Zwölf Fragen, die Sie einem ERP-Anbieter stellen sollten, bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen

ERP-Demos sehen alle ähnlich aus. Die Bildschirme wechseln fließend, die Beispieldaten sind ordentlich aufbereitet, und auf jede Frage lautet die Antwort: „Ja, das ist möglich.“ Was Anbieter tatsächlich voneinander unterscheidet, ist nicht das, was die Demo zeigt – es sind die Themen, die niemand anspricht, es sei denn, Sie fragen danach.

Holen Sie sich vor der Unterzeichnung schriftliche Antworten auf die folgenden Fragen. „Das ist möglich“ ist keine Antwort; haken Sie nach mit „Wie, in welchem Zeitrahmen und zu welchen Kosten?“

Daten und Eigentumsrechte

1. Gehören die Daten mir, und kann ich sie jederzeit exportieren? Die Antwort sollte „Ja“ lauten, und das Format sollte klar definiert sein – handelt es sich um eine Datenbank-Sicherung oder lediglich um Tabellenkalkulations-Exporte auf Bildschirmebene? Ein System zu verlassen, das nur Exporte auf Bildschirmebene anbietet, ist sehr kostspielig.

2. Wo werden die Daten gespeichert? Im Inland oder im Ausland? Dies ist mit Compliance-Verpflichtungen verbunden. Bei einer Speicherung in der Cloud sollten Sie die Häufigkeit der Datensicherungen und die garantierte Wiederherstellungszeit schriftlich festhalten lassen.

3. Was geschieht mit meinen Daten, wenn der Vertrag endet? Wie lange können Sie Daten herunterladen, bevor der Zugriff gesperrt wird? Dies muss vertraglich festgehalten werden.

Anpassbarkeit und Flexibilität

4. Wie wird mit nicht standardmäßigen Anforderungen umgegangen? Es gibt drei Möglichkeiten: Konfigurationsmasken, kundenspezifische Entwicklung oder „nicht möglich“. Prüfen Sie während der Demo anhand eines konkreten Beispiels, in welche Kategorie Ihre Anforderung fällt.

5. Bleiben Anpassungen bei Versions-Upgrades erhalten? Dies ist die kostspieligste Überraschung in der ERP-Welt. Anpassungen, die durch Änderungen am Kerncode vorgenommen wurden, können bei jedem Upgrade überschrieben werden. Fragen Sie schriftlich nach, wie sich dies auf Anpassungen auswirkt.

6. Kann mein eigenes Team Bildschirmmasken und Berichte ändern? Je nach Anbieter kostet jede noch so kleine Änderung an Berichten sowohl Geld als auch Zeit.

Integrationen

7. Für welche Systeme gibt es vorgefertigte Integrationen? Bankwesen, E-Invoicing-Anbieter, E-Commerce-Plattformen, Marktplätze, Versanddienstleister und Produktionsmaschinen. „Wir haben eine API“ reicht nicht aus – die Kostendifferenz zwischen einem vorgefertigten Konnektor und einer Neuentwicklung von Grund auf ist erheblich.

8. Darf ich die API-Dokumentation einsehen? Die Qualität der Dokumentation bestimmt direkt, wie lange Integrationsprojekte dauern. Eine Verweigerung des Zugriffs ist ein Warnsignal.

Projekt und Support

9. Wer wird zum Implementierungsteam gehören, und wie viele Projekte haben diese Personen bereits in meiner Branche durchgeführt? Das Vertriebsteam und das Implementierungsteam bestehen in der Regel aus unterschiedlichen Personen. Fragen Sie nach dem Namen und der Erfolgsbilanz der Person, die Ihr Projekt leiten wird.

10. Wie funktioniert der Support konkret? Seien Sie konkret: Supportzeiten, Reaktionszeit bei Erstkontakt, die Definition eines kritischen Vorfalls und die Verpflichtung zur Behebung. „24/7-Support“ allein sagt nichts aus.

11. Was umfasst die Schulung? Wie viele Stunden, wie viele Personen, vor Ort oder per Fernzugriff, und wird sie nach der Inbetriebnahme fortgesetzt? Mangelnde Schulung lässt selbst gut umgesetzte Projekte wie Fehlschläge erscheinen.

Gesamtkosten

12. Werden Sie mir die Gesamtkosten für drei Jahre schriftlich mitteilen? Lizenz oder Abonnement, Implementierung, Anpassung, Schulung, Integration, jährliche Wartung und die Kosten für das Hinzufügen von Benutzern. Ohne eine konkrete Zahl können Sie Anbieter nicht vergleichen.

Die Demo richtig durchführen

Eine Standard-Demo zeigt den Arbeitsablauf, in dem der Anbieter am stärksten ist. Stellen Sie ihm stattdessen Ihr eigenes Szenario vor:

• Senden Sie einige Datensätze aus Ihren eigenen Produkt- und Kundenlisten und bitten Sie den Anbieter, die Demo anhand dieser Daten durchzuführen.
  
• Bitten Sie ihn, Ihren komplexesten Arbeitsablauf von Anfang bis Ende durchzuspielen – zum Beispiel ein chargenverfolgtes Produkt von der Produktion bis zum Versand.
  
• Fragen Sie nach Ausnahmesituationen: Wie werden Retouren bearbeitet, wie wird eine Preisdifferenzrechnung ausgestellt, wie wird eine Unterlieferung abgeschlossen?
  
[*]Bitten Sie den Anbieter, einen Bericht direkt am Bildschirm anzupassen. Die dafür benötigte Zeit zeigt die tatsächliche Flexibilität.

Kurz gesagt

Die Auswahl eines ERP-Systems ist kein reiner Funktionsvergleich, sondern eine Entscheidung für eine langfristige Partnerschaft. Die Kontrolle über Ihre Daten, die Frage, ob Anpassungen bei Upgrades erhalten bleiben, und die Support-Verpflichtungen sind weitaus wichtiger als das Aussehen der Bildschirmmasken.

Bei Mekjoy beantworten wir all diese Fragen schriftlich. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie eine Demo auf Basis Ihrer eigenen Prozesse wünschen.