Trasformazione digitale: quali cambiamenti comporteranno e-Fatura, e-Arşiv e e-İrsaliye?

La trasformazione digitale viene spesso sintetizzata come «il digitale al posto della carta». Si tratta di una descrizione incompleta. Il vero cambiamento non risiede nella forma del documento, bensì nel processo: quando un documento si considera emesso, come viene annullato, chi lo conserva e per quanto tempo, e quali errori possono essere corretti — tutti questi aspetti sono diversi.

Il presente articolo distingue tra diversi tipi di documenti relativi alla trasformazione digitale e illustra gli aspetti a cui prestare attenzione nella pratica. Poiché le soglie di applicabilità degli obblighi vengono aggiornate periodicamente, Le consigliamo di verificare la Sua situazione specifica con il Suo consulente fiscale.

I documenti e le loro differenze

e-Fatura. Emesso tra contribuenti registrati nel sistema. Anche la controparte deve essere un contribuente registrato su e-Fatura. Il documento viene recapitato nella casella di posta in arrivo del destinatario, che può accettarlo o rifiutarlo. Questo meccanismo di accettazione/rifiuto è una fase che non si riscontra nelle fatture cartacee.

Fattura e-Arşiv. Emessa a favore di soggetti che non sono contribuenti registrati su e-Fatura — consumatori finali e imprese non soggette al sistema. Il destinatario non deve necessariamente essere registrato nel sistema; il documento viene trasmesso elettronicamente oppure viene fornita una copia cartacea.

e-İrsaliye. La versione elettronica della lettera di vettura. Deve essere emessa e trasmessa al sistema prima dell’effettiva spedizione della merce. Durante i controlli su strada, il documento viene ricercato utilizzando il proprio numero di riferimento.

e-Defter. Tenuta elettronica del giornale e del libro mastro. È obbligatorio caricare i rendiconti mensili; eventuali ritardi comportano sanzioni amministrative.

e-Müstahsil, e-Serbest Meslek Makbuzu e altri. Documenti aggiuntivi a seconda del settore di attività.

Decisioni da prendere durante la transizione

Scelta del metodo. Sono disponibili tre opzioni: elaborazione manuale tramite il portale dell’amministrazione, integrazione personalizzata sul proprio server oppure tramite un integratore specializzato. Il portale è gratuito per volumi ridotti ma non si collega a un sistema ERP; non è sostenibile per volumi superiori a poche fatture al giorno. Per la maggior parte delle aziende, la scelta giusta è un integratore specializzato.

Selezione di un integratore. Domande da porre durante la valutazione: dispongono di un’integrazione già pronta con il vostro ERP? Cosa accade in caso di interruzione del servizio? È supportato anche il flusso dei documenti in entrata? Per quanto tempo è possibile accedere all’archivio dopo la scadenza del contratto? Come varia il prezzo unitario in base al volume?

Schema di numerazione. Definisca fin dall’inizio le serie di documenti e lo schema di numerazione sequenziale. Se intende utilizzare serie separate per filiale, magazzino o canale di vendita, si tratta di una decisione difficile da modificare una volta completata la transizione.

Modifica delle prassi durante il processo

Annullamento e correzione. Con le fatture cartacee, un documento emesso in modo errato verrebbe strappato e ne verrebbe emesso uno nuovo. Ciò non è possibile in e-Fatura; il documento è già stato inserito nel sistema. Le correzioni vengono effettuate tramite note di credito o tramite il meccanismo di rifiuto. Questo è il cambiamento che rappresenta la sfida maggiore per il team contabile e richiede una formazione.

Tempistiche. e-İrsaliye deve essere emesso prima della spedizione della merce. L’abitudine di «emetterli tutti in blocco la sera» non è applicabile in questo caso e richiede una riorganizzazione del processo di spedizione.

Gestione dei documenti in entrata. La trasformazione digitale riguarda non solo i documenti che inviate, ma anche quelli che ricevete. L’importazione automatica degli e-Fatura in entrata nel sistema ERP consente un notevole risparmio di tempo dal punto di vista degli acquisti — e il termine per il rifiuto non deve essere superato.

Obbligo di conservazione

L’obbligo di conservazione dei documenti elettronici non viene automaticamente adempiuto semplicemente archiviandoli sul server del proprio integratore. La responsabilità legale della conservazione ricade sul contribuente. Nella pratica è necessario adottare le seguenti misure:

• Eseguire il backup delle versioni originali firmate dei documenti in una sede sotto il proprio controllo.
  
• Verificare periodicamente la leggibilità dei backup.
  
• Includere nel contratto una clausola relativa al trasferimento dei documenti storici in caso di cambio di integratore.
  

Integrazione ERP

I vantaggi della trasformazione digitale (e-Transformation) si manifestano appieno solo se integrati con un sistema ERP. Cosa aspettarsi:

• Fatture da emettere nell’ERP e da inviare con un semplice clic; non è necessario inserire i dati in una schermata separata.
  
• Verifica automatica della posizione fiscale del destinatario e selezione del tipo di documento.
  
• Visualizzazione dello stato di invio (inviato, accettato, rifiutato) all’interno del sistema ERP.
  
• Abbinamento automatico delle fatture in entrata agli ordini di acquisto.
  
[*]Avvisi chiari in caso di errore — non «errore di schema», ma «codice fiscale del destinatario non valido», ad esempio.

In sintesi

L’e-Transformation non è un cambiamento di formato, ma un cambiamento di processo. È necessario riprogettare le prassi relative alle cancellazioni e alle correzioni, alla pianificazione delle spedizioni e alla gestione dei documenti in entrata. La pulizia delle anagrafiche clienti e prodotti prima della transizione consentirà di prevenire la maggior parte dei problemi nel primo mese.

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