Gestione del commercio estero: come evitare sorprese sui costi dopo lo sdoganamento

Un problema comune che le aziende importatrici devono affrontare è il seguente: il costo effettivo delle merci diventa chiaro solo settimane dopo che queste sono entrate in magazzino. A quel punto, le vendite sono già state effettuate, i prezzi quotati e persino le campagne promozionali lanciate. Le fatture di trasporto e doganali che giungono in un secondo momento fanno lievitare i costi, e la redditività risulta inferiore al previsto.

Il presente articolo illustra come rendere tracciabili i processi del commercio estero e come conoscere i costi al momento opportuno.

Fascicolo di spedizione: la colonna portante del processo

Nel commercio internazionale, l’unità di tracciamento non è l’ordine, bensì il fascicolo di spedizione. Un unico fascicolo contiene tutti i documenti e i costi relativi a una singola spedizione:

• Documenti commerciali: Fattura pro forma, conferma d’ordine, fattura commerciale, lista di imballaggio.
  
• Documenti di trasporto: Polizza di carico o lettera di vettura, polizza assicurativa.
  
• Documenti doganali: Dichiarazione, certificato di origine, certificato di circolazione (se applicabile).
  
• Voci di costo: Costo delle merci, nolo, assicurazione, dazi doganali, stoccaggio, consulenza doganale, trasporto terrestre, spese bancarie.
  
• Informazioni sullo stato: Caricato, in transito, in porto, in dogana, in magazzino.
  

Se questo file è definito nel sistema, è possibile calcolare il costo stimato mentre la merce è ancora in transito. Non è possibile calcolarlo se i documenti sono archiviati in cartelle e i costi sono elencati in una tabella separata.

Ripartizione dei costi

Se in una spedizione è presente più di un prodotto, i costi condivisi devono essere ripartiti tra i prodotti. La chiave di ripartizione varia a seconda della voce di costo:

• Nolo: Generalmente basato sul volume (metri cubi) o sul peso. La modalità di calcolo da utilizzare è specificata nel contratto di trasporto.
  
• Assicurazione: Si basa sul valore della merce.
  
• Dazi doganali: Si applicano aliquote diverse per ciascun prodotto in base al codice SA; una ripartizione forfettaria sarebbe errata; il calcolo deve essere effettuato articolo per articolo.
  
• Spese di consulenza doganale e di documentazione: Basate sul valore della merce o sul numero di articoli.
  
• Trasporto interno e magazzinaggio: Basati sul peso o sul volume.
  

Differenza di cambio

Per gli acquisti effettuati in valuta estera, il costo dipende dal tasso di cambio al momento della registrazione. Punti decisionali:

• Tasso di cambio di registrazione: La data della fattura o quella della dichiarazione doganale? Ai fini fiscali, si utilizza il tasso di cambio alla data della dichiarazione.
  
• Tasso di cambio al momento del pagamento: Negli acquisti con pagamento differito, il tasso di cambio alla data del pagamento è diverso. La differenza viene registrata come utile o perdita su cambio.
  
• Rivalutazione: Le passività in valuta estera non ancora regolate vengono rivalutate alla fine del periodo.
  

La scelta se imputare la differenza di cambio al costo delle merci o direttamente a un conto di spesa rientra nella vostra politica contabile e deve essere applicata in modo coerente.

Lato esportazioni

I requisiti da seguire nelle esportazioni sono diversi:

• Condizioni di consegna (Incoterms): Queste determinano quali costi sono a carico di chi; costituiscono la base per la determinazione dei prezzi. Sono necessari listini prezzi diversi per lo stesso prodotto a seconda delle diverse condizioni di consegna.
  
• Modalità di pagamento: Pagamento anticipato, pagamento alla consegna, documenti contro pagamento o lettera di credito. Nel caso di una lettera di credito, è obbligatorio il rigoroso rispetto dei requisiti documentali; un singolo errore nella lettera bloccherà il pagamento.
  
• Monitoraggio della scadenza della lettera di credito: Se non vengono rispettate le scadenze relative alla spedizione e alla presentazione dei documenti, la lettera di credito diventa nulla. È fondamentale che vengano attivati avvisi per tali date.
  
• Incentivi all’esportazione: Se applicabili, monitoraggio della documentazione pertinente e delle scadenze.
  

Integrazione con l’ERP

I vantaggi concreti derivanti dall’integrazione del modulo per il commercio estero nell’ERP:

• Una volta definito il costo della spedizione, il costo delle scorte viene aggiornato automaticamente.
  
• Le merci in transito compaiono come voce separata nei report di magazzino — la pianificazione degli approvvigionamenti viene effettuata di conseguenza.
  
• Le passività in valuta estera vengono incluse nella previsione del flusso di cassa utilizzando le previsioni sui tassi di cambio.
  
[*]Le aliquote fiscali basate sui codici HS sono memorizzate nella scheda anagrafica del prodotto e non è necessario ricercarle nuovamente per ogni spedizione.

In sintesi

I costi del commercio estero non si limitano al costo delle merci, e i costi che vengono individuati solo a posteriori comportano una determinazione errata dei prezzi. Stabilite una solida struttura dei file relativi alle spedizioni, ripartite correttamente i costi condivisi per articolo utilizzando la chiave di ripartizione appropriata e inserite il costo stimato sin dall’inizio, aggiornandolo man mano che i dati effettivi diventano disponibili.

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