Software di gestione dei progetti: dagli elenchi delle attività al margine

I sistemi di monitoraggio delle attività sono economici e vengono adottati rapidamente. Il problema è che non sono in grado di indicare se un progetto completato abbia generato un profitto. Un elenco delle attività mostra chi ha svolto quale compito, ma non indica quanto tempo ci sia voluto né quale sia stato il costo di tale tempo.

Per le aziende che operano su base progettuale — agenzie, società di software, società di ingegneria e appaltatrici, società di consulenza — questa è la questione fondamentale. Il presente articolo illustra il passaggio dal monitoraggio delle attività al monitoraggio del margine.

Quattro livelli

• Ambito: Progetti, fasi e attività. Cosa verrà realizzato.
  
• Tempo: Durata pianificata ed effettiva. Quanto tempo ci è voluto.
  
• Risorse: Assegnazione e capacità. Chi lo realizzerà.
  
• Costo: Il valore monetario del tempo e delle risorse. Quanto è costato.
  

La maggior parte dei team si ferma al primo livello. Aggiungere il secondo non è tecnicamente difficile, ma richiede disciplina; il terzo e il quarto hanno senso solo una volta che il secondo è affidabile.

Come far funzionare la registrazione del tempo

• Semplificate l’inserimento dei dati. Una griglia settimanale compilata a fine giornata è preferibile a un cronometro per ogni singola attività.
  
• Spiegare lo scopo. Se presentati come strumento di monitoraggio, i dati relativi al tempo vengono gonfiati. Se presentati come input per la determinazione dei prezzi e il bilanciamento del carico di lavoro, vengono inseriti in modo onesto.
  
• Ridurre il numero di categorie. Chi deve scegliere tra trenta tipi di attività finirà sempre per selezionare sempre la stessa.
  
• Limitate la retrodatazione. Il tempo trascorso da più di tre giorni non può essere ricordato con precisione, e ciò che non si riesce a ricordare viene inventato.
  

Previsioni contro dati effettivi

Scostamento di impegno. Il divario tra le ore stimate e quelle effettivamente impiegate. Se si registra costantemente uno scostamento in un’unica direzione, il problema risiede nel metodo di stima piuttosto che nel team.

Variazione di ambito. Lavoro aggiuntivo non definito all’inizio del progetto. La registrazione separata di tali aggiunte è il presupposto fondamentale per poterle fatturare.

Variazione dei costi. Costi preventivati rispetto a quelli effettivi. Il dato è incompleto se le spese relative ai materiali e ai subappaltatori non vengono anch’esse imputate al progetto.

Pianificazione delle risorse

• Utilizzo settimanale per persona, al netto di ferie e giorni festivi.
  
• Una visione d’insieme del carico di lavoro di una persona su tutti i progetti.
  
• Avvisi in fase di pianificazione quando una risorsa è sovraccaricata.
  
• Assegnazione basata sulle competenze, essenziale laddove non tutti siano in grado di svolgere ogni attività.
  

Redditività del progetto

L’utile si calcola con una formula semplice: ricavi meno costi diretti meno spese generali allocate. La difficoltà risiede nella raccolta dei dati di input:

• Ricavi: Valore del contratto più eventuali fatture relative a ordini di modifica.
  
• Costo del lavoro: Ore registrate moltiplicate per il costo orario di una persona. Il costo orario non corrisponde allo stipendio lordo; occorre tenere conto dei contributi a carico del datore di lavoro e del rapporto tra ore fatturabili e ore totali.
  
• Spese dirette: Materiali, subappaltatori, trasferte, licenze — attribuite al progetto dall’ufficio acquisti.
  
[*]Ripartizione delle spese generali: Affitto, gestione, infrastrutture, ripartite tra ricavi o ore di manodopera.

Integrazione con l’ERP

La gestione dei progetti può funzionare in modo autonomo, ma mostra il suo vero valore se integrata con l’ERP. Gli ordini di acquisto vengono associati ai progetti, le fatture di vendita corrispondono ai ricavi dei progetti e il costo del personale proviene dal libro paga. Creare manualmente tale collegamento tra sistemi separati richiede diversi giorni alla fine di ogni mese.

In sintesi

Un elenco delle attività Le indica se il lavoro è stato portato a termine. Il software di gestione dei progetti Le indica quanto è costato il lavoro. Definisca gli ambiti di lavoro, i tempi, le risorse e i costi in quest’ordine — e non avvii la reportistica sulla redditività finché i dati relativi ai tempi non siano affidabili.

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