Contabilità: come impostare correttamente il conto clienti

Il conto clienti è il fulcro della contabilità. Quando il conto clienti è impostato correttamente, è possibile verificare in qualsiasi momento l’ammontare dei crediti, i relativi debitori, i tempi di incasso e quali clienti rappresentano un rischio. Se invece è impostato in modo errato, non si ottiene altro che un saldo, che però non fornisce alcuna risposta.

Questo articolo illustra le decisioni da prendere al momento di impostare la struttura dei propri crediti.

Scheda dei crediti: un’unica scheda o schede separate?

La prima decisione riguarda il numero di schede da aprire per le diverse transazioni con la stessa azienda:

• Aziende che agiscono sia come acquirenti che come venditori. L’apertura di un unico conto e la compensazione di addebiti e accrediti è pratica dal punto di vista contabile, ma distorce il saldo visualizzato dal team di vendita. L’apertura di conti separati e l’esecuzione della compensazione come transazione distinta garantisce una maggiore trasparenza.
  
• Clienti con filiali. Se la fattura viene emessa a nome della sede centrale ma le consegne vengono effettuate alle filiali, la configurazione corretta prevede un unico conto cliente con più indirizzi di consegna.
  
• Società del gruppo. Un codice fiscale distinto richiede un conto cliente separato. Tuttavia, è necessaria una definizione del gruppo capogruppo per consentire l’aggregazione del limite di rischio a livello di gruppo.
  

Il codice fiscale deve costituire l’identificativo univoco del conto cliente. Impedendo al sistema di aprire un secondo conto con lo stesso codice fiscale si elimina alla fonte il problema dei conti cliente duplicati.

Data di scadenza: quando il saldo assume significato

Il saldo totale di per sé non fornisce alcuna informazione. Se l’intero credito di 100 unità è esigibile questa settimana, la situazione è favorevole; se invece è scaduto sei mesi fa, la situazione è sfavorevole. Per comprenderlo:

• È necessario inserire una data di scadenza per ogni fattura. Se nella scheda della contabilità clienti è definita una regola relativa alla data di scadenza, ad esempio «30 giorni», questa viene calcolata automaticamente al momento dell’emissione della fattura.
  
• I pagamenti devono essere abbinati alla fattura corrispondente. Un pagamento detratto dal saldo totale non indica quale fattura sia stata saldata. Se non viene effettuato l’abbinamento, il report di anzianità dei crediti perde di significato.
  
• I pagamenti parziali devono essere registrati. È comune che venga pagata solo una parte di una fattura; il sistema deve tenere traccia dell’importo residuo in base alla data di scadenza.
  

Limiti di rischio e controllo

La gestione del rischio viene effettuata al momento dell’accettazione dell’ordine, non dopo che si è verificato un problema di incasso. Un approccio fattibile:

• Definire i limiti su base individuale per ciascun cliente. Il limite viene determinato in base alle garanzie e alla cronologia dei pagamenti.
  
• Assicurarsi che vengano effettuati i controlli al momento dell’inserimento dell’ordine. Se il limite viene superato, l’ordine deve comunque essere registrato ma posto in attesa di approvazione. Bloccare gli ordini interrompe completamente le vendite; non emettere alcun avviso aumenta il rischio.
  
• Monitorare separatamente i saldi scaduti. Un cliente che non ha raggiunto il proprio limite ma non paga da tre mesi rappresenta un rischio maggiore rispetto a uno che ha raggiunto il limite ma paga regolarmente.
  
• Monitorare le garanzie. Le date di scadenza delle lettere di garanzia e dei mutui ipotecari dovrebbero attivare degli avvisi.
  

Assegni e cambiali

Il monitoraggio degli strumenti negoziabili costituisce un livello separato del conto cliente. È necessario tracciare l’intero ciclo di vita di un assegno: inserimento nel portafoglio, girata o presentazione alla banca per l’incasso, incasso o restituzione in caso di mancato pagamento. Il reinserimento di un assegno non onorato nel conto del cliente dovrebbe avvenire automaticamente; se effettuato manualmente, rischia di essere dimenticato.

L’inclusione degli assegni postdatati nella proiezione del flusso di cassa rappresenta il momento in cui la contabilità preliminare diventa finanza.

Riconciliazione

La riconciliazione del conto corrente è un’attività che deve essere svolta periodicamente, ma che spesso viene trascurata in molte aziende. Se la riconciliazione non viene effettuata, le discrepanze si accumulano e diventano impossibili da risolvere entro la fine dell’anno. Strumenti di supporto:

• La possibilità di generare in blocco dal sistema le lettere di riconciliazione e di inviarle tramite e-mail.
  
• La registrazione dell’approvazione o dell’obiezione da parte della controparte.
  
[*]L’elenco e il monitoraggio dei conti che presentano discrepanze.

Cassa e conto corrente

La contropartita del registro dei crediti è rappresentata dalla cassa e dal conto corrente. La lettura e la riconciliazione automatiche delle operazioni bancarie dagli estratti conto sono tra le funzionalità che consentono di risparmiare più tempo nella gestione dei crediti. Le operazioni che non possono essere riconciliate devono essere accumulate in un elenco separato e liquidate regolarmente.

In sintesi

La contabilità non si limita alla semplice emissione delle fatture. Identifichi in modo univoco il conto del cliente utilizzando il codice fiscale, specifichi i termini di pagamento su ogni fattura, abbini i pagamenti alle relative fatture e attui il controllo dei rischi al momento dell’effettuazione dell’ordine. Una volta messi in atto questi quattro elementi, l’analisi dell’anzianità dei crediti e le proiezioni di flusso di cassa funzioneranno correttamente in modo automatico.

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