechte Indikatoren. Diese Symptome sind weitaus zuverlässiger:

Sie geben dieselben Daten an mehr als einer Stelle ein. Wenn eine Bestellung in eine Tabellenkalkulation, der Versand in eine andere Datei und die Rechnung in die Buchhaltungssoftware eingegeben wird, erzählen drei Datensätze drei unterschiedliche Wahrheiten. Dies ist das deutlichste Anzeichen.

Die Beantwortung einfacher Fragen dauert zu lange. Wenn die Beantwortung der Frage „Wie viel haben wir diesen Monat an diesen Kunden verkauft und wie viel haben wir eingezogen?“ mehr als fünf Minuten in Anspruch nimmt, sind Ihre Daten fragmentiert.

Bestandsaufnahmen stimmen nie überein. Eine Diskrepanz zwischen dem physischen Bestand und den Aufzeichnungen bedeutet, dass Prozesse außerhalb des Systems ablaufen.

Ein Prozess kommt zum Stillstand, sobald eine Person abwesend ist. Wenn Wissen in einer Person statt in einem System gespeichert ist, muss es in das System übertragen werden.

Der Monatsabschluss dauert Tage. Ein langwieriger Abschluss bedeutet, dass die im Laufe des Monats angehäuften Korrekturen in einem einzigen Durchgang bearbeitet werden.

Wenn Abwarten die bessere Entscheidung ist

• Ihre Prozesse haben sich noch nicht gefestigt. Wenn sich das Geschäftsmodell noch im Wandel befindet, werden die von Ihnen festgelegten Regeln in sechs Monaten bereits veraltet sein.
  
• Ihr Transaktionsvolumen ist gering. Ein paar hundert Vorgänge pro Monat lassen sich mit einer gut aufgebauten Tabellenkalkulation verwalten.
  
• Das Problem ist die Disziplin, nicht die Software. Wenn heute niemand Lieferscheine ausstellt, wird auch das ERP-System keine ausstellen.
  

Ehrliche Budgetierung

Die Kosten für ein ERP-System beschränken sich nicht auf die Lizenzgebühren. Folgende Posten werden häufig übersehen:

• Datenaufbereitung: Bereinigung von Produkt-, Kunden- und Bestandslisten. In der Regel der zeitaufwändigste Schritt des Projekts.
  
• Anpassung: Programmierung Ihrer nicht standardmäßigen Geschäftsregeln.
  
• Schulung: Tage pro Rolle, nicht Stunden pro Benutzer.
  
• Parallelbetrieb: Der gleichzeitige Betrieb alter und neuer Systeme verursacht Ihrem Team Überstunden.
  
• Integrationen: Anbindungen an E-Commerce, Marktplätze, Bankwesen und elektronische Rechnungsstellung.
  

Wenn Sie diese Punkte im Vorfeld berücksichtigen, vermeiden Sie Überraschungen, die dazu führen, dass Projekte unvollendet bleiben. Es ist nicht ungewöhnlich, dass die Implementierungskosten die Lizenzkosten übersteigen.

Wo Sie beginnen sollten

• Zunächst Bestände und Forderungen. Wenn diese beiden Bereiche nicht stimmen, ist kein darauf aufbauender Bericht korrekt.
  
• Dann Vertrieb und Einkauf. Dies sind die Quellen der Bestandsbewegungen.
  
• Anschließend Finanzen und Compliance. Gesetzliche Verpflichtungen und Transparenz der Liquidität.
  
[*]Das Berichtswesen kommt zuletzt. Ein Dashboard, das erstellt wird, bevor sich Daten angesammelt haben, bleibt leer.

Kurz gesagt

Ein ERP-System lässt Ihr Unternehmen nicht wachsen; es sorgt dafür, dass die durch das Wachstum entstehende Komplexität überschaubar bleibt. Stützen Sie Ihre Entscheidung darauf, wie fragmentiert Ihre Daten sind, und nicht auf einen Umsatzschwellenwert. Wenn sich Ihre Prozesse eingespielt haben und Sie dieselben Informationen an mehreren Stellen vorhalten, ist es an der Zeit.

Wenn Sie herausfinden möchten, mit welchem Modul Sie beginnen sollten, können wir Ihre Prozesse überprüfen und gemeinsam mit Ihnen einen Plan erarbeiten.